Đối với dự án ERP, trước khi bắt tay vào xây dựng hoặc sửa chữa phần mềm có sẵn, việc xây dựng hệ thống quản lý trong đó có hệ thống các quy trình tác nghiệp phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (DN) là việc có tầm quan trọng sống còn cho sự thành công của dự án.
Theo EFFECT, doanh nghiệp cần phân biệt rạch ròi 2 khái niệm: Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp và triển khai ERP. Hệ thống quản lý doanh nghiệp bao gồm các tài liệu về cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm, đặc tả vị trí công việc và đặc biệt là các quy trình hoạt động bao gồm nội dung quy trình, các biểu mẫu và các hồ sơ phát sinh theo thời gian. Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp là tạo lập các tài liệu này để tất cả đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp làm căn cứ thực hiện các công việc hàng ngày một cách có hiệu quả. Còn triển khai ERP là tìm kiếm và trang bị phần mềm ERP làm công cụ để thực thi những quy định của hệ thống quản lý doanh nghiệp theo năng suất và hiệu quả cao nhất. Doanh nghiệp chỉ hoạt động tốt khi có hệ thống quản lý hiệu quả và có một phần mềm ERP thực thi hệ thống quản lý hữu hiệu.
Tất nhiên song song với việc xây dựng hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể triển khai ERP và nhà cung cấp giải pháp ERP cũng có thể đồng thời là nhà cung cấp dịch vụ xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không quá lớn có thể tìm chỉ một nhà cung cấp để thực hiện cả hai công việc này bằng cách coi nhà cung cấp giải pháp ERP cũng là nhà tư vấn về hệ thống quản lý doanh nghiệp thông qua việc xây dựng các quy trình và cải tiến hệ thống quản lý đang có. Các doanh nghiệp lớn hơn cần phải tìm kiếm nhà tư vấn độc lập để xây dựng hệ thống quản lý của mình và sau đó tìm kiếm nhà cung cấp giải pháp ERP để thực thi việc triển khai phần mềm.
Một trong những công việc quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý là xây dựng hệ thống các quy trình hoạt động tối ưu và phù hợp với doanh nghiệp. Còn nhiệm vụ của phần mềm ERP là mô phỏng các quy trình này trên phần mềm sao cho khi sử dụng phần mềm vào tác nghiệp hàng ngày, đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp có được năng suất và hiệu quả cao nhất.
ERP và các quy trình
Bất kỳ một hệ thống phần mềm ERP nào trước khi áp dụng cho một DN cũng đều có sẵn các modules quản lý hoạt động theo các quy trình định trước trên phần mềm. Thông thường những quy trình này đã được kiểm nghiệm ở một số DN thành công. Các phần mềm ERP lớn còn có các khả năng lựa chọn các quy trình trên phần mềm để áp dụng vào từng DN một cách phù hợp nhất. Tuy nhiên, khi ERP triển khai cho các DN, sự phù hợp của các quy trình có sẵn trên phần mềm so với hoạt động theo hệ thống quản lý đang có của DN không phải lúc nào cũng có, đặc biệt là các DN Việt Nam. Các tình huống có thể xảy ra là:
Không có quy trình quản lý trên phần mềm theo lĩnh vực hoạt động và ngành nghề của DN triển khai ERP
Ví dụ một phần mềm ERP mà các quy trình trên phần mềm đang được xây dựng cho ngành sản xuất giày dép thì khi triển khai cho DN ngành sản xuất xi măng sẽ có các quy trình riêng của DN sản xuất xi măng mà phần mềm hiện tại không đáp ứng được. Trong trường hợp này cách duy nhất để áp dụng được phần mềm là xây dựng quy trình mới trên phần mềm cho phù hợp với DN sản xuất xi măng. Trên thực tế, số lượng ngành nghề của các DN là rất lớn, vì vậy rất khó có sản phẩm ERP nào mà có sẵn các quy trình quản lý cho mọi ngành nghề. Vì vậy một trong những tiêu chuẩn đánh giá các hệ thống ERP là khả năng sửa đổi bổ sung phần mềm theo các quy trình mới nảy sinh theo yêu cầu của DN triển khai ERP.
Trên phần mềm đã có quy trình quản lý theo lĩnh vực hoạt động và ngành nghề của DN nhưng chưa phù hợp hoàn toàn
Ví dụ trên phần mềm ERP đã có sẵn quy trình quản lý sản xuất cho ngành sản xuất bao bì nhưng khi áp dụng vào một công ty mới cũng thuộc ngành này, do quy mô DN khác đi, hoặc cách thức bố trí phòng ban nhân sự cũng khác đi nên quy trình có sẵn trên phần mềm không hoàn toàn phù hợp. Trong trường hợp này, có 2 cách giải quyết: Cách thứ nhất là DN chấp nhận tự thay đổi cách tổ chức và quản lý của mình để phù hợp với quy trình có sẵn trên phần mềm và cách thứ hai là sửa đổi quy trình trên phần mềm cho phù hợp với thực tế của DN.
Trong rất nhiều trường hợp, chỉ do vấn đề thói quen khó thay đổi của đội ngũ nhân viên trong DN mà phần mềm cần phải hiệu chỉnh lại cho phù hợp với các thói quen này. Ngược lại, nếu phần mềm không sửa đổi được thì bắt buộc DN phải thực hiện các công việc đả thông tư tưởng và huấn luyện thay đổi thói quen cho phù hợp với chương trình.
