3.2.5. Tài sản cố định
Các chứng từ tài sản cố định (TSCĐ) cũng được nhập từ cùng một giao diện như các chứng từ khác. Các nghiệp vụ phát sinh về TSCĐ có thể là mua mới TSCĐ, nhận viện trợ - tài trợ là TSCĐ lắp thêm một phần TSCĐ, nhượng bán thanh lý TSCĐ , ghi giảm TSCĐ, tính hao mòn … Nói chung, chúng ta có thể chia các nghiệp vụ này thành 3 loại: tăng, giảm và hao mòn TSCĐ. Khi phát sinh các nghiệp vụ này bạn có thể sử dụng các chứng từ thuộc nhóm “Phiếu TSCĐ” để nhập dữ liệu.
a. Các nghiệp vụ về tăng TSCĐ
TSCĐ có thể được tăng do mua mới hay do được cấp trên cấp hoặc nhận tài trợ, viện trợ … Các nghiệp vụ này thường ghi Nợ TK 211, 213 và ghi Có cho các TK liên quan tùy thuộc vào nghiệp vụ phát sinh. Với các nghiệp vụ này bạn sử dụng chứng từ “Ghi tăng (nguyên chiếc) TSCĐ”.
Lưu ý : TSCĐ được chọn là một TSCĐ mới vừa được tạo ra trong danh mục TSCĐ và số tiền được nhập là nguyên giá của TSCĐ. Ngoài ra, bạn có thể nhập thuế suất VAT để chương trình tính ra bút toán thuế (nếu có).
Khi TSCĐ được tăng nhưng không phải là nguyên chiếc mà chỉ là lắp thêm một phần bạn chọn chứng từ “Ghi tăng (lắp thêm) TSCĐ” để nhập. Với chứng từ này bạn phải chọn một TSCĐ đã có sẵn trong danh mục TSCĐ mà đơn vị đang sử dụng để ghi tăng. Đồng thời, bạn chỉ hạch toán phần giá trị tăng thêm của TSCĐ mà thôi.
b. Các nghiệp vụ về giảm TSCĐ
Khi ghi giảm TSCĐ trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ , bạn có thể sử dụng chứng từ “Ghi giảm - thanh lý ” hoặc “Ghi giảm – nhượng bán” để nhập dữ liệu.
§ V ào bảng TSCĐ (nhấn F5 hoặc xâu lọc + ENTER ở ô TSCĐ) để chọn TSCĐ cần ghi giảm – là TSCĐ có sẵn, EFFECT sẽ tự hiện ra nguyên giá (ở ô tiền dưới TK Có) và giá trị còn lại của TSCĐ (ở ô tiền dưới TK Nợ)
§ B ạn sẽ làm một định khoản kép (có tài khoản nguyên giá, nợ TK 5118 - giá trị còn lại và nợ tài khoản 214 - giá trị đã hao mòn ). Sau đó, bạn chọn chứng từ “Bút toán TSCĐ khác” để làm thêm các định khoản còn lại trong việc thanh lý TSCĐ.
Khi chuyển TSCĐ thành công cụ dụng cụ, bạn có thể sử dụng chứng từ “Ghi giảm – Giảm khác” để nhập liệu.
c. Các nghiệp vụ về hao mòn TSCĐ
Chứng từ “ Tính hao mòn TSCĐ ” được dùng để tính hao mòn hàng năm cho các TSCĐ. Với mỗi TSCĐ (quản lý theo đơn chiếc), bạn phải đặt định khoản về hao mòn TSCĐ này ở trong danh mục TSCĐ.
Đặt định khoản khi thực hiện tính hao mòn ở ô hạch toán trên màn hình chỉ có ý nghĩa để EFFECT không thông báo "Định khoản thiếu" khi bạn lưu dữ liệu và định khoản này sẽ không lưu vào cơ sở dữ liệu.
Trình tự nhập liệu :
Bạn nhập các thông tin như cách nhập thông thường. Tại ô TSCĐ nhấn F5 thì chỉ có những TSCĐ thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau mới hiện ra:
ü Đã có đầy đủ các giá trị ở các ô Tỷ lệ hao mòn (%/năm), TK Hao mòn Nợ, TK Hao mòn Có.
ü TSCĐ d ã được ghi tăng nguyên giá.
ü Chưa được tính hao mòn trong năm .
Bạn dùng phím INS (đánh dấu từng dòng), Ctrl+A (đánh dấu tất cả các mục trong bảng), Ctrl+Z (bỏ dấu tất cả các mục trong bảng), để đánh dấu các TSCĐ muốn tính hao mòn . Sau đó nhấn ESC để thoát và nhấn Lưu để chương trình tự động tính và hạch toán bút toán hao mòn cho tất cả các TSCĐ được chọn.