1. Thời điểm lập hóa đơn
(thể hiện ở dòng " Ngày ... Tháng... năm" lập hóa đơn)
- Đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Nguyên tắc lập hóa đơn gia trị gia tăng
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu còn).
- Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Dưới đây là một tờ Hóa đơn Giá trị gia tăng liên 2 – giao cho khách hàng
(Đây là mẫu hóa đơn GTGT mới nhất theo Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính)
Sau đây Effect sẽ hướng dẫn các bạn viết hóa đơn gia trị gia tăng theo các chỉ tiêu đã được in trên tờ hóa đơn mẫu trên:
- Dòng "Ngày...tháng ...năm "
+ Đối với hóa đơn lần đầu là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Đôi với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại... là ngày hiện tại. Thông thường sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, hay là ngày trả lại hàng hóa.
- Dòng "Họ tên người mua hàng": ghi đầy đủ họ và tên người mua, trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
- Dòng "Tên đơn vị": ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Dòng "Mã số thuế": Viết mã số thuế của công ty đó.
- Dòng "Địa chỉ" : ghi địa chỉ ĐKKD.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
- Cột "STT" : ghi lần lượt số thứ tự các mặt hàng. Lưu ý: mặt hàng đầu tiên ghi là " 01", nếu mặt hàng 01 này có tên hàng hóa dài và phải ghi xuống dòng thứ 2 thì số thứ tự của mặt hàng số 02 sẽ ghi ở dòng thứ 3.
- Cột "Tên hàng hóa, dịch vụ" ghi đầy đủ tên mặt hàng như lúc nhập (nếu là hàng hóa). Trường hợp người bán quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hoá đơn phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
- Cột "Đơn vị tính": Nhập vào đơn vị tính là gì thì khi xuất phải viết đúng như vậy.
- Cột "Số lượng": ghi số lượng của hàng hóa bán ra.
- Cột "Đơn giá" : viết giá bán chưa thuế
- Cột "Thành tiền" ghi tổng giá trị của đơn giá X Số lượng.
Thông thường một tờ hóa đơn sẽ có 10 dòng, nếu không ghi hết các dòng trên hóa đơn, kế toán phải gạch chéo phần còn lại. Chú ý gạch chéo tất cả các chỉ tiêu từ cột " STT" đến Cột "Thành Tiền".
- Dòng "Cộng tiền hàng" là tổng cộng ở cột "Thành tiền".
- Dòng "Thuế xuất" ghi mức thuế xuất của hàng hóa dịch vụ (0%,5%, 10%). Trường hợp các mặt hàng có các mức thuế xuất khác nhau phải được lập ra các hóa đơn khác nhau. mặt hàng không chịu thuế kế toán gạch chéo "/".
- Dòng "Tiền thuế GTGT" được xác định = "Cộng tiền hàng" X "Thuế xuất", không chịu thuế thì gạch chéo.
- Dòng "Tổng cộng tiền thanh toán" = "Cộng tiền hàng" + "Tiền thuế GTGT"
- Dòng "Số tiền viết bằng chữ": kế toán ghi diễn giải số tiền ở dòng "Tổng cộng tiền thanh toán"
Lưu ý: Đồng tiền ghi trên hoá đơn: Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam. Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
- Chỗ "Người mua hàng" ký : ai là người đi mua hàng thì ký và ghi rõ họ tên. Trong trường hợp bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
- Chỗ "Người bán hàng" ký: Người lập hóa đơn sẽ ký vào đây.
- Chỗ "Thủ trưởng đơn vị" ký : giám đốc công ty ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên. Trong trường hợp giám đốc đi vắng không thể ký lên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền ủy nghiệm ký lên hóa đơn chứng từ cấp dưới (có thể là kế toán trưởng hay giám đốc) lúc này dấu sẽ được đóng trên góc tay trái của hóa đơn, ai được ủy quyền thì ký vào chỗ này.
(Nguồn Internet)
