5.2. Các thao tác với bảng "Dữ liệu tìm thấy"

  • Đối với các dữ liệu không liên quan đến danh mục như ngày, số chứng từ, số phát sinh... bạn có thể sửa trực tiếp các dữ liệu ở một dòng nào đó, sau đó chuyển sang dòng khác bằng phím TAB hoặc Enter, bạn sẽ được hỏi là có chấp nhận việc sửa đổi hay không, nếu bạn trả lời C (có) thì dữ liệu được ghi lại, còn nếu bạn trả lời K (không) hoặc phím bất kỳ thì dữ liệu sẽ được lấy lại trạng thái trước khi sửa.
  • Đối với các dữ liệu được lấy ra từ danh mục (ví dụ bạn nhầm dữ liệu của khách hàng này thành khách hàng khác, một hàng hoá thành một hàng hoá khác...) thì khi sửa bạn đưa con trỏ đến vị trí cần sửa và sửa theo phương pháp xâu lọc hoặc nhấn F6, chương trình sẽ hiện ra danh mục tương ứng bạn chỉ cần đưa con trỏ đến mục cần chọn và nhấn Enter để chọn, nếu không muốn chọn nhấn ESC.
  • Nếu bạn không quen với dạng bảng ngang (vì khó kiểm soát các dòng) bạn đưa con trỏ đến dòng cần sửa và nhấn F2, chương trình sẽ đưa dòng dữ liệu này quay về màn hình nhập dữ liệu để bạn có thể nhìn thấy toàn nội dung của chứng từ hiện thời. Khi đó bạn có thể sửa hoặc hủy dữ liệu. Tuy nhiên, bạn phải lưu ý nếu như sửa dữ liệu tại màn hình này xong phải nhấn nút Lưu để lưu lại các dữ liệu đã sửa.
  • Nếu bạn muốn xoá một bút toán trong bảng tìm kiếm hiện ra, bạn bấm F8 và trả lời C (có) để huỷ dòng hiện thời. Với EFFECT, tương ứng với một chứng từ khi cập nhật có thể có 2, 3 bút toán tự động, các bút toán kèm theo sẽ tự động được huỷ. (ví dụ: Các bút toán Có 008 sẽ được huỷ cùng với các bút toán Rút dự toán ngân sách Có 461..).
  • F12: Lọc tại chỗ theo giá trị ô hiện thời. Bạn đưa con trỏ tới một ô bất kỳ và nhấn F12 chương trình sẽ lọc ra tất cả các dữ liệu có giá trị giống hoàn toàn với ô bạn vừa đặt con trỏ (ô hiện thời).
  • Ctrl+F2: Lọc loại trừ theo giá trị ô hiện thời. Bạn đưa con trỏ tới một ô bất kỳ và nhấn Ctrl+F2 chương trình sẽ lọc ra tất cả các dữ liệu có giá trị khác với ô bạn vừa đặt con trỏ (ô hiện thời).
  • F5: Quay lại lần lọc trước đó.
  • F9: Để sửa dữ liệu đồng loạt. Với phần lớn các cột, bạn đều có thể sửa đồng loạt dữ liệu, tuy nhiên bạn phải lưu ý lọc dữ liệu sao cho dữ liệu tìm thấy của cột cần sửa là đồng nhất.
  • Khi đó, với các cột không lấy từ danh mục (như ngày, số chứng từ...) thì EFFECT sẽ hiện ra bảng để bạn nhập số liệu mới, nhấn Tab, ENTER và trả lời C (có) thì EFFECT sẽ sửa đồng loạt cột hiện thời.
  • Còn đối với các cột được lấy ra từ danh mục (như tài khoản, ĐVKH...) thì EFFECT sẽ hiện ra danh mục tương ứng để bạn chọn giá trị mới, đưa con trỏ tới dòng cần chọn, nhấn ENTER và trả lời C (có), EFFECT sẽ sửa đồng loạt cột.
  • Cần lưu ý khi sửa đồng loạt một cột: Nếu bạn lọc dữ liệu tại một cột sau đó sửa đồng loạt chính cột vừa lọc thì sau khi sửa đồng loạt xong chương trình sẽ hiện ra bảng trắng vì sau khi sửa dữ liệu thì các dữ liệu này không còn thỏa mãn điều kiện lọc trước đó nữa.   
  • F3: Để xem "Tổng PS" (tổng phát sinh) và "Tổng SL" (tổng số lượng) của các bút toán trong bảng.
  • Ctrl+F3: Cộng lọc theo giá trị ô hiện thời. Khi nhấn nút này tại vị trí nào thì chương trình sẽ cộng tổng tất cả các bút toán có giá trị cột hiện thời giống như vị trí con trỏ (tương tự như việc bạn dùng kết hợp phím chức năng F12 và F3). Chức năng này giúp bạn có thể kiểm tra tổng phát sinh chỉ của một chứng từ mặc dù trong bảng dữ liệu tìm kiếm được có rất nhiều chứng từ phát sinh.
  • F10: Dùng để thực hiện gộp dữ liệu theo các mục của cột hiện thời, sau khi gộp chương trình sẽ hiện ra bảng có các số gộp là: Số phát sinh, Số lượng và Số bản ghi. Ở bảng dữ liệu gộp, bạn có thể nhấn ENTER để xem số liệu chi tiết của mỗi dòng. Trong bảng này bạn lại có thể tiếp tục lọc, gộp... Nhấn F5 để quay lại trạng thái trước khi nhấn phím lọc, gộp gần nhất.
  • F11: Sắp xếp tăng giảm theo cột hiện thời (chỉ sử dụng sau ở bảng dữ liệu gộp F10).
  • F7: Xem trang in, in các dữ liệu tìm kiếm được ra máy in hoặc chuyển chúng ra Excel hay xem đồ thị. Nút đặt trường sẽ giúp bạn chọn đúng các cột mà mình muốn in hoặc chuyển ra Excel.
  • F4: Lọc tiếp theo các phép tính. Đưa con trỏ đến cột muốn lọc, nhấn F4, chọn phép tính và nhập giá trị lọc, nhấn OK hoặc phím ENTER để lọc. Sau khi xem, bạn lại có thể nhấn F5 để quay lại trạng thái trước đó. Chức năng này cho phép bạn có thể tìm kiếm trong một khoảng nhất định hoặc tìm kiếm theo một xâu ký tự hay chỉ là được bắt đầu bằng một hay một vài ký tự nào đó. Đây là phím chức năng mang tính tổng hợp cao, có thể giúp bạn nhanh chóng tìm được dữ liệu mà bạn cần trong số rất nhiều các bút toán phát sinh.
  • Ctrl+F4: Thoát màn hình hiện tại.
Nếu bạn kết hợp lọc thông tin một cách linh hoạt, bạn sẽ có nhiều thông tin nhanh và có thể tìm đến được mục cần sửa, huỷ để sửa, huỷ hoặc sửa đồng loạt (bằng F9) một cách dễ dàng. Chức năng tìm kiếm, sửa huỷ của EFFECT giúp cho bạn trong việc kiểm tra, điều chỉnh dữ liệu một cách tối đa, Đây là chức năng khá mạnh của phần mềm EFFECT, giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm được thông tin theo ý muốn.