Tại sao cần tìm kiếm dữ liệu?
Trong quá trình thao tác với phần mềm kế toán, bạn chắc chắn có nhu cầu tìm kiếm lại dữ liệu với nhiều mục đích khác nhau:
Với các nhân viên nhập liệu, tìm kiếm ra dữ liệu mong muốn để đối chiếu, xem hoặc sửa.
Với kế toán thống kê, tìm kiếm ra dữ liệu để thống kê, in ấn.
Với kế toán tổng hợp, tìm kiếm ra dữ liệu để đối chiếu với các số liệu tổng hợp.
Với người quản trị hệ thống, tìm kiếm ra dữ liệu để xác định năng suất nhập liệu của các nhân viên, quy trách nhiệm sai sót dữ liệu...
Với giám đốc hoặc nhà quản trị kinh doanh, tìm kiếm ra dữ liệu để so sánh với các quyết định của mình. v.v...
Khái niệm tìm kiếm dữ liệu
Vậy, tìm kiếm dữ liệu trong phần mềm kế toán là gì? Đó là việc tìm kiếm ra các số liệu ở dạng chứng từ gốc tức là theo khuôn dạng đã nhập và có đầy đủ các thông tin của chứng từ gốc (như: Ngày chứng từ, Số chứng từ, Hạch toán, Đối tượng liên quan...). Tuy nhiên, các chứng từ gốc được tìm ra sẽ cùng thoả mãn điều kiện (hoặc tập hợp các điều kiện) nào đó gọi là Điều kiện lọc. Tìm kiếm dữ liệu khác việc xem báo cáo ở chỗ tìm kiếm dữ liệu chỉ đưa ra các số liệu ở dạng chứng từ gốc (chưa chế biến), còn các báo cáo có thể đưa ra số liệu đã chế biến. Số liệu trên các báo cáo có thể sai (do cách tính toán số liệu trong báo cáo bị sai) nhưng số liệu chưa chế biến (số liệu tìm kiếm ra) thì không thể sai vì đó là số liệu gốc. Vì thế, tìm kiếm dữ liệu có mục đích đầu tiên là để đối chiếu với chứng từ gốc và sửa khi thấy sai sót, đảm bảo mang tính nền tảng cho sự đúng đắn của các số liệu kế toán sẽ được chế biến sau này trên các báo cáo.
Phân loại tìm kiếm dữ liệu
Khái niệm tìm kiếm dữ liệu đơn giản như vậy nhưng cũng có phân loại của nó, việc phân loại dựa trên các đặc tính khác nhau của công việc tìm kiếm, có thể phân loại như sau:
Tìm kiếm dữ liệu trong phạm vi Module nhập liệu
Việc tìm kiếm này thường thấy ở các phần mềm kế toán theo kết cấu Module, tức là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phân thành nhóm và nhập liệu trên các màn hình (Form) khác nhau (như: Phiếu nhập, phiếu xuất...). ưu điểm của cách tìm kiếm này là tìm ra ngay các dữ liệu được nhập tại chính màn hình hiện thời để sửa dữ liệu, đối chiếu...nhưng nhược điểm là không có được các thông tin mang tính tổng quát (như khi làm phiếu thu tiền thì không thể tìm kiếm ra các số liệu liên quan đến việc bán hàng cho khách hàng của phiếu thu tiền này). Hình thức tìm kiếm này có ở hầu hết các phần mềm kế toán.
Tìm kiếm dữ liệu tổng quát
Là việc tìm kiếm ra dữ liệu trên tập dữ liệu của toàn bộ hệ thống kế toán theo điều kiện lọc xuyên suốt và tổng quát.
Ví dụ: Tìm tất các các phát sinh liên quan đến chỉ một khách hàng (có thể bao gồm cả các phiếu nhập, hoá đơn bán hàng, hoặc phiếu thu tiền...). Tìm tất cả số liệu phát sinh của một tài khoản (bất kể nghiệp vụ phát sinh là gì). Tìm tất cả các phát sinh về chi phí liên quan đến một công trình xây dựng... Các phần mềm kết cấu theo Module nhập liệu tách theo nghiệp vụ kế toán thường không có chức năng tìm kiếm tổng quát này. Phần mềm EFFECT ngoài việc tìm kiếm dữ liệu tổng quát còn có thêm phần mở rộng Các thao tác sau tìm kiếm. Tìm kiếm dữ trong Module in sổ sách báo cáo: Là việc tìm kiếm ra dữ liệu theo điều kiện lọc của các báo cáo. Việc này rất quan trọng vì cho khả năng đối chiếu từ các số liệu trên các báo cáo với các số liệu tạo nên chính báo cáo này. Với EFFECT, cùng với tiện ích Các thao tác sau tìm kiếm cung cấp khả năng đối chiếu nhanh và thuận tiện để có thể chắc chắn số liệu trên báo cáo được in ra là đúng với số liệu gốc.
Tìm kiếm dữ liệu tổng quát trong EFFECT
Ngoài việc tìm kiếm ra số liệu tổng quát trên toàn bộ hệ thống dữ liệu, EFFECT còn cung cấp các thao tác sau tìm kiếm với 15 thao tác ở cột bất kỳ và quan trong hơn là các thao tác này có thể được lặp lại với số tầng không hạn chế. Đó là: Lọc tại chỗ, Lọc tiếp (theo 10 phép tính), Quay lại trạng thái trước, Lọc loại trừ, Cộng phát sinh, Cộng phát sinh loại trừ, In dữ liệu tìm thấy, Thêm dòng (bút toán), Xoá dòng (bút toán), Sửa từ danh mục, Sửa dữ liệu đồng loạt, Sửa dữ liệu bằng MH nhập liệu, Gộp dữ liệu, Sắp xếp theo cột hiện thời, Xem tên User nhập hoặc sửa.
Đánh giá trên Facebook
