Sau khi đã ký hợp đồng kinh tế, việc tiếp theo của cả hai bên khách hàng và nhà cung cấp là quản lý dự án phần mềm sao cho có hiệu quả nhất. Dự án triển khai ERP là một dự án phần mềm lớn nhất của doanh nghiệp. Theo các thông tin thống kê trên thế giới và ở Việt nam thì các dự án triển khai phần mềm có tỷ lệ thất bại tương đối cao. Tỷ lệ các dự án hoàn thành theo đúng tiến độ đề ra cũng rất thấp và phần lớn các dự án triển khai thành công thì cũng không theo đúng tiến độ đặt ra hoặc phải cắt bớt các phần "xương xẩu" không thể hoàn thành được. Đối với dự án triển khai ERP, vấn đề kỹ thuật chỉ chiếm vai trò khoảng 50% trong sự thành công của dự án, cũng bởi vì có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quá trình triển khai dự án ERP và vì dự án được triển khai trong thời gian ít nhất cũng khoảng 6 tháng và có thể tới vài năm. Ta hãy xem một số điểm cần nhấn mạnh đối với doanh nghiệp khi quản lý dự án triển khai ERP như thế nào.
Tổ chức phân công trách nhiệm cho những nhân viên chủ chốt
Sau khi giám đốc doanh nghiệp quyết định thành lập ban quản lý dự án, trên cơ sở đã thống nhất kế hoạch tổng thể cơ bản với nhà cung cấp phần mềm thì nhiệm vụ của ban quản lý dự án của doanh nghiệp là hoàn thành trách nhiệm về phía doanh nghiệp là quản lý các nhân viên tham gia dự án để đạt được các mục tiêu trong từng giai đoạn.
Việc đầu tiên mà trưởng ban dự án phải làm là phân tích các công việc chính trong từng giai đoạn và phân công trách nhiệm cụ thể cho những nhân viên chủ chốt tham gia dự án. Việc này là rất quan trọng bởi không ít dự án triển khai không thành công là do vấn đề phân công trách nhiệm không rõ ràng. Thông thường với mỗi bộ phận tiếp nhận phần mềm cần một người đứng ra chịu trách nhiệm riêng về các vấn đề nghiệp vụ của bộ phận, là người nắm chắc nhất các vấn đề về nghiệp vụ, có khả năng chịu trách nhiệm và có đủ quyền quyết định về các vấn đề nghiệp vụ. Những người chủ chốt này thường là các trưởng hoặc phó phòng ban chức năng (như trưởng/phó phòng kinh doanh, trưởng/phó phòng kế hoạch...).
Kế đến là phân công 01 nhân viên thực hiện nhiệm vụ có tính chất sự vụ sẽ là cầu nối liên lạc với đối tác. Tất cả các thông tin như khi nào có buổi làm việc tiếp theo? nhân sự sẽ tham gia là những ai? công việc sẽ giải quyết là gì?... đều do nhân viên này liên lạc và thống nhất cùng đối tác trên cơ sở bàn bạc với từng nhân viên tham gia tiếp nhận phần mềm. Nhân viên này được gọi là nhân viên "điều phối thời gian". Nếu doanh nghiệp hạn hẹp về nhân sự thì có thể bố trí một nhân viên thực hiện việc này một cách kiêm nhiệm (ví dụ như một nhân viên phòng IT, hoặc một nhân viên phòng hành chính) nhưng phải quy rõ trách nhiệm về việc phối hợp thời gian làm việc với đối tác là của nhân viên này. Vai trò của nhân viên điều phối thời gian là rất quan trọng. Trưởng ban dự án nên tiến cử một người có tính cẩn thận, có thể dành được nhiều thời gian cho dự án và đặc biệt phải là người có trách nhiệm cao. Khi mà các nhân viên khác "lãng quên" công việc của dự án thì sẽ được nhân viên điều phối thời gian nhắc nhở cần phải đúng giờ và cần phải thực hiện công việc của dự án.
Soạn thảo các quy tắc tiến hành công việc trong khuôn khổ dự án như:
Nhân viên nào được phân công tác nghiệp chức năng nào trên phần mềm thì phải có trách nhiệm kiểm tra sự hoạt động đúng đắn của chức năng đó.
Nhân viên phải bằng mọi cách để hoàn thành từng công việc được giao theo kế hoạch, nếu có khó khăn gì thì trình bày ban quản lý dự án ngay để có biện pháp hỗ trợ. Ví dụ: Một nhân viên than phiền không thể hoàn thành công việc chuẩn bị số liệu ban đầu cho phần mềm vì không thể có đủ thời gian thực hiện. Khi đó nhân viên phải có ý kiến ngay với ban quản lý dự án và trình bày khó khăn này và đề nghị giúp đỡ. Khi đó giải pháp có thể là: bố trí người khác làm thay một phần công việc của anh ta để anh ta có nhiều thời gian hơn cho việc chuẩn bị dữ liệu, hoặc yêu cầu anh ta làm việc thêm ngoài giờ hoặc làm việc cả ngày nghỉ, ngày lễ với chế độ thù lao thích đáng.
