Hỏi đáp sử dụng sản phẩm kế toán

•   Chức năng “Trình bày báo cáo” của phần mềm EFFECT cung cấp cho khách hàng những tiện ích để khách hàng có thể:
   
  Thay đổi kiểu trang in (in ngang, in dọc)
  Thay đổi font chữ và cỡ chữ
  Thay đổi kiểu giấy in (A3, A4, letter, . . .)
  Căn trái hoặc căn giữa tiêu đề báo cáo
  … và nhiều tiện ích khác.
   
    Để sử dụng chức năng này, người sử dụng chọn báo cáo cần trình bày và nhấn vào nút “Trình bày báo cáo” trên màn hình “Sổ sách báo cáo” và thay đổi cho phù hợp.
   

• EFFECT cung cấp cho khách hàng các phương pháp tính giá vốn khác nhau như: Nhập trước xuất trước, bình quân gia quyền, bình quân di động, thực tế đích danh. Và khách hàng hoàn toàn có thể tự thay đổi phương pháp tính giá vốn cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của đơn vị mình.

•   Để thay đổi phương pháp tính giá vốn, người sử dụng chỉ cần mở màn hình “Cấu hình" , chọn tab "Hệ thống kế toán" và nhập các mã số tài khoản kho vào ô tương ứng với cách tính cần lựa chọn.

•  Phần mềm EFFECT cung cấp cho khách hàng tính năng Quản trị ngược, là cách thức để người sử dụng phân tích "mổ xẻ" các dữ liệu trên báo cáo bằng cách xem ngược lại các thông tin (hoặc báo cáo khác) liên quan đến các chỉ tiêu hiện thời trên báo cáo đang xem, việc truy cập ngược này có thể cứ tiếp diễn cho đến tận chứng từ gốc, tức là từ màn hình xem báo cáo, người sử dụng có thể truy cập ngược đến màn hình nhập liệu. Điều này có tác dụng không chỉ cho những người khai thác thông tin, kiểm tra dữ liệu (Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp) mà cả với những người tạo ra số liệu (nhập dữ liệu) khi có nhu cầu đối chiếu kết quả trên báo cáo với các dữ liệu chi tiết (chứng từ gốc), phát hiện sai sót  và sửa đổi dữ liệu.
•  Nếu bạn làm kế toán trên máy, có thể bạn sẽ có nhu cầu xem ngay "Sổ chi tiết công nợ" của một khách hàng nào đó khi đang xem "Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng" để kiểm tra diễn biến "Bán hàng, thu tiền" đã tạo nên số dư công nợ trên bảng tổng hợp.
•  Khi xem báo cáo (hoặc đối chiếu số liệu với khách hàng), nếu phát hiện thấy sai sót (ví dụ: Bạn đã nhập nhầm số lượng hàng bán hoặc nhầm số tiền trên phiếu thu...), bạn sẽ có nhu cầu sửa đổi sự sai sót này (tất nhiên là dữ liệu đang ở trong kỳ kế toán chưa khoá sổ). Thông thường, bạn phải quay lại giao diện "nhập dữ liệu", tìm kiếm lại dữ liệu sai và sửa đổi, sau đó quay lại xem báo cáo để kiểm tra, nếu vẫn chưa đúng thì bạn lại phải quay lại sửa tiếp dữ liệu... Quá trình này thường tốn nhiều thời gian và công sức. Với tính năng Quản trị ngược, bạn có thể tìm ngay ra dữ liệu gốc để sửa lại chỉ bằng một động tác nhấn đúp chuột hoặc phím ENTER trên báo cáo, sau đó sửa dữ liệu ngay mà không cần phải quay lại giao diện nhập liệu. Việc này còn gọi là sửa dữ liệu từ báo cáo hay Sửa dữ liệu từ ngọn.

•   Nguyên tắc đồng bộ số liệu không cho phép người sử dụng xóa các danh điểm đã phát sinh số liệu hạch toán. Vì vậy, để xóa đi một mục trong danh mục đã có phát sinh số liệu, người sử dụng cần phải chuyển các bút toán phát sinh của mục đó sang một mục khác bằng cách sửa chứng từ phát sinh, sau đó người sử dụng mới có thể xóa danh điểm đó được.
   
