Chọn tên bảng biểu cần xem, in (bằng cách nhấn các nút "..." bên trái hoặc phải ô chứa tên báo cáo hoặc chọn theo Nguyên tắc xâu lọc hoặc nhấn F5 tại ô này).
Chọn các dữ liệu lọc trên màn hình (nếu cần).
Nhấn vào nút "Xem", "Trang..." hoặc "in" để xem, in sổ sách, báo cáo (hoặc nút nhỏ bên phải các nút này). Báo cáo có thể được thực hiện ngay hoặc một bảng chọn sẽ hiện ra bao gồm danh sách các bảng, sổ bạn đã xem trước đây. Dòng đầu tiên là "Tạo báo cáo hiện thời", nếu bạn bấm ENTER ở đây, bạn sẽ xem, in bảng hiện thời. Nếu bạn chọn các dòng khác, bạn xem, in ngay được các báo cáo cũ (không cần phải chờ máy tính toán số liệu). Không chọn dòng nào mà bấm ESC thì thoát ra và không xem, in bảng nào.
Nếu sổ sách bạn chọn có liên quan đến đối tượng (danh mục) nào đó (như “Sổ chi tiết công nợ người mua” chi tiết theo Đv.Khàng, “Sổ chi tiết hàng hoá” chi tiết theo Vlsphh...) thì :
oTrong trường hợp bạn chỉ ra tên đối tượng (ở ô tương ứng trên màn hình) thì chương trình sẽ tạo báo cáo ngay.
oTrong trường hợp bạn không chỉ ra tên đối tượng thì sau khi bạn nhấn vào nút Xem hoặc Trang, EFFECT sẽ tự động hiện ra danh mục để bạn chọn. Khi hiện ra danh mục, bạn có thể dùng các phím INS (đánh dấu dòng), F1 và F2 (đánh dấu, huỷ đánh dấu toàn bộ) để chọn các đối tượng muốn in như tên ĐVKH, hoặc tên TSCĐ... (điều này rất tiện khi bạn muốn in chỉ một vài sổ chi tiết, hoặc toàn bộ các sổ có phát sinh). Chương trình sẽ mở lần lượt sổ chi tiết của các đối tượng được đánh dấu, khi xem xong một sổ bạn chỉ cần nhấn ESC để xem sổ tiếp theo.
Khi sổ sách báo cáo được chọn đã hiện ra bạn có thể xem báo cáo đó tuy nhiên cũng cần lưu ý một số điểm sau:
oCác sổ sách báo cáo của EFFECT đều đặt các giá trị tổng cộng của các cột ở phía trên để bạn tiện theo dõi trong quá trình xem sổ.
oKhi đang xem báo cáo bạn hoàn toàn có thể sử dụng các phím lọc dữ liệu mà bạn nhìn thấy phía bên trên nội dung của báo cáo để lọc dữ liệu cho gọn hoặc để kiểm tra chỉ một số thông tin mà bạn cần.
oĐối với các báo cáo tổng hợp là những báo cáo được gộp theo một hoặc một vài yếu tố (VD: Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng, Bảng tổng hợp tạm ứng…..), nếu muốn xem dữ liệu chi tiết của một dòng bạn chỉ cần để con trỏ tại dòng cần chọn và nhấn Enter chương trình sẽ hiện ra sổ chi tiết của mục vừa chọn. Nếu bạn phát hiện thấy có sai sót ngay khi đang xem các dữ liệu chi tiết này thì có thể nhấn F2 để chương trình tìm đến bút toán gốc (hiện ra màn hình dữ liệu tìm thấy) để sửa dữ liệu. Tại đây bạn có thể sửa dữ liệu, phương pháp này được gọi là cách “sửa dữ liệu từ ngọn”. Khi sửa dữ liệu xong bạn nhấn ESC để quay lại màn hình báo cáo cũ, tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý một điểm là dữ liệu mà bạn nhìn thấy tại màn hình báo cáo này vẫn chưa thay đổi theo các dữ liệu mà bạn đã sửa. Để chương trình có thể tính toán lại báo cáo theo dữ liệu mới bạn cần thoát ra khỏi báo cáo hiện thời và vào xem báo cáo một lần nữa (nhấn trực tiếp vào nút Xem).
oĐối với các báo cáo chi tiết tức là các báo cáo liệt kê từng nghiệp vụ phát sinh (như Sổ cái chi tiết tài khoản, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng….) bạn cũng có thể dùng F2 để sửa dữ liệu ngay khi đang xem báo cáo theo như cách trên.
oỞ chế độ xem báo cáo bạn có thể copy một khối dữ liệu bất kỳ ra Excel bằng cách bôi đen vùng dữ liệu bất kỳ sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+C, sau đó bật Excel và nhấn tổ hợp phím Ctrl+V thì dữ liệu sẽ được đưa sang Excel.
Trong màn hình xem báo cáo bạn có thể thực hiện các thao tác với dữ liệu rất linh hoạt thông qua các phím chức năng của phần mềm, ngoài ra còn có các phím khác:
Ctrl+A: sắp xếp theo thứ tự tăng dần các cột hiển thị.
Ctrl+Z: sắp xếp theo thứ tự giảm dần các cột hiển thị.
Ctrl+F1: đặt báo cáo Enter xem chi tiết, chức năng này rất hay khi từ báo cáo tổng hợp bạn chỉ cần Enter sẽ xem được các báo cáo con chi tiết, cụ thể hơn.
