Thông tin nhanh và những số liệu báo cáo.
Các phần mềm kết toán tạo lập các sổ sách, báo cáo kế toán và cung cấp các thông tin phục vụ nhu cầu quản trị kinh doanh của các nhà quản lý. Hệ thống sổ sách, báo cáo đã cung cấp được rất nhiều thông tin mang tính định kỳ, các báo cáo theo khuôn mẫu định sẵn cũng phục vụ rất nhiều cho mục đích quản trị. Tuy nhiên, nhu cầu về thông tin khai thác từ các phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp là vô cùng phong phú. Trong quá trình điều hành, các câu hỏi cần được trả lời ngay lập tức thường phát sinh ngẫu nhiên và rất đa dạng. Nếu phần mềm kế toán có khả năng trả lời nhanh các câu hỏi với ít thao tác thì sẽ tiết kiệm thời gian rất nhiều cho những người khai thác thông tin. Sau đây, chúng ta cùng tham khảo một số cách sử dụng chức năng Quản trị xuôi trong EFFECT.
Công cụ tìm kiếm tổng quát, các thao tác sau tìm kiếm giúp truy tìm thông tin một cách hữu hiệu, đó là Quản trị xuôi.
Quản trị xuôi là quá trình khai thác thông tin bắt đầu từ dữ liệu gốc, hay các chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng các bản ghi (record) trong đó mỗi cột chứa đựng các thông tin của chứng từ như: Ngày phát sinh, số chứng từ, diễn giải nghiệp vụ, định khoản, các yếu tố quản lý liên quan như Khách hàng, Công trình, Vụ việc, Khoản mục chi phí, Đối tượng tính giá thành v.v... Module Tìm kiếm tổng quát trong EFFECT giúp bạn truy tìm thông tin và trả lời các câu hỏi bất kỳ liên quan đến số liệu phát sinh trong khoảng thời gian tuỳ ý. Sau đây là một số ví dụ minh hoạ về cách sử dụng chức năng này trong EFFECT. Nếu bạn đang dùng (hoặc sẽ dùng) EFFECT, bạn sẽ có thể có thêm kinh nghiệm để khai thác EFFECT hiệu quả hơn:
Liệt kê tất cả các bút toán chi tiền trong khoảng thời gian tuỳ ý
Bạn vào màn hình tìm kiếm dữ liệu, chọn khoảng thời gian tìm kiếm (từ ngày, đến ngày), chọn tài khoản lọc là “1111” (tiền mặt), sau đó nhấn “Tìm kiếm”, các bút toán liên quan đến tiền mặt sẽ hiện ra (nhưng cả thu và chi). Đưa con trỏ đến cột “TK có”, nếu bạn nhìn thấy dòng nào đó đã có ghi “1111” thì đưa vệt xanh đến đó và nhấn F12 (hoặc phím phải chuột, sau đó chọn Lọc tại chỗ theo giá trị ô hiện thời (F12). Bạn đã tìm ra tất cả các bút toán chi tiền trong khoảng thời gian chỉ ra. Nếu không nhìn thấy dòng nào có hạch toán ghi có “1111” thì bạn có thể nhấn F4 ở cột “Tk có”, sau đó chọn phép tính L= Vế trái bằng, nhập xâu lọc là 1111, nhấn OK, bạn sẽ có kết quả tương tự. Bạn có thể kiểm tra diễn giải các nghiệp vụ chi tiền, các thông tin liên quan như: Khách hàng, khoản mục chi phí...nhấn F3 để xem tổng tiền đã chi, F7 để in một số cột tuỳ chọn ra máy in hoặc đưa ra Excel.
Chỉ muốn xem các chứng từ chi trả tiền mua hàng cho nhà cung cấp (đối ứng 331)
Từ bảng kết quả trên đây, bạn đưa con trỏ đến cột “TK nợ”, nhấn phím F4 (hoặc nhấn phải chuột và chọn phép tính L= Vế trái bằng. Nhập xâu lọc 331, nhấn OK. Bảng sẽ hiện ra các phiếu chi trả nợ nhà cung cấp bằng tiền mặt.
Đã trả nợ các nhà cung cấp nào, bao nhiêu tiền?
Trong khoảng thời gian 1 tháng, có thể bạn đã mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhiều nhà cung cấp, có thể có nhà cung cấp mà bạn đã trả tiền nhiều đợt nhưng bạn không biết tổng số tiền đã thanh toán cho từng nhà cung cấp là bao nhiêu. Khi đó, với kết quả đã tìm ra ở trên, bạn chỉ cần đưa con trỏ đến cột “Đv.K.hàng” và nhấn F10 (hoặc nhấn phải chuột và chọn Gộp theo cột hiện thời (F10). EFFECT sẽ gộp dữ liệu và hiện ra bảng mới mầu xanh có các cột: Đv. K.hàng, Tiền, Phần trăm, Đồ thị và Số bản ghi (Records). Trong bảng này, bạn có thể sử dụng chức năng sắp xếp (F11) để sắp xếp số tiền tăng dần hoặc giảm dần, hoặc tên nhà cung cấp theo ABC... và bạn có thể nhìn vào cột Đồ thị để có thể xem “Đồ thị ngang” biểu thị số tiền lớn hay nhỏ. Bạn cũng có thể in bảng này ra máy in theo tiêu đề tự nhập vào bằng chức năng F7.
Tại sao thanh toán cho Cty A 200.000.000 đồng?
Các số liệu trong bảng có thể làm bạn ngạc nhiên, ví dụ đã trả cho Cty A hai trăm triệu đồng, sao nhiều vậy? Để trả lời câu hỏi này, bạn cần xem được ngay các phiếu chi tiền cho công ty A. Thao tác rất đơn giản, đưa con trỏ đến dòng “Cty A” và nhấn phím Enter (hoặc nhấn đúp chuột). Bảng các chứng từ chi tiền cho Cty A sẽ hiện ra. Bạn có thể kiểm tra số phiếu chi, diễn giải... của phiếu chi. Đến đây, bạn lại có một bảng số liệu liệu chi tiết, và lại có thể trả lời các câu hỏi liên quan đến các số liệu này một cách tương tự. Khi xem xong, để quay lại bảng trước (là bảng mầu xanh trước khi bạn nhấn Enter), bạn chỉ cần nhấn F5 và lại có thể nhấn Enter ở dòng chứa tên công ty khác...Ngoài ra bạn có thể nhấn phím F2 ở dòng bút toán để hiện ra Màn hình nhập liệu duy nhất của EFFECT đã chứa dữ liệu với mục đích xem, sửa dữ liệu...