DN chủ động thay đổi quy trình quản lý theo quy trình có sẵn trên phần mềm
Có nhiều trường hợp hệ thống quản lý của DN chưa được hoàn thiện hoặc chưa bài bản, DN có thể lựa chọn các sản phẩm ERP đã có sẵn các quy trình quản lý theo đúng ngành nghề và hợp đồng với nhà tư vấn xây dựng hệ thống quản lý theo hướng phù hợp với phần mềm để dễ dàng áp dụng phần mềm đồng thời hoàn thiện hệ thống quản lý của mình. Các phần mềm ERP ngoại áp dụng vào Việt Nam thường theo hướng này nhưng cũng không ít khó khăn nảy sinh do hoàn cảnh Việt Nam khác xa so với môi trường nước ngoài và chế độ kế toán Việt Nam cũng gây khó khăn đáng kể.
EFFECT-ERP và sự đáp ứng các quy trình
EFFECT-ERP chứa đựng sẵn các quy trình hoạt động cơ bản cho các loại hình DN Thương mại, Sản xuất và dịch vụ. Chúng tôi cho rằng trong hoàn cảnh Việt Nam, khi mà đại đa số các DN còn chưa định hình hệ thống quản lý khoa học và ổn định thì việc đưa vào áp dụng các hệ thống ERP không có khả năng hoặc có khả năng sửa đổi các quy trình nhưng rất yếu sẽ gặp nhiều khó khăn. Hoặc DN sẽ tốn kém nhiều chi phí và thời gian để "thay đổi chính mình", hoặc DN sẽ phải bỏ ra nhiều tiền "thêm" cho nhà cung cấp phần mềm để "thay đổi phần mềm".
Các phần mềm ngoại tỏ ra rất mạnh về mô hình quản trị theo tiêu chuẩn quốc tế, tuy nhiên nói chung không phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam và phải sửa đổi nhiều. Các quy trình trên phần mềm cũng vậy, khả năng thích nghi của các DN Việt Nam với các quy trình trên phần mềm nước ngoài cũng rất hạn chế. Có quá nhiều các khái niệm, tham số, chức năng, quy tắc trên phần mềm mà các DN Việt Nam không có nhu cầu hoặc không phù hợp, đặc biệt là ngôn ngữ mô tả trên phần mềm không phải tất cả đều là tiếng Việt, do vậy phần mềm ngoại phần lớn vẫn phải sửa đổi rất nhiều mới có thể áp dụng vào các DN Việt Nam. Khó khăn trong việc sửa đổi phần mềm nhiều khi không phải do khả năng phần mềm mà do khả năng của nhà tư vấn triển khai nội địa. Nhà sản xuất phần mềm chỉ có thể chuyển giao các nội dung kỹ thuật cho nhà tư vấn nội địa trong phạm vi cho phép mà không phải là tất cả. Nhà tư vấn triển khai không phải là nhà sản xuất phần mềm nên cũng không thể có khả năng sửa đổi phần mềm ở mức toàn diện được. Do đó, các dự án ERP ngoại thường chỉ triển khai thuận lợi với các DN nước ngoài hoặc có vốn đầu tư nước ngoài, trừ khi các phần mềm ngoại có phương án sửa đổi phần mềm riêng đối với thị trường Việt Nam.
Đối với EFFECT-ERP, việc sửa đổi phần mềm bằng cách ứng dụng công nghệ Lập trình chạy ngay là chủ trương của chúng tôi để có thể đưa ra sản phẩm phù hợp nhất đến từng khách hàng. Các quy trình có sẵn trên EFFECT-ERP nói chung đã có sự phù hợp tương đối với các DN sản xuất và thương mại ở Việt Nam nhưng khả năng thay đổi không giới hạn của EFFECT-ERP cho phù hợp với DN, nhất là thoả mãn các yêu cầu chi tiết là vô cùng cần thiết để đảm bảo chắc chắn sự thành công của dự án. Chúng tôi có thể sửa đổi phần mềm ở mọi cấp độ. Đội ngũ tư vấn của EFFECT có kiến thức về các hệ thống quản lý DN, nên đối với các DN không quá lớn, chúng tôi có thể cùng DN đưa ra các quy trình quản lý hữu hiệu. Đối với các DN thực sự lớn, sự kết hợp giữa nhà tư vấn chuyên nghiệp, EFFECT và khách hàng sẽ là sự hợp tác hiệu quả.
Tương tự như phần mềm kế toán EFFECT, qua thời gian chúng tôi luôn tổng quát các nhu cầu của khách hàng thành các chức năng trên phần mềm và trở thành các lựa chọn cho khách hàng sau đó. Đối với EFFECT-ERP cũng vậy, các quy trình mới hoặc các lựa chọn khác nhau khi áp dụng quy trình cũng luôn được tổng quát hoá và cập nhật vào phần mềm. Điều quan trong là DN là người biết rõ hơn ai hết các nhu cầu của mình và EFFECT-ERP sẽ là phần mềm luôn có khả năng và sẵn sàng đáp ứng được tất cả các yêu cầu này.
Và cuối cùng, chắc chắn qua thời gian, EFFECT-ERP sẽ có càng nhiều quy trình được chuẩn hoá trên phần mềm và chúng tôi sẽ có các phiên bản riêng chuẩn hoá cho từng ngành nghề phù hợp đặc thù quản lý và cách thức ứng dụng phần mềm của các doanh nghiệp Việt Nam.
Đánh giá trên Facebook