    Với các phiên bản EFFECT-SQL Standard, EFFECT-SQL 3.0, EFFECT-SQL 4.0, phần mềm EFFECT có cung cấp cho khách hàng tiện ích thay thế đồng loạt từ một danh điểm này sang một danh điểm khác để có thể xóa danh điểm này đi, đó là “Tiện ích đổi mã danh mục trong dữ liệu”.    Để sử dụng chức năng này, người sư dụng cần mở màn hình “Tìm kiếm dữ liệu”, bấm vào nút “R…” trên màn hình, lựa chọn danh mục cần đổi mã, mã cũ cần đổi sang mã mới, và bấm thay thế. Phần mềm sẽ thay thế toàn bộ mã cũ bằng mã mới trong dữ liệu phát sinh. Và lúc này người sử dụng có thể xóa đi mã cũ.

•   Đầu tiên, bạn đánh dấu khối và copy khối dữ liệu Excel. Sau đó, bạn mở màn hình nhập liệu trên phần mềm EFFECT, để vệt sáng tại ô đầu tiên của dòng muốn copy vào dưới lưới chi tiết và nhấn tổ hợp phím Alt+V.
   

•   Phần mềm EFFECT hỗ trợ người sử dụng có thể kết xuất các báo cáo ra các file Excel hoặc Winword để người dùng có thể chỉnh sửa hoặc xử lý tiếp (nếu cần)
   
    Để kết xuất được dữ liệu từ báo cáo ra Microsoft Excel, bắt buộc người sử dụng phải xem báo cáo ở dạng Bảng.
   
    Sau đó người dùng sẽ sử dụng các nút chức năng trên màn hình hiển thị báo cáo để đưa dữ liệu ra file Excel hoặc Winword

•   Bạn vào màn hình xem sổ sách, báo cáo theo các cách nhấn mục "Sổ sách, báo cáo" trên cây chức năng. Màn hình sổ sách, báo cáo sẽ hiện ra.
   
    Thao tác xem một báo cáo
   
    Chọn tên bảng biểu cần xem, in bằng cách nhấn nút Chọn báo cáo theo nhóm (nút "..." bên trái ô tên báo cáo) để chọn báo cáo cần xem.
    Chọn ngày tháng xem báo cáo bằng cách nhập số trực tiếp vào 2 ô Từ ngày – đến ngày
    Đặt điều kiện lọc cho báo cáo (nếu cần). Ví dụ : Xem Cân đối phát sinh của tài khoản tiền mặt thì nhập chuỗi 1111 vào ô Tài khoản
    Bấm nút Xem để xem báo cáo ở dạng bảng, hoặc Bấm nút Trang để xem báo cáo ở dang Trang in, hoặc Bấm nút In để in báo cáo ra máy in
   

•   EFFECT cho phép khách hàng có thể in sẵn một số phiếu trắng để khách hàng có thể viết tay khi máy tính bị hư hỏng. Để in phiếu trắng bạn thực hiện như sau:
   
    Vào màn hình nhập dữ liệu,
    Chọn loại phiếu cần in
    Bầm in phiếu.
    Phần mềm sẽ in ra phiếu trắng.
   

•   Bạn nhấn vào nút 3 chấm (…) gần nút đóng màn hình và chọn Xem sổ sách báo cáo.

•   Phần mềm thông báo lỗi như vậy là do máy tính của bạn chưa được kết nối với máy chủ hoặc việc phần quyền kết nối đến chương trình EFFECT trên máy chủ chưa đúng. Hãy yêu cầu nhân viên quản trị mạng kiểm tra kết nối giữa máy tính của bạn và máy chủ.
   

•   Trên màn hình “Dữ liệu tìm thấy”, bạn nhấn “F7”, rồi nhấn vào nút “Đặt trường” và check vào trường nào cần xuất ra excel, sau đó nhấn nút “Xuất ra excel” và chọn một trong các mục:
   
   Đưa trực tiếp ra Excel theo khuôn dạng
   Đưa ra tệp .XLS theo khuôn dạng
   Đưa ra tệp .XLS không theo khuôn dạng
   

•   Để hủy một chứng từ bạn có thể thực hiện như sau:
   
    Thực hiện tìm kiếm chứng từ cần hủy.
    Sau khi tìm được chứng từ cần hủy, nếu chứng từ đó chỉ có một nghiệp vụ (một dòng) bạn có thể hủy trực tiếp bằng nút F8
    Nếu chứng từ cần hủy có nhiều nghiệp vụ, bạn có thể thực hiện hủy từng nghiệp vụ như trên hoặc nhấp đôi vào chứng từ cần hủy để lấy chứng từ ra màn hình nhập liệu
    Sau đó nhấn nút “Hủy” để hủy chứng từ đã chọn.
   

