Thông thường, các phần mềm kế toán có chức năng phân quyền sử dụng theo từng phần hành kế toán. Việc phân quyền này rất có tác dụng nhưng chưa đủ. EFFECT cung cấp chức năng phân quyền quản trị người dùng một cách chi tiết nhất.
Phân quyền nhập liệu
Bạn có thể phân quyền nhập liệu cho người sử dụng đến từng nhóm Loại chứng từ và từng loại chứng từ (kể cả các Loại chứng từ được tạo lập riêng cho doanh nghiệp).
Phân quyền xem, in báo cáo
Bạn có thể phân quyền xem, in báo cáo đến từng nhóm báo cáo và từng báo cáo cụ thể (kể cả các báo cáo được tạo lập riêng cho doanh nghiệp).
Phân quyền trên cây chức năng
EFFECT có cây chức năng ở giao diện nền (thay cho thực đơn ở các phần mềm khác). Một người sử dụng có thể bị cấm một số chức năng nhất định trên cây chức năng (như Nhập dữ liệu).
Phân quyền sửa danh mục
Quy định người sử dụng có thể được thêm bớt, sửa xoá các mục trong một danh mục hay không (như thêm bớt Vật tư, hàng hoá, thêm bớt khách hàng...).
Cấm quyền theo dòng
Có thể cấm người sử dụng không có quyền với một số dòng trong một danh mục (ví dụ: Kế toán chỉ có quyền nhập dữ liệu phát sinh cho một số bộ phận hoặc một số đơn vị cơ sở mà thôi...).
Cấm quyền theo cột
Có thể cấm người sử dụng không hiện ra các cột nào đó của một danh mục nào đó (ví dụ: Nhân viên xuất kho hàng hoá không được biết cột "Giá bán" trong danh mục hàng hoá...).
Cấm quyền theo Form (cửa sổ giao diện)
Có thể cấm người sử dụng nào đó không được quyền sử dụng Form (cửa sổ) bất kỳ. Khi đó người dùng sẽ không được vào Form này (ví dụ: Màn hình đặt cấu hình thì chỉ người quản trị hệ thống được phép sử dụng)..
Cấm quyền đến từng Object trên Form
Bạn có thể cấm một người dùng nào đó không được nhấn một nút nào đó, không được thay đổi một đánh dấu nào đó... trên Form bất kỳ (ví dụ: Người sử dụng nào đó có thể vào màn hình nhập liệu nhưng không có quyền nhấn nút "Đặt ẩn, hiện các ô nhập liệu".
Ngoài ra EFFECT còn có nhiều tính năng quản trị người dùng khác nữa như:
Quyền nhóm, Cấm sửa dữ liêu của User khác, Quyền đặt quyền, Cấm User, Quyền sửa sổ sách, báo cáo, Chỉ nhập dữ liệu không sửa, Quyền xoá dữ liệu, Cấm quyền Quản trị ngược, Cấm sửa dữ liệu đến ngày...
Khoá sửa dữ liệu và Khoá sổ dữ liệu
Một trong những cách để người quản trị hệ thống hoặc kế toán trưởng cấm không cho người sử dụng sửa những dữ liệu đã được "chốt" là đặt ngày khoá sửa dữ liệu. Khi đặt ngày khoá sửa dữ liệu, toàn bộ dữ liệu từ ngày khoá trở về trước sẽ không thể sửa đổi được. Trường hợp cần sửa dữ liệu đã khoá thì người có quyền phải xoá bỏ hoặc đặt lại ngày khoá sửa dữ liệu. Ngoài ra EFFECT còn cho phép đặt ngày khoá sửa dữ liệu khác nhau đối với từng người sử dụng. Trường hợp đặt ngày khoá sửa riêng cho một người dùng thì ngày khoá sửa chung sẽ không có hiệu lực đối với người dùng tương ứng.
Khi phần mềm đã hoạt động thời gian dài (ví dụ một vài năm), khối lượng dữ liệu trên database đã tương đối lớn làm chậm hệ thống thì người quản trị hệ thống hoặc kế toán trưởng có thể thực hiện chức năng khoá sổ dữ liệu tại thời điểm cuối tháng bất kỳ. Sau khi khoá sổ dữ liệu, người dùng không thể sửa được dữ liệu từ tháng khoá trở về trước nhưng mọi báo cáo và việc tìm kiếm dữ liệu trong thời gian đã khoá sổ vẫn có thể được thực hiện bình thường. Chức năng khoá sổ dữ liệu có mục đích đầu tiên là làm tăng tốc độ chạy chương trình do khi khoá sổ, chương trình đã cắt dữ liệu sao cho database được truy cập thường xuyên chỉ chứa dữ liệu sau ngày khoá sổ và như vậy tốc độ chương trình sẽ tăng lên. Chỉ có một cách duy nhất để sửa dữ liệu đã khoá sổ là người có quyền thực hiện chức năng Mở lại khoá sổ trên phần mềm.
Ngày khoá sổ dữ liệu được ưu tiên hơn ngày khoá sửa dữ liệu, tức là không thể xoá hoặc đặt lại ngày khoá sửa để có thể sửa được dữ liệu trước mốc khoá sổ dữ liệu.
