Hỏi đáp tính năng Sản phẩm

1.Tôi có dữ liệu đầu kỳ và các danh mục ở dạng file Excel, tôi muốn chuyển các dữ liệu này vào phần mềm EFFECT có được không?

Phần mềm EFFECT cung cấp cho khách hàng rất nhiều tính năng giao tiếp với các phần mềm văn phòng. Người dùng có thể kết xuất dữ liệu từ EFFECT ra Excel, Word, Open Office, HTML.

2.Tôi thấy một số phần mềm có tính năng chuyển số liệu trực tiếp từ phần mềm vào phần mềm kê khai thuế để in ra các báo cáo có mã vạch. EFFECT có tính năng này hay không?

Phần mềm EFFECT có khả năng chuyển trực tiếp các số liệu của báo cáo thuế GTGT, báo cáo tài chính trực tiếp vào chương trình HTKK của cơ quan thuế.

3. Phần mềm EFFECT có thể áp giá xuất kho theo những phương pháp nào?

Phần mềm EFFECT cung cấp tính năng tự động áp giá  hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau như :

. Nhập trước - xuất trước (từ phiên bản EFFECT standard 2 trở lên)

. Bình quân gia quyền (tất cả các phiên bản)

. Bình quân di động/Bình quân tại chỗ (tất cả các phiên bản)

. Thực tế đích danh (chỉ có trong các phiên bản Customize)

. Theo yêu cầu chi tiết của khách hàng (chỉ có trong các phiên bản Customize)

4. Phần mềm EFFECT có thể in ra phiếu trắng để người sử dụng tự viết phiếu khi bị cúp điện hoặc khi máy tính bị hư hỏng không?

EFFECT cho phép khách hàng có thể in sẵn một số phiếu trắng để khách hàng có thể viết tay khi máy tính bị hư hỏng.

Để in phiếu trắng, người dùng vào màn hình nhập dữ liệu, chọn phiếu cần in, nhấn nút in phiếu. Phần mềm sẽ in ra phiếu trắng.

5.Effect có tự động kết chuyển các tài khoản không có số dư và xác định kết quả kinh doanh không?

EFFECT cung cấp cho người dùng chức năng “Kết chuyển xác định KQKD”. Cuối kỳ, trước khi in các số sách, báo cáo kế toán, các tài khoản không số dư cuối kỳ (như các tài khoản doanh thu, chi phí...) phải được kết chuyển theo đúng nguyên tắc kế toán. Với EFFECT, bạn không phải làm các bút toán này bằng tay mà việc kết chuyển được thực hiện tự động bằng chức năng “Kết chuyển xác định KQKD”.

6. Phần mềm EFFECT có tự động tính khấu hao Tài sản cố định hay không?

Phân hệ quản lý TSCĐ, CCLĐ trong EFFECT cho phép theo dõi TSCĐ, CCLĐ theo nhiều nguồn vốn khác nhau, theo dõi việc tăng giảm giá trị của một tài sản, theo dõi việc luân chuyển tài sản giữa các bộ phận sử dụng…

Chương trình cung cấp chức năng tính khấu hao TSCĐ theo công thức đặt sẵn cũng như các phương pháp tính khấu hao (Đường thẳng, theo sản lượng, . . . )

Chương trình cung cấp rất nhiều các báo cáo về kiểm kê, báo cáo về tăng giảm và báo cáo về khấu hao, phân bổ khấu hao TSCĐ, CCLĐ.

7.Chương trình có thể sao lưu dữ liệu tự động không?

Chức năng sao lưu dữ liệu tự động của phần mềm EFFECT có thể sao lưu dữ liệu định kỳ tại máy chủ và các máy trạm sử dụng phần mềm. Chức năng này đảm bảo dữ liệu của quý khách hàng sẽ an toàn tuyệt đối. Cho dù máy chủ của quý khách hàng có bị hư hỏng ổ đĩa cứng và không thể phục hồi được thì phần mềm EFFECT vẫn an toàn vì phần mềm và dữ liệu đã được lưu lại trên máy tính khác.

8.Phiên bản đóng gói EFFECT standard 2 có khác biệt gì trên thị trường?

EFFECT standard 2 là phiên bản phần mềm kế toán đóng gói mạnh nhất của EFFECT có các thế mạnh sau:

. Ngoài hỗ trợ hệ thống báo cáo theo quyết định QĐ 15/2006/QĐ-BTC còn có rất nhiều báo cáo phục vụ thông tin quản trị doanh nghiệp.

. Là phần mềm động có nhiều lựa chọn và tự động hóa cho người dùng.

. Đơn giản, dễ sử dụng vì chỉ có 3 màn hình giao diện chính chiếm tới 99% thời gian sử dụng của nhân viên kế toán, đó là: Màn hình Nhập dữ liệu, màn hình Tìm kiếm dữ lệu và màn hình Sổ sách báo cáo.

. Được hỗ trợ của EFFECT-Interactive Help.

. Cơ sở dữ liệu SQL Server của Microsoft đảm bảo tính ổn định và quy mô dữ liệu.