•   Lý do bạn không thấy được dữ liệu của người dùng khác là do bạn không được phân quyền cho phép xem dữ liệu của người khác. Hãy liên hệ    với người quản trị hệ thống chương trình EFFECT (Supervisor) của bạn để được phân thêm quyền.
   

•   Bạn muốn đổi mật khẩu thì cần làm như sau:
   
    Mở màn hình “Quản trị người dùng”
    Nhập mật khẩu mới ở 2 ô : Mật khẩu và Đánh lại
    Nhấn nút lưu password
    Chương trình sẽ hiện  khung màu đỏ yêu cầu nhập mật khẩu cũ.
    Gõ mật khẩu cũ vào và nhấn OK

•   Ta có thể khóa hệ thống đến một thời điểm nào đó, nhằm mục đích không cho bất kỳ ai, sửa hay nhập mới dữ liệu vào khoảng thời gian nằm trước mốc khóa sửa như sau:
    
    Vào phần hệ thống
    Vào mục Danh mục
    Chọn Danh mục “Đơn vị cơ sở”
    Nhập ngày cần khóa vào “Ngày khóa sửa “
    
    Ví dụ, bạn nhập ngày 31/05/2010 vào ô này thì hệ thống sẽ khóa sửa dữ liệu từ 31/05/2010 trở về trước. Người sử dụng sẽ không được nhập hoặc sửa dữ liệu vào các ngày 31/05/2010, 30/05/2010 và trước nữa.

•   Khi bạn thêm mới các tài khoản liên quan đến doanh thu, chi phí (các tài khoản không có số dư cuối kỳ), thì bạn phải khai báo các tài khoản đó vào bảng kết chuyển các tài khoản không có số dư.
   
    Cách khai báo như sau:
   
    Mở màn hình “Kết chuyển xác định KQKD”
    Nhấn vào nút “ Tạo bảng kết chuyển từ bảng tài khoản “
    Kiểm tra xem đã có đủ các tài khoản cấp 1 cần kết chuyển chưa
    Bấm nút X ở góc đóng bảng kết chuyển Cấp 1, chương trình hiện lên thông báo: “ Bạn có chắc chắn tạo bảng kết chuyển từ bảng tài khoản không ? “
    Nhấn nút có.
    Nhấn nút X để đóng lại.
   
    Như vậy tài khoản bạn mới thêm đã được khai báo.
   

•   Để tạo một account mới ta làm như sau:
   
    Mở màn hình “Quản trị người dùng”
    Bấm vào nút 3 dấu chấm (…) nằm kế bên mục TÊN USER
    Nhấn Ctrl + I để tạo thêm 1 dòng mới trong danh mục user
    Sửa lại tên user mới
    Thực hiện việc cấp mật khẩu và phân quyền cho User
   

•   Để mở phần mềm EFFECT người dùng nhấp chuột vào biểu tượng EFFECT màn hình, sau đó chọn tên đăng nhập. Tiếp theo, nhập mật khẩu vào ô mật khẩu và bấm “Tiếp tục”.
   

•   Các phiên bản kế toán EFFECT (trừ phiên bản EFFECT-Small chỉ có 1 người dùng) cho phép đặt điều kiện lọc danh mục và phân điều kiện lọc này cho các người dùng (users). Cách làm như sau (bạn phải đăng nhập dưới tên Supervisor hoặc người có quyền "Đặt quyền"):
   
    Vào mành hình Quản trị người dùng .
    Nhấn vào nút "Điều kiện lọc các bảng", nếu chưa có dòng điều kiện lọc bạn muốn thì nhấn Ctrl+I để thêm mục mới.
    Nhấn F2 ở mục mới để đặt: Tên điều kiện lọc, alias của danh mục và xâu điều kiện lọc.
    Thoát form và chọn User bạn muốn giới hạn.
    Nhấn vào nút "Điều kiện lọc các bảng" và đánh dấu bằng SpaceBar ở dòng điều kiện vừa tạo. User được chọn sẽ bị giới hạn dòng ở bất cứ đâu trên phần mềm khi hiện bảng danh mục tương ứng.
   
