Hiện nay tỷ lệ các doanh nghiệp vừa và lớn ở Việt Nam hoạt động hoạt động phân tán là rất lớn (gọi là hoạt động theo Mô hình tổng công ty). Các doanh nghiệp này hoạt động dưới dạng tổng công ty hoặc công ty có nhiều chi nhánh. Các công ty con và các chi nhánh (gọi tắt là các đơn vị hoặc đơn vị thành viên) có địa điểm làm việc phân tán và có thể hoạt động dưới hình thức hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc. Nhu cầu quản lý của các công ty theo mô hình tổng công ty này đặt ra các yêu cầu đặc biệt đối với phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp là truyền và tổng hợp dữ liệu (data consolidation) để đưa ra các báo cáo toàn công ty hoặc báo cáo tổng công ty (gọi tắt là các báo cáo tổng công ty). Đối với các đơn vị hạch toán độc lập để, cần chuyển dữ liệu từ các đơn vị thành viên về văn phòng công ty định kỳ theo khoảng thời gian tuỳ theo yêu cầu (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý...). Đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc (ví dụ các điểm bán hàng), nhu cầu chuyển dữ liệu là thường xuyên hơn hoặc cao hơn là nhu cầu chạy trực tiếp phần mềm từ xa qua đường kết nối lease line hoặc theo đường internet.
Các phương pháp đồng bộ dữ liệu từ các đơn vị thành viên của EFFECT 2.0 và EFFECT 3.0
Phần mềm kế toán EFFECT có chức năng Sao chép dữ liệu ra (trên phiên bản cài đặt tại đơn vị) theo một khoảng thời gian bất kỳ (từ ngày... đến ngày). Kết quả việc sao chép là một tệp (file) duy nhất đã được nén và mã hoá đặc biệt. Tệp này sau đó được chuyển lên văn phòng công ty theo nhiều cách như: Gửi mail, truyền file qua đường Dial Up, copy bằng flash disk, đĩa CD... Tại văn phòng công ty hoặc tổng công ty, phiên bản phần mềm tổng (quản lý dữ liệu của tất cả các đơn vị thành viên) có chức năng Sao chép dữ liệu vào sẽ sao chép dữ liệu từ tệp nén chuyển đến và đưa vào vùng dữ liệu của đơn vị tương ứng trong cơ sở dữ liệu. Sau khi sao chép dữ liệu vào xong thì trên phiên bản tổng đã có thể xem dữ liệu chi tiết của đơn vị thành viên và in các báo cáo của từng đơn vị hoặc các báo cáo tổng công ty.
Trường hợp doanh nghiệp vùng xa không có ADSL phải dùng modem kết nối Dial Up thì có thể sử dụng khả năng mapping thư mục từ xa của hệ điều hành Windows và chỉ cần nhấn biểu tượng kết nối, sau đó nhấn nút trên phần mềm là dữ liệu đã được truyền về điểm trung tâm.
Tự động hơn nữa, EFFECT 3.0, EFFECT 4.0, EFFECT 5.0 có chức năng tự động truyền dữ liệu theo định giờ. Việc truyền dữ liệu có thể thực hiện ngay cả bằng kết nối điện thoại (Dial Up), hoặc qua Internet khi doanh nghiệp trang bị hệ thống mạng riêng ảo VPN hoặc đơn giản là trang bị một địa chỉ IP tĩnh. Ví dụ mỗi đơn vị thành viên được quy định sẵn sẽ tự động truyền dữ liệu vào một giờ nào đó vào ban đêm và phần mềm sẽ tự động truyền toàn bộ dữ liệu ngày hôm trước và sang ngày hôm sau thì trên văn phòng công ty đã có tất cả dữ liệu của tất cả các đơn vị thành viên ngày hôm trước mà đội ngũ nhân viên ở văn phòng công ty và tại các chi nhánh đều không cần phải thực hiện bất kỳ thao tác nào.
EFFECT 3.0, EFFECT 4.0, EFFECT 5.0 còn một phương án hay hơn là sử dụng chức năng Replication của Mirosoft SQL Server. Chức năng này đồng bộ cơ sở dữ liệu từ database tại đơn vị với database tại máy chủ đặt tại văn phòng công ty. Điều kiện là doanh nghiệp phải trang bị mạng riêng ảo VPN. Phương pháp này có ưu điểm là dữ liệu được đồng bộ với độ an toàn cao ngay cả khi đường truyền không thật ổn định và nhược điểm là tại các điểm ở xa cũng phải cài đặt phần mềm và database. Các công ty có các chi nhánh lớn thích hợp sử dụng phương pháp này.
Với EFFECT 4.0, EFFECT 5.0 phương án có chi phí thấp nhất là chạy phần mềm từ xa qua VPN sẽ phát huy hiệu quả cho các công ty có các chi nhánh hoặc điểm hoạt động từ xa có đường truyền ổn định (như đường cáp quang). Với phương án này, phần mềm chỉ cần được cài đặt tại điểm trung tâm và các điểm ở xa sẽ truy cập trực tiếp hàng ngày qua internet như một máy trạm trên mang nội bộ (LAN).
Riêng với EFFECT 5.0 sẽ tối ưu hóa tốc độ xử lý dữ liệu của các đơn vị có mô hình tổng công ty khi tổng hợp dữ liệu của các đơn vị thành viên, việc quản trị phân quyền người dùng tối ưu hơn cũng như giao diện thân thiện hơn.
Đánh giá trên Facebook
