Thực tế, trong doanh nghiệp, các công việc của các nhân viên trong các phòng ban này thường xuyên có liên quan đến các công việc của các nhân viên trong các phòng ban khác. Mối liên hệ này được thể hiện trong các quy trình hoạt động và sự trao đổi thông tin giữa các bước trong các quy trình. Hệ thống các quy trình hoạt động của doanh nghiệp được phân ra thành các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình chính có thể được phân chia thành các quy trình con nhỏ hơn, mỗi quy trình con được phân chia thành các bước theo thứ tự. Mỗi bước của quy trình thường là một công việc được xác định bằng các yếu tố: Đầu vào (nguyên liệu, thông tin), công cụ máy móc, nhân công (nguồn lực) và đầu ra (kết quả). Kết quả của bước trước thường là đầu vào của bước tiếp theo. Các yếu tố này đều được ghi nhận và quản lý trên phần mềm ERP. Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất có thể có quy trình sản xuất kinh doanh chính là: Bán hàng (kết quả là đơn hàng của khách hàng) -->Sản xuất (kết quả là sản phẩm đúng theo đơn hàng) --> giao hàng (kết quả là hàng đúng chủng loại đến đúng địa chỉ) -->Dịch vụ sau bán hàng (kết quả là đáp ứng yêu cầu bảo hành của khách hàng). Các bước chính này lại được phân tách thành các quy trình nhỏ hơn như: Quy trình bán hàng, quy trình xử lý đơn hàng, quy trình mua nguyên liệu, quy trình đóng gói giao hàng... Nếu các công việc của nhân viên trong doanh nghiệp luôn được quy định trong một quy trình nào đó thì ta nói doanh nghiệp đã được tác nghiệp theo quy trình. Doanh nghiệp có hệ thống quản lý hiệu quả khi có các quy trình tối ưu (tốt) và hoạt động doanh nghiệp được quản lý, vận hành theo đúng các quy trình này. Hai cách tác nghiệp Các nhân viên trong doanh nghiệp có thể tác nghiệp theo quy trình nhưng theo 2 cách: Không dùng phần mềm quản lý và có dùng phần mềm quản lý. Trong trường hợp đầu, các thông tin được lưu chuyển giữa các bước trong các quy trình bằng con đường thủ công như: Chuyển giấy tờ, copy file bằng tay. Kể cả ở từng bước có sử dụng phần mềm (rời rạc) nhưng việc nhân viên phải nhập lại số liệu ở từng bước làm giảm năng suất lao động và dữ liệu không có tính kiểm soát vì qua mỗi bước, dữ liệu có thể bị sai do nhập nhầm, hoặc dữ liệu đã chuyển bước sau rồi vẫn có thể sửa được ở bước trước. Nếu dữ liệu sửa lại ở bước trước mà không chuyển lại cho bước sau thì sẽ có sự sai lệch về số liệu giữa các bước của quy trình. Ngược lại nếu các nhân viên tác nghiệp theo quy trình được phần mềm quản lý mô phỏng theo hệ thống quản lý thì dữ liệu giữa các công đoạn được chuyển theo đường điện tử (đường mạng) và công đoạn sau có thể sử dụng dữ liệu ở công đoạn trước một cách tự động. Các chứng từ, tài liệu cần có chữ ký của các cấp quản lý vẫn được chuyển bằng tay giữa các bước nhưng tại mỗi bước luôn có thể đối chiếu với dữ liệu trên phần mềm và việc này làm tăng tính kiểm soát của hệ thống quản lý và tránh hoàn toàn các tài liệu giả mạo (ví dụ phiếu xuất hàng giả mạo). Mặt khác dữ liệu được chuyển tự động sẽ loại bỏ sai sót giữa các bước của quy trình.
Ví dụ: Các số liệu của đơn hàng có thể được chuyển qua nhiều bước đến tận công đoạn giao hàng và công đoạn này có thể sử dụng số liệu về số lượng hàng cần giao, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng... ERP là hệ thống phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp thực hiện tác nghiệp theo quy trình trên máy vi tính. Một trong những thách thức lớn nhất đối với nhà cung cấp hoặc phân phối giải pháp ERP (kể cả các giải pháp ngoại) là việc biến đổi (customize) phần mềm theo đúng quy trình quản lý phù hợp với doanh nghiệp. Các quy trình quản lý được xây dựng sẵn trong các hệ thống ERP chỉ là một trong những options (lựa chọn) của doanh nghiệp. Ngược lại thay đổi hệ thống quản lý để áp dụng theo những gì có sẵn trên phần mềm lại là một thách thức lớn đối với chính doanh nghiệp. Đây là cái khó của việc triển khai ERP. Quan điểm của EFFECT với phần mềm EFFECT-ERP là bổ sung vào phần mềm thật nhiều lựa chọn cho doanh nghiệp, ngoài ra phần mềm sẵn sàng biến đổi theo quy trình quản lý khi thấy đối với doanh nghiệp đây là điều tốt nhất cần thực hiện.
Đánh giá trên Facebook