. EFFECT standard 2 có thể đáp ứng chạy phần mềm từ xa qua internet (thông qua VPN) phù hợp cho các các doanh nghiệp hoạt động phân tán có nhu cầu cài đặt phần mềm tập trung với chi phí thấp.

9.EFFECT-Interactive Help là gì?

Là công cụ hướng dẫn sử dụng phần mềm trực quan sinh động và chỉ có ở các phiên bản phần mềm  EFFECT. Được cài đặt sẵn trong tất cả các dòng sản phẩm EFFECT, đặc biệt là các sản phẩm đóng gói.

. Sử dụng EFFECT-Interactive Help cực kỳ đơn giản.

. Các mục hướng dẫn được sắp xếp theo hình cây nên đa dạng và dễ tìm.

. Mỗi mục hướng dẫn (gọi là Mục help) có thể phân làm hai kiểu:

+ Kiểu giới thiệu: Phần mềm sẽ mở các giao diện trên màn hình và hiện ra các box text dễ đọc, dễ hiểu và trực quan.

+ Kiểu thực hành: Các box text sẽ hiện ra chỉ dẫn từng bước sẽ kẽ với thao tác trên phần mềm của người dùng. Bạn sẽ được chỉ dẫn đến từng bước nhỏ nhất để thao tác trên phần mềm và từ đó sẽ học được cách sử dụng phần mềm nhanh nhất.

10.EFFECT standard là miễn phí, vậy hạn chế phần mềm ở đâu?

EFFECT standard là phần mềm miễn phí của EFFECT để hỗ trợ cho các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập.

Nếu doanh nghiệp của bạn đúng là đối tượng của EFFECT standard thì bạn có thể sử dụng EFFECT standard để làm kế toán cho đến khi doanh nghiệp bạn lớn lên quá khả năng đáp ứng của EFFECT standard.  EFFECT standard đáp ứng hoàn toàn chế độ sổ sách báo cáo theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC.

EFFECT không hạn chế số lượng bút toán (số records) phát sinh

EFFECT standard có những hạn chế là:

. Không chạy được trên nhiều máy nối mạng và chỉ chạy trên 1 máy đơn.

Khi doanh nghiệp bạn lớn lên

. EFFECT standard không còn đáp ứng về quy mô dữ liệu thì bạn có thể nâng cấp lên EFFECT standard 2 tương thích 100. Nếu số lượng máy trạm nhiều hơn 1 thì bạn phải trả thêm phí 500.000đ/máy từ máy thứ 2 trở đi.

11.Thế nào là Customize, đóng gói, động và tĩnh?

Hiện nay, các nhà cung (NCC) cấp phần mềm thường sản xuất phần mềm theo hai hình thức là sản phẩm đóng gói và sản phẩm customize.

Đóng gói và customize

. Sản phẩm đóng gói là phần mềm được "đóng gói" thành phiên bản cố định, không thể sửa đổi theo kiểu lập trình được nữa (không còn mã lệnh - code phần mềm trên phiên bản xuất xưởng). Khi đã xuất xưởng thì các tính năng và tiện ích được giữ nguyên, không mở rộng, không sửa đổi. Người dùng sẽ sử dụng phần mềm theo đúng những gì có sẵn trên phần mềm.

. Sản phẩm customize là sản phẩm phần mềm sau khi xuất xưởng vẫn còn để ngỏ khả năng sửa đổi phẩn mềm cho từng dự án cụ thể và thông thường đây là chủ định của NCC phần mềm. Trên phiên bản vẫn còn code để phần mềm có thể tiếp tục sửa đổi được bởi NCC phần mềm hoặc bởi chính doanh nghiệp.

. Cần phân biệt chủ trương sửa đổi phần mềm và sản phẩm customize. NCC phần mềm có thể chủ trương sửa đổi phần mềm theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp nhưng sản phẩm của họ không phải là customize vì không còn code trên phần mềm xuất xưởng. Họ sẽ sửa đổi phần mềm tại NCC (nơi có code lập trình) và sau đó copy kết quả vào máy của doanh nghiệp. Cách làm này có năng suất thấp vì quy trình lấy yêu cầu tại doanh nghiệp, chuyển về phòng lập trình, sửa đổi phần mềm, kiểm tra, copy cho doanh nghiệp và doanh nghiệp kiểm tra nếu chưa đúng lại phải lặp lại... diễn ra chậm chạp và tốn kém thời gian. Đặc biệt là việc trao đổi thông tin (lấy yêu cầu, chuyển cho lập trình viên...) qua nhiều khâu có thể bị sai lệch và sẽ làm mất thời gian thêm nữa khi điều chỉnh. Ngoài ra việc chỉ NCC quản lý các mã code riêng lập trình cho doanh nghiệp sẽ có rất nhiều rủi ro bị mất mát theo thời gian.

