a. Nhận dự toán
Tại các đơn vị được cấp trên cấp kinh phí bằng dự toán, khi nhận được quyết định kế toán tiến hành hạch toán Nợ TK 008 hoặc 009.
Bước 1 : Chọn chứng từ: Nhập dữ liệu\Kho bạc\Nhận dự toán
Bước 2 : Khai báo các thông tin trong phần chung:
- Chọn lại Ngày (nếu ngày hạch toán khác ngày quyết định), Số chứng từ (nếu không đánh số chứng từ tự động)
- Điền các thông tin như Diễn giải, mã chương. Hình thức cấp phát đã đặt mặc định là Dự toán (không đổi lại dữ liệu ô này). Chọn lại Nghiệp vụ (Nhận dự toán đầu năm hoặc Nhận dự toán bổ sung)
Bước 3 : Khai báo các thông tin dưới lưới chi tiết:
- Điền các thông tin như: Diễn giải chi tiết. TK Nợ (chọn 008 hoặc 009 – bút toán này chỉ hạch toán đơn ghi Nợ) và các trường dữ liệu chi tiết phía sau.
- Ấn nút phân bổ cho 4 Quý nếu cần. Thao tác này sẽ chia đều dự toán cho 4 Quý, có thể sửa lại số bằng tay.
Bước 4 : Ấn Lưu để lưu dữ liệu đã hạch toán
b. Điều chỉnh dự toán
Khi đơn vị nhận được quyết định về việc điều chỉnh dự toán đã giao đầu năm hoặc bổ sung, các bút toán sẽ được ghi nhận ở chứng từ này.
Các thao tác tương tự chứng từ Nhận dự toán. Ô Hình thức cấp phát và Nghiệp vụ đã đặt mặc định sẵn, không cần chọn lại.
Chứng từ này chỉ hạch toán đơn TK 008 hoặc 009. Lưu ý: điều chỉnh giảm ghi Nợ số âm, điều chỉnh tăng ghi Nợ số dương.
c. Hủy dự toán
Tới cuối năm khi đơn vị chưa sử dụng hết dự toán đã giao thì khoản dự toán này có thể bị thu hồi. Khi đó cần hạch toán bút toán Hủy dự toán ở đây.
Các thao tác tương tự chứng từ Nhận dự toán. Ô Hình thức cấp phát và Nghiệp vụ đã đặt mặc định sẵn, không cần chọn lại.
Chứng từ này chỉ hạch toán đơn TK 008 hoặc 009.
Lưu ý: Hủy dự toán ghi Có số dương.
d. Rút dự toán nhập quỹ tiền mặt
Bước 1 : Chọn chứng từ: Nhập dữ liệu\Kho bạc\Rút dự toán nhập quỹ tiền mặt
Bước 2 : Khai báo các thông tin chung của chứng từ:
- Điền ngày, Số chứng từ (nếu không đánh số chứng từ tự động)
- Điền các thông tin như Diễn giải, mã chương. Hình thức cấp phát đã đặt mặc định là Dự toán (không đổi lại dữ liệu ô này). Chọn lại Nghiệp vụ (chọn 1 trong 3 hình thức rút dự toán: Tạm ứng đã cấp dự toán hoặc Tạm ứng chưa cấp dự toán hoặc Thực chi)
- Tài khoản Nợ đặt mặc định là 1111
Bước 3 : Khai báo các thông tin dưới lưới chi tiết
Bước 4 : Ấn Lưu để lưu dữ liệu đã hạch toán. Các bút toán Có TK 008, 009 sẽ được hạch toán tự động đi kèm. Ấn vào nút hình kính lúp cạnh ô Ngày và chọn tại ngày đang hạch toán để xem bút toán đi kèm đó.
Bước 5: In giấy rút dự toán
e. Rút dự toán chuyển vào TK ngân hàng
Thao tác tương tự Rút dự toán nhập quỹ tiền mặt. TK Nợ đặt mặc định là 1121.
f. Rút dự toán chuyển khoản ngay
Thao tác tương tự Rút dự toán nhập quỹ tiền mặt. TK Nợ đặt mặc định là 1121. Điền thêm thông tin về đối tượng công nợ để thông tin được hiển thị trong Giấy rút dự toán
g. Tạo bảng kê chứng từ thanh toán
Bước 1: Chọn chứng từ: Nhập dữ liệu\Kho bạc\Tạo bảng kê chứng từ thanh toán
Bước 2: Ấn vào nút [Tạo bảng kê] màn hình Tạo bảng kê sẽ hiện ra như hình sau:
Bước 3: Điền các điều kiện lọc để chọn ra những chứng từ cần đưa lên bảng kê:
- Từ ngày – đến ngày, Chương, Loại –Khoản, HTCP… (những điều kiện này có thể điền hoặc không điền)
- Nghiệp vụ (chọn 1 trong 4 hình thức: Tạm ứng đã cấp dự toán, Tạm ứng chưa cấp dự toán, Thực chi, Ghi thu – ghi chi) tương ứng với 1 trong 4 loại bảng kê.
Bước 4: Sau khi điền các điều kiện lọc để chọn lọc các chứng từ theo ý muốn đưa lên bảng kê à Ấn nút [Tạo BK]
Bước 5: Các chứng từ thỏa mãn điều kiện lọc và chưa được lên bảng kê sẽ được hiển thị như hình dưới. Tick chọn những dòng chứng từ sẽ đưa lên bảng kê. Cột Ngày bảng kê và Số bảng kê sẽ được tự động update theo Ngày và Số bảng kê ở màn hình lọc. Những dòng hạch toán có chung 1 số chứng từ sẽ lên cùng trong 1 bảng kê.
Bước 6: Sau khi đã chọn được những chứng từ đưa lên bảng kê à ấn nút Lưu. Phần mềm sẽ tự động lưu lại những chứng từ đã chọn lên bảng kê và In bảng kê theo mẫu của Kho bạc.
Ở bước này bạn có thể in trực tiếp bảng kê từ phần mềm hoặc xuất ra word, excel.. sau đó có thể tự chỉnh sửa theo ý muốn.
Bước 7: Sau khi bảng kê nộp lên Kho bạc và được Kho bạc chấp nhận thanh toán , vào lại chức năng [Tạo bảng kê] và ấn vào nút [Duyệt bảng kê]
Ở màn hình duyệt bảng kê này, tìm đến bảng kê đã được thanh toán, tick vào ô KB duyệt, tất cả những dòng hạch toán chung 1 bảng kê sẽ được chuyển sang màu xanh và phần mềm hỏi:
Trả lời Có để Duyệt chính thức những bảng kê này.
Trường hợp muốn Hủy bảng kê vừa lập do chọn sai chứng từ, sai điều kiện thanh toán… à vào lại màn hình [Tạo bảng kê] và ấn vào nút [Xem/Hủy]. Ở màn hình mới hiện ra bạn có thể in lại những bảng kê đã lập hoặc hủy những bảng kê đã lập.
Lưu ý: Chỉ khi bảng kê được duyệt, những bút toán hạch toán liên quan đến Chi hoạt động, Chi dự án (Nợ TK661, Nợ TK662… Có TK liên quan) mới được đưa lên báo cáo tài chính.
