Khái niệm và sự cần thiết.
Truy cập ngược hay Quản trị ngược là khái niệm người sử dụng phân tích mổ xẻ các dữ liệu trên báo cáo bằng cách xem ngược lại các thông tin (hoặc báo cáo khác) liên quan đến các chỉ tiêu hiện thời trên báo cáo đang xem, việc truy cập ngược này có thể cứ tiếp diễn cho đến tận chứng từ gốc. Điều này có tác dụng không chỉ cho những người khai thác thông tin, kiểm tra dữ liệu (Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp) mà cả với những người tạo ra số liệu (nhập dữ liệu) khi có nhu cầu đối chiếu kết quả trên báo cáo với các dữ liệu chi tiết (chứng từ gốc), phát hiện sai sót và sửa đổi dữ liệu.
Nếu bạn làm kế toán trên máy, có thể bạn sẽ có nhu cầu xem ngay "Sổ chi tiết công nợ" của một khách hàng nào đó khi đang xem "Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng" để kiểm tra diễn biến bán hàng, thu tiền đã tạo nên số dư công nợ trên bảng tổng hợp.
Khi xem báo cáo (hoặc đối chiếu số liệu với khách hàng), nếu phát hiện thấy sai sót (ví dụ: Bạn đã nhập nhầm số lượng hàng bán hoặc nhầm số tiền trên phiếu thu...), bạn sẽ có nhu cầu sửa đổi sự sai sót này (tất nhiên là dữ liệu đang ở trong kỳ kế toán chưa khoá sổ). Thông thường, bạn phải quay lại giao diện "nhập dữ liệu", tìm kiếm lại dữ liệu sai và sửa đổi, sau đó quay lại xem báo cáo để kiểm tra, nếu vẫn chưa đúng thì bạn lại phải quay lại sửa tiếp dữ liệu... Quá trình này thường tốn nhiều thời gian và công sức. Bạn sẽ có nhu cầu tìm ngay ra dữ liệu gốc để sửa lại chỉ bằng một động tác (nhấn đúp chuột hoặc phím ENTER chẳng hạn trên báo cáo), sau đó sửa dữ liệu ngay mà không cần phải quay lại giao diện nhập liệu. Việc này gọi là sửa dữ liệu từ báo cáo hay Sửa dữ liệu từ ngọn.
Các báo cáo nào trong EFFECT có thể áp dụng Quản trị ngược và Sửa dữ liệu từ ngọn?
Tất cả các báo cáo, kể cả các báo cáo do người dùng tạo ra.
Người sử dụng có thể thay đổi (customize) cách thức Quản trị ngược của mọi báo cáo (đây cũng là đặc tính Động của EFFECT). Cách thức này có thể thay đổi từ công ty này đến công ty khác. Ví dụ: Các báo cáo đặc thù của mỗi doanh nghiệp thì cách thức Quản trị ngược sẽ theo yêu cầu của báo cáo đặc thù. Cách thức này được thay đổi bằng cách định nghĩa các báo cáo Enter xem chi tiết cho từng báo cáo. Khi nhấn ENTER (hoặc nhấn đúp chuột) tại một chỉ tiêu trên báo cáo, EFFECT sẽ chạy báo cáo Enter xem chi tiết hoặc hiện ra danh sách các báo cáo enter xem chi tiết, hoặc hiện ra dòng chứng từ gốc tương ứng với chỉ tiêu hiện thời trên báo cáo. Khi đang xem các báo cáo enter xem chi tiết, bạn lại có thể tiến hành việc Quản trị ngược trên báo cáo mới này... Cùng với khả năng tạo ra số lượng báo cáo không giới hạn của EFFECT, hệ thống báo cáo của doanh nghiệp có thể rất phong phú và việc "Du lịch" trên các báo cáo có thể giống như trên các trang WEB vậy.
Ví dụ: Khi đang ở bảng cân đối kế toán, bạn nhấn ENTER vào chỉ tiêu "Phải thu của khách hàng" và EFFECT hiện ra "Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng", khi ENTER ở dòng nào đó (khách hàng nào đó) của bảng tổng hợp phải thu của khách hàng, có hai lựa chọn: "Báo cáo bán hàng theo khách hàng" và "Sổ chi tiết công nợ người mua" (người dùng có thể thay đổi số lượng lựa chọn này), bạn có thể chọn một trong hai. Ví dụ bạn chọn "Sổ chi tiết công nợ người mua", EFFECT sẽ hiện ra sổ chi tiết công nợ của khách hàng tương ứng theo từng số liệu phát sinh (bán hàng, thu tiền...). Nếu bạn nhấn ENTER ở dòng nào đó trên sổ chi tiết công nợ, dòng chứng từ gốc sẽ hiện ra, bạn có thể sửa trên dòng này hoặc nhấn phím F2 để hiện ra màn hình nhập liệu có sẵn dữ liệu để có thể xem, sửa.
Trong ví dụ trên đây, bạn đã thực hiện Quản trị ngược và Sửa dữ liệu từ ngọn với năm tầng số liệu bắt đầu từ Bảng cân đối kế toán cho đến chứng từ gốc.
Quản trị ngược và Sửa dữ liệu từ ngọn có ảnh hưởng đến việc bảo mật dữ liệu?
Câu trả lời là Không !
EFFECT cung cấp việc đặt quyền bao gồm quyền Xem, quyền Enter xem chi tiết và quyền Sửa dữ liệu từ báo cáo đối với từng báo cáo, kể cả các báo cáo do người dùng tạo ra.
Đánh giá trên Facebook