Nhân viên phải kiểm tra kỹ càng tất cả các thông tin trên biên bản về công việc hàng ngày của nhân viên và các nhân viên phía đối tác trước khi ký vào biên bản công việc này theo ISO.
Hàng ngày mỗi nhân viên phải làm "Bản nhật ký nội bộ ngày" ghi rõ công việc đã thực hiện và kết quả, những khó khăn, bất cập, các đề xuất với đối tác. "Bản nhật ký nội bộ ngày" này phải được chuyển (hoặc mail) cho ban quản lý dự án trước 5h chiều.
Hàng tuần ban quản lý dự án phải họp giao ban ít nhất 01 buổi, tổng kết đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm và soạn thảo những vấn đề cần đề xuất gửi đối tác...
...
Thường xuyên họp giao ban nội bộ và họp định kỳ với đối tác triển khai phần mềm
Họp định kỳ nội bộ có tác dụng rất lớn trong việc tìm ra các điểm chưa tích cực trong tinh thần và phương pháp làm việc của đội ngũ nhân viên. Trong các cuộc họp nội bộ, ban dự án cần phân tích kỹ từng công việc của dự án, mức độ hoàn thành so với kế hoạch, lý do của sự chậm trễ... và từ đó đưa ra phương hướng giải quyết. Đầu tư thời gian cho các cuộc họp nội bộ là động tác thiết thực nhất của ban dự án và đội ngũ triển khai để đưa dự án đến thành công. Nếu không có các cuộc họp thường xuyên để kiểm điểm tình hình thì sẽ nảy sinh nhiều công việc bị chậm trễ mà ban dự án không có phương án kịp thời để khắc phục, cho đến khi phát hiện ra sự cố và có cuộc họp thì thời gian đã trôi đi và dự án đã bị kéo dài. Các cuộc họp giao ban nội bộ đôi khi cần mời thêm cả giám đốc doanh nghiệp để giám đốc có thể đi sát với tình hình triển khai và cho các ý kiến chỉ đạo cho ban dự án. Kết quả của các cuộc họp nội bộ là kế hoạch cụ thể cho thời gian sắp tới và một tinh thần làm việc đã được "làm mới" cho đội ngũ tiếp nhận phần mềm.
Họp định kỳ với đối tác triển khai phần mềm (nhà tư vấn triển khai phần mềm hoặc nhà sản xuất và cung cấp phần mềm) càng thường xuyên bao nhiêu thì sự phối hợp của hai phía càng có hiệu quả bấy nhiêu. Trong quá trình triển khai sẽ nảy sinh rất nhiều các đề xuất từ phía bên phía doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và ngược lại từ phía nhà cung cấp đối với ban dự án của doanh nghiệp. Khi tiến độ triển khai chậm do phía nhà cung cấp (ví dụ: customize phần mềm chậm hoặc bố trí quá ít nhân lực...) thì ban dự án cần có các thông báo với nhà cung cấp. Việc thông báo này có thể bắt đầu bằng lời nói như qua điện thoại. Nếu vẫn không được đáp ứng thì doanh nghiệp nên đề xuất cuộc họp giữa 2 bên để phân tích rõ tình hình và chứng minh đề xuất là hợp lý. Trong trường hợp phía nhà cung cấp có đề xuất với doanh nghiệp (ví dụ: Đề nghị tăng thời gian nhập liệu cho nhân viên, đề nghị chuẩn hoá bộ mã danh mục nhanh hơn...) thì ban dự án cần có động tác cụ thể đối với những đề xuất này. Có thể là cố gắng đáp ứng đề xuất của nhà cung cấp hoặc một cuộc họp để phân tích rõ sự hợp lý của đề xuất. Các cuộc họp giữa hai bên nên có sự tham gia của đại diện ban lãnh đạo hai công ty để đảm bảo cho việc thực hiện theo các kế hoạch được thống nhất là kết quả của cuộc họp.
Công khai cơ chế bồi dưỡng làm thêm giờ và khen thưởng kỷ luật thích đáng
Dự án triển khai ERP thường gây thêm tải công việc rất nhiều cho đội ngũ nhân viên. Ngoài những công việc hàng ngày vẫn phải hoàn thành đều đặn, các nhân viên tiếp nhận phần mềm còn phải nhận trách nhiệm thêm rất lớn đối với các công việc của dự án. Khối lượng công việc có khi tăng gấp đôi so với lúc chưa tiến hành dự án. Vì vậy việc phải cố gắng thêm nhiều và làm thêm việc cả thời gian ngoài giờ và các ngày nghỉ thường xuyên là yêu cầu bắt buộc. Trong trường hợp như vậy, nếu ban dự án không có những đề xuất với ban giám đốc công ty về một cơ chế bồi dưỡng làm thêm giờ thích đáng thì nhân viên rất có thể nản chí và không có tinh thần làm việc theo năng suất mà ban dự án mong muốn. Ngoài ra, ban dự án phải thường xuyên theo dõi nhắc nhở, thậm chí kỷ luật đối với các nhân viên không tích cực, thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ đồng thời tuyên dương khen thưởng đối với các nhân viên tích cực hoàn thành nhiệm vụ.
Đánh giá trên Facebook
