3.2.7. Cập nhật số dư ban đầu
Cập nhật số dư ban đầu là công đoạn quan trọng không thể thiếu khi bạn đưa EFFECT.net-HCSN vào sử dụng. Tất cả các số liệu kế toán đang có của đơn vị đều phải cập nhật vào EFFECT dưới dạng các danh mục hoặc số dư các tài khoản. Sau khi cập nhật số dư xong, EFFECT có thể in ra các báo cáo ban đầu như Cân đối tài khoản hoặc một số bảng số dư ban đầu như bảng tồn kho ban đầu, các bảng tổng hợp công nợ ban đầu... Bạn có thể căn cứ vào số liệu các bảng này để kiểm tra việc cập nhật ban đầu của bạn có đúng hay không.
Lưu ý các điểm sau:
§ Việc cập nhật số dư ban đầu của các tài khoản vào EFFECT được thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu đưa chương trình vào hoạt động. Từ những kỳ sau chương trình sẽ tự động chuyển số dư.
§ Các danh mục mà đơn vị sử dụng đều phải cập nhật ban đầu.
§ Số dư các tài khoản Công nợ đều phải được cập nhật chi tiết theo các mục trong danh mục Đối tượng công nợ.
§ Số dư các tài khoản kho Vật tư hàng hóa đều phải được cập nhật chi tiết theo các mục trong danh mục Vật tư hàng hóa và danh mục Kho .
§ Số dư các tài khoản Nguyên giá và Hao mòn TSCĐ đều phải được cập nhật chi tiết theo các mục trong danh mục TSCĐ .
§ Khi cập nhật số dư ban đầu phải định khoản một vế.
Các thao tác thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn chứng từ: Nhập dữ liệu\Kho bạc\Số dư ban đầu và chọn lần lượt các chứng từ này.
Bước 2:
1. Cập nhật số dư công nợ ban đầu.
§ Nhập các thông tin cần thiết như ngày, số chứng từ, phòng ban, đơn vị tiền tệ, tỷ giá – nếu có, TK Nợ hoặc Có
§ Nhập số dư cho từng đối tượng dưới lưới chi tiết (trong bảng nhập dữ liệu chi tiết bạn nên nhập số dư của các khách hàng có cùng TK công nợ và cùng dư nợ hoặc cùng dư có).
§ Khi nhập xong nhấn nút Lưu.
2. Cập nhật tồn kho VLSPHH ban đầu.
§ Nhập các thông tin cần thiết như ngày, tên VLSPHH, tên kho, Đvtt, tỷ giá – nếu có, số lượng, đơn giá, TK nợ hoặc có.
§ Nhập số dư cho từng VLSPHH ở dưới lưới chi tiết (Trong bảng nhập dữ liệu chi tiết bạn nên nhập số dư của các VLSPHH có cùng TK kho và cùng còn tồn trong một kho).
§ Khi nhập xong nhấn nút Lưu.
3. Cập nhật số dư TSCĐ ban đầu.
§ Nhập các thông tin cần thiết như ngày, tên TSCĐ, Đvtt, tỷ giá – nếu có, TK nợ - TK ghi nguyên giá TSCĐ , số tiền nhập nguyên giá TSCĐ, TK có – TK ghi Hao mòn lũy kế, Số tiền Hao mòn lũy kế.
§ Khi cập nhật số dư của 1 TSCĐ nhập 2 dòng:
o Dòng thứ nhất ghi tăng nguyên giá của của tài sản đó.
o Dòng thứ 2 ghi nhận số tiền khấu hao lũy kế.
§ Khi nhập xong nhấn nút Lưu.
4. Cập nhật số dư tài khoản ban đầu.
§ Nhập các thông tin cần thiết như ngày, Đvtt, tỷ giá – nếu có, TK Nợ hoặc Có, số tiền (các thông tin trên – các ô được nhập theo đúng các cách nhập đã biết), Số dư tài khoản tương ứng với tài khoản đó. Lưu ý:
o Số dư tất cả các tài khoản đều phải chi tiết theo Nguồn, Chương, Loại – Khoản
o Số dư các tài khoản đầu 4, đầu 6 cần chỉ chi tiết ra Mục – tiểu mục
§ Nhấn nút Lưu.
Bước 3 : Xem các báo cáo liên quan để kiểm tra tính đúng đắn của việc nhập số dư đầu kỳ. Đặc biệt cần xem Bảng cân đối số phát sinh và kiểm tra xem tổng Dư Nợ có bằng tổng Dư Có của các tài khoản chưa.
Lưu ý về tính lưỡng tính của một số tài khoản.