. Ngược lại, với sản phẩm customize, do còn code trên phần mềm cài đặt nên việc sửa đổi phần mềm đựợc thực hiện ngay trên máy chủ của doanh nghiệp và bởi NV triển khai của NCC phần mềm (cũng có thể bởi NV IT của doanh nghiệp). Quy trình sửa đổi phần mềm vẫn như vậy nhưng được thực hiện tại chỗ và thông tin được trao đổi trực tiếp giữa NV của doanh nghiệp và NV của NCC phần mềm nên diễn ra rất nhanh và hiệu quả. Code phần mềm sửa đổi được lưu trữ trên máy chủ của doanh nghiệp nên được bảo đảm an toàn cũng giống như dữ liệu của doanh nghiệp. Điều này bảo đảm hoàn toàn sự phát triển, nâng cấp phần mềm trong tưong lai khi doanh nghiệp có nhu cầu.

. Hiện nay trên thị trường chỉ có các phiên bản phần mềm customize EFFECT là đạt tiêu chuẩn sản phẩm customize vì được trang bị "Lập trình chạy ngay", công cụ giúp công việc lập trình có thể được thực hiện ngay trên máy chủ của doanh nghiệp.

Động và tĩnh

. Tính động là khả năng biến hoá của phần mềm. Tính động có cấp độ và phần mềm có thể động nhiều hoặc động ít. Phần mềm đóng gói cũng có thể có tính động nhưng nói chung sẽ ít hơn phần mềm customize. Phần mềm có tính động thường có nhiều lựa chọn (options) khi cần đáp ứng một yêu cầu cụ thể. Phần mềm đóng gói cũng có thể có tính động nhưng thường hạn chế hơn phần mềm customize. Nói chung trên thị trường hiện nay phần mềm đóng gói và phần mềm tĩnh được hiểu gần như nhau do các đặc tính tương đồng. Và tương tự phần mềm customize và phần mềm động cũng được hiểu gần như nhau.  

. Sản phẩm tĩnh và đóng gói có ưu điểm hơn sản phẩm động và customize là đơn giản hơn, do đó dễ sử dụng hơn và phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hơn. Các doanh nghiệp lớn hơn có yêu cầu cao hơn nên phần mềm động và customize sẽ phù hợp hơn.

. Các phiên bản đóng gói của EFFECT là EFFECT standard,EFFECT standard 2 và EFFECT standard2+ là các phiên bản phần mềm tĩnh nhưng phiên bản EFFECT standard 2 là sản phẩm đóng gói nhưng vẫn được trang bị tính động rất cao. EFFECT có thể cung cấp cho doanh nghiệp cả phần mềm động, tĩnh, đóng gói và customize nên có thể đáp ứng được yêu cầu của bất cứ doanh nghiệp nào từ nhỏ đến lớn.

12.Kế toán EFFECT hỗ trợ cho người làm kế toán tới mức nào?

Tuỳ theo bạn sử dụng phiên bản kế toán nào của EFFECT mà mức độ hỗ trợ của phần mềm đối với nhân viên kế toán (NVKT) có khác nhau

. Với tất cả các phiên bản (kể cả phiên bản miễn phí EFFECT standard): NVKT được phần mềm hỗ trợ về hệ thống báo cáo theo chế độ mới nhất của nhà nước áp dụng đối với doanh nghiệp. Người dùng chỉ cần nhập liệu theo đúng hướng dẫn (qua EFFECT-Interactive Help hoặc qua hướng dẫn của NV EFFECT) là sẽ có được các sổ sách chi tiết và các báo cáo theo đúng mẫu quy định của nhà nước.

. Với phiên bản EFFECT standard 2, NVKT được cung cấp thêm nhiều báo cáo quản trị theo mẫu định sẵn.

. Với các phiên bản customize, NVKT được hỗ trợ hệ thống báo cáo quản trị theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp, tức là mục đích có được thông tin phục vụ quản trị từ phần mềm kế toán của lãnh đạo doanh nghiệp được đáp ứng tối đa.

. Ngoài ra với tất cả các phiên bản kế toán EFFECT, NVKT được phần mềm hỗ trợ tự động hoá nhiều khâu trong quá trình làm kế toán như: Phân bổ chi phí tại chỗ cho các đối tượng (như phí vận chuyển cho hàng hoá...), cho thời gian (như chi phí quảng cáo, tiền mua công cụ dụng cụ phân bổ cho nhiều tháng trong tương lai...). Đặc biệt các tiện ích phục vụ công việc cuối kỳ của NVKT như: Tính giá vốn xuất hàng hoá vật tư theo phương pháp được áp dụng, Xử lý chênh lệch tỷ giá cuối tháng, tính lương, phân bổ chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, kết chuyển xác định kết quả kinh doanh (các tài khoản dư không) sẽ giúp cho NVKT hoàn thành công việc kế toán của tháng nhanh chóng và có thể ngay trong ngày đầu tiên của kỳ kế toán mới.

. Đặc biệt với các phiên bản customize, phần mềm có thể hỗ trợ nhiều tiện ích theo đặc thù riêng để tối ưu hoá công việc nhập liệu và xử lý dữ liệu chính xác theo yêu cầu của doanh nghiệp.