Khác biệt khả năng customize của phần mềm
Các hệ thống ERP ngoại thường chứa đựng các quy trình rất chi tiết và có thể phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp triển khai phần mềm. Tuy nhiên, các quy trình này được hình thành tại các nước phát triển có nền quản trị tiên tiến hơn ở Việt Nam và không phải lúc nào cũng phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong quá trình triển khai ứng dụng phần mềm, rất nhiều khi cần thiết phải đơn giản hoá quy trình trên phần mềm hoặc cắt bớt các thông tin quản lý cho phù hợp với doanh nghiệp và để tăng năng suất cập nhật thông tin tác nghiệp. Nếu không làm như vậy thì doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng phần mềm một cách không tối ưu hoặc phải thay đổi "chính mình" rất nhiều và việc thay đổi này đôi khi không hiệu quả hoặc bất khả thi. Trong trường hợp bắt buộc phải customize phần mềm, việc customize theo hướng vừa phải đơn giản hoá và vừa phải bổ sung thêm những yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp có thể còn khó khăn hơn so với việc xây dựng lại quy trình trên phần mềm xuất phát từ các quy trình đơn giản hơn.
Đối với EFFECT-ERP, các quy trình trên phần mềm không được chi tiết bằng trên hệ thống ERP ngoại nhưng đổi lại khả năng customize phần mềm là không giới hạn vì EFFECT chính là nhà phát triển phần mềm. Mặt khác, với kinh nghiệm trong việc trang bị phần mềm kế toán cho hàng ngàn doanh nghiệp chủ yếu là vừa và lớn tại Việt Nam, với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm, chúng tôi hoàn toàn có thể hiểu được chi tiết hoạt động của các doanh nghiệp và có thể cùng doanh nghiệp tạo lập ra các quy trình quản lý tối ưu cho doanh nghiệp. Kết quả của công việc này là "Bản đặc tả chức năng phần mềm".
Việc customize phần mềm để đáp ứng bản đặc tả chức năng phần mềm được thực hiện với năng suất rất cao và hiệu quả bằng sự trợ giúp của cơ chế lập trình chạy ngay và thậm chí có thể được thực hiện từ xa qua internet. Trong giai đoạn tinh chỉnh phần mềm sau khi đã xây dựng xong và cài đặt vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp, việc chỉnh sửa phần mềm được thực hiện "tại hiện trường" qua sự trao đổi thông tin trực tiếp giữa nhân viên EFFECT và cán bộ nghiệp vụ bên phía doanh nghiệp nên có năng suất rất cao. Việc triển khai các phần mềm ngoại thường theo các quy trình chặt chẽ nên năng suất customize phần mềm có thể không cao. Như vậy mấu chốt của sự khác biệt ở đây là khả năng customize phần mềm theo cách thức có năng suất cao hơn của EFFECT-ERP.
Các nhà tư vấn triển khai phần mềm ngoại thường áp dụng cách thức tìm giải pháp để có thể thuyết phục khách hàng sử dụng được những gì đang có trên phần mềm. Lý do để thực hiên việc này là khả năng sẵn sàng về các quy trình nghiệp vụ trên phần mềm ngoại và một lý do rất quan trọng nữa là các nhà tư vấn triển khai "nội" gặp khó khăn trong việc customize phần mềm "ngoại" do không phải trực tiếp là nhà phát triển phần mềm. Tuy nhiên cách thức này thường tạo ra tình trạng phần mềm sử dụng không được tối ưu và không được đáp ứng "theo yêu cầu".
Khác biệt trong việc tạo lập các modules mới lạ
Rất nhiều khi, doanh nghiệp có nhu cầu quản lý những quy trình công việc rất khác biệt mà không có sẵn trong bất cứ module nào của hệ thống ERP (ví dụ như QL các cổ đông cho công ty cổ phần, quản lý việc cho cán bộ CNV vay tiền nhiều đợt...). Trong trường hợp này, phần mềm cần phải có khả năng bổ sung thêm modules mới lạ. EFFECT-ERP đã sẵn sàng cho nhu cầu này vì có khả năng "Lập trình chạy ngay". Module mới sẽ được bổ sung tích hợp vào giao diện phần mềm mà không làm ảnh hưởng đến các chức năng đang được sử dụng hàng ngày tại doanh nghiệp. Việc bổ sung các modules mới này đối với phần mềm ngoại sẽ khó khăn hơn vì nhà tư vấn triển khai phần mềm là đối tác Việt Nam mà không phải là nhà phát triển phần mềm.
Khác biệt trong quy trình triển khai
Cách triển khai của EFFECT là khảo sát tỉ mỉ doanh nghiệp, xây dựng Bản đặc tả chức năng phần mềm chi tiết, customize phần mềm theo đúng bản đặc tả tức là khi đã cài đặt phần mềm thì phần mềm đã "vừa khớp" với doanh nghiệp kể cả về nghiệp vụ cũng như quy mô doanh nghiệp. Các chức năng, giao diện, hệ thống báo cáo... và cả cách sử dụng phần mềm đều đã được hai bên thống nhất trong bản đặc tả chức năng phần mềm nên việc triển khai tiếp theo sau khi EFFECT thực hiện việc customize phần mềm tại EFFECT sẽ trở lên thật đơn giản. Đơn thuần chỉ là việc hướng dẫn sử dụng và tinh chỉnh phần mềm. Hơn nữa việc tinh chỉnh phần mềm được thực hiện bằng khả năng cực mạnh của công nghệ lập trình chạy ngay. Không còn sự rắc rối, tranh cãi về các chức năng phần mềm và cách thức hoạt động của chương trình giữa hai bên nữa. Hiện nay, chúng tôi đang có những phương pháp rất hiệu quả trong việc khảo sát, phân tích hoạt động doanh nghiệp thành các quy trình đơn giản cho dù với doanh nghiệp lớn có hoạt động phức tạp.