  Như vậy bạn cần đặt cho mỗi người dùng một dòng điều kiện lọc theo loại sản phẩm hàng hoá. Điều kiện lọc này có thể là ký tự đầu của mã sản phẩm hàng hoá (khi đó bạn đặt xâu lọc là (ví dụ:) left(ma)='ABC') hoặc đích danh mã số của danh mục phân loại (khi đó bạn đặt xâu lọc là (ví dụ:) LOAI_TB=101).

•   EFFECT có cả các dòng sản phẩm đóng gói và customize. Bạn có thể sử dụng công cụ EFFECT-Interactive Help của EFFECT để học cách dụng các phiên bản đóng gói và những sử dụng chung trong các phiên bản customize được nhanh nhất
   
    EFFECT-Interactive Help là công cụ hướng dẫn tương tác với người dùng một cách trực quan, sinh động và không nhàm chán. Phần mềm hiện ra các chỉ dẫn từng bước cho người dùng để học cách sử dụng phần mềm theo từng đề mục hướng dẫn hoặc từng quy trình sử dụng. Bạn sẽ đọc hướng dẫn (ngắn gọn, rõ ràng), sau đó thực hành trực tiếp trên phần mềm, sau đó lại được hướng dẫn thao tác tiếp theo, rồi lại thực hành... Các lời chỉ dẫn hiện ra ngay trên màn hình giao diện bạn đang thao tác nên rất trực quan và sinh động, hơn bất cứ cuốn sách hướng dẫn sử dụng hoặc tài tách rời phần mềm nào.
    EFFECT-Interactive Help được cài đặt ở tất cả các phiên bản phần mềm kế toán EFFECT. Đối với các phiên bản phần mềm đóng gói, ngay sau khi cài đặt mới phần mềm và đăng nhập thì bạn sẽ được tiếp xúc với giao diện của EFFECT-Interactive Help và được chỉ dẫn "tận tình"...
   

Bảng có nhiều cột có thể làm cho bạn rối mắt, ví dụ: Nghiệp vụ không liên quan đến TSCĐ hoặc kho hàng mà vẫn hiện ra các cột này trong bảng...

• Bạn phải đặt lại cấu hình cho nghiệp vụ (Loại C.từ) bằng cách nhấn nút “Op”-->”Cấu hình khác”, sau đó nhấn nút “...” của mục “Cấu trúc hiển thị dữ liệu”. Bỏ đánh dấu các cột dữ liệu mà bạn không muốn sẽ hiện ra.

Bạn có thể lúng túng không biết làm thế nào để thực hiện được công việc đơn giản này nếu như không được hướng dẫn cụ thể.

• Nhấn nút hình phễu bên phải ô “Ngày” hoặc nhấn Alt+0 (Alt+số không). Bảng hiện ra chứa dữ liệu của nghiệp vụ hiện thời và do bạn nhập vào (dữ liệu của người khác không hiện ra nếu bạn không có quyền) con trỏ chạy đến Record sau cùng. Trong bảng này bạn có thể sửa trực tiếp dữ liệu (như trên Excel), hoặc dùng chức năng Ctrl+F, Ctrl+G hoặc F4 để tìm đến chứng từ muốn xem, sửa. Khi đã chạy con trỏ đến chứng từ cần sửa bạn có thể nhấn F2 để đưa dữ liệu ra màn hình nhập liệu và sửa như khi nhập chứng từ mới.

Thao tác chọn một tên (mục) từ một danh mục bất kỳ để đưa ra ô nhập liệu trên màn hình nhập liệu là thao tác được thực hiện thường xuyên. Vì vậy nếu bạn tối ưu được thao tác này thì công việc nhập liệu sẽ được thực hiên nhanh hơn rất nhiều...

• Nếu bạn có thể nhớ được tương đối mã của các danh điểm (mã khách hàng, mã hàng hoá…) và có thói quen chọn danh điểm theo mã ký tự thì bạn có thể chọn mục từ danh mục bằng cách nhập các ký tự đầu của mã vào ô tương ứng trên màn hình nhập liệu, nhấn TAB hoặc Enter để hiện bảng và tiếp tục chọn bằng phím mũi tên và Enter.
• Trường hợp bạn không nhớ các ký tự bắt đầu mà chỉ nhớ xâu ký từ nào đó nằm trong của mã danh điểm (như nhớ xâu 001 trong mã ‘VL001’) thì bạn hãy nhập xâu lọc này sau khi nhập dấu ‘’ (bạn nhập �01), sau đó nhấn TAB hoặc Enter để chọn trong bảng.
• Từ phiên bản 3.0 trở lên, bạn có thể nhập các ký từ đầu của mã, sau đó nhập dấu và tiếp sau là một vài xâu lọc từ cột "Tên" cách nhau bằng dấu phẩy. Cách này tạo cho bạn có thể vừa chọn mục từ danh mục theo nhóm (ký tự đầu của mã) kết hợp với xâu lọc theo tên.
• Trường hợp danh mục không có trường mã (hoặc bạn không muốn chọn theo mã) thì bạn chọn tên danh mục theo nguyên tắc xâu lọc. Bạn đánh xâu lọc vào ô tương ứng trên màn hình nhập liệu, nhấn TAB hoặc Enter để vào bảng chọn và chọn bằng các phím mũi tên và Enter. Ở đây, bạn cũng cần nhớ các xâu ký tự đặc trưng cho các tên trong danh mục (tên khách hàng, hàng hoá, khoản mục chi phí…). Bạn sẽ nhớ được các xâu này vì công việc nhập liệu diễn ra lặp đi lặp lại hàng ngày. Với phiên bản từ 2.0 trở xuống, bạn chỉ dùng được 1 hoặc 2 xâu lọc cách nhau bằng dấu phẩy nhưng từ phiên bản 3.0 trở lên, bạn có thể đánh số lượng xâu lọc không hạn chế.
• Trường hợp danh mục chứa quá nhiều mục (ví dụ trên 10.000 danh điểm) và bạn chọn theo mã hoặc bằng 2 xâu lọc mà bảng hiện ra vẫn có rất nhiều dòng dẫn đến việc tìm đến dòng cần chọn gặp khó khăn thì bạn có thể thực hiện tiếp một trong 2 thao tác:

1.  Dùng tổ hợp phím Ctrl+F khi đang ở cột “Tên” để nhập xâu tìm kiếm. Nếu tìm lần đầu vẫn không tới dòng mong muốn thì dùng Ctrl+G để tìm tiếp cho đến khi tìm được (chú ý: phím Ctrl+G có tác dụng tìm tiếp thao tác Ctrl+F lần trước kể cả khi bạn thoát khỏi chương trình vào vào lại danh mục).
2.  Dùng chức năng F4 chọn ”>> Chứa” (khi đang ở cột “Tên”), nhập xâu lọc để tiếp tục thu gọn bảng và tìm đến mục cần chọn một cách dễ dàng hơn. Khi bảng đã thu gọn rồi thì bạn có thể sử dụng tiếp các tổ hợp phím Ctrl+F, Ctrl+G hoặc dùng tiếp phím F4…

• Có rất nhiều bạn sử dụng EFFECT chỉ dùng các phím mũi tên hoặc dùng chuột để chạy đến ô nhập liệu mong muốn (ví dụ để sửa hoặc xoá số liệu trên đó). Tuy nhiên, các thao tác này bị chậm (do chạy phím chậm, hoặc nhanh vượt qua ô mong muốn hoặc di chuyển chuột chậm…). Các cách này có thể làm chậm công việc nhập dữ liệu...

1. Cách chi chuyển nhanh nhất là sử dụng phím nóng: Ví dụ: Nhấn Alt+9 sẽ chạy ngay đến ô “Diễn giải”… Để biết được phím nóng của các ô nhập liệu là gì, bạn chỉ cần đưa con trỏ chuột đến ô nhập liệu đó, dừng giây lát và sẽ nhìn thấy thông báo phím  nóng (ToolTipText) ngay tại con trỏ chuột, hãy nhớ lấy phím nóng này để sử dụng sau này.
2. Bạn cũng có thể thay đổi phím nóng của các ô nhập liệu bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+K để vào bảng định nghĩa lại các phím nóng cho các ô nhập liệu.