Trong thời đại ngày hôm nay, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua việc sử dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của mình, đặc biệt là việc sử dụng các phần mềm kế toán và phần mềm quản lý DN. Sự phong phú về quy mô và lĩnh vực hoạt động của các DN tạo ra nhu cầu cực kỳ đa dạng về phần mềm kế toán và phần mềm quản lý DN. Có thể tóm tắt các lý do của sự đa dạng trong nhu cầu của các DN như sau:
Thực tế nhu cầu rất đa dạng trên đây đặt ra các nhiệm vụ nặng nề cho các nhà xây dựng và phát triển các phần mềm kế toán và phần mềm quản lý doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra là: Liệu có phần mềm đa năng có thể đáp ứng được nhu cầu đa dạng của tất cả các doanh nghiệp? Theo chúng tôi, cho dù có hay không thì chắc chắn các nhà phát triển phần mềm cũng muốn hướng phần mềm của mình làm sao để có thể làm được điều đó !
Do nhu cầu của các doanh nghiệp phong phú như vậy nên một nhà cung cấp phần mềm kế toán, phần mềm quản lý DN (ví dụ ERP) có thể định hướng phần mềm của mình vào nhóm khách hàng mục tiêu xác định, và tìm cách thoả mãn nhóm khách hàng này. Ví dụ có những phần mềm kế toán chỉ định hướng cho các doanh nghiệp nhỏ, hoặc chỉ định hướng vào lĩnh vực kế toán tài chính. Mặc dù vậy, ngay cả trong nhóm khách hàng mục tiêu hẹp thì nhu cầu của DN vẫn đa dạng và phần mềm cũng vẫn cần phải có tính chất nào đó để có thể tuỳ biến và thích nghi được với doanh nghiệp, ngoại trừ nhóm doanh nghiệp cực nhỏ. Theo quan điểm của EFFECT, chúng tôi cho rằng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý doanh nghiệp (như ERP) cần phải có tính chất năng động thì mới đáp ứng được cho khách hàng, kể cả cho nhóm khách hàng hẹp. Chúng tôi gọi tính chất này là Tính động.
Khái niệm tính động
Theo EFFECT:
Tính động được định nghĩa là khả năng thay đổi, thêm, bớt các thông số đầu vào và khả năng thay đổi, thêm, bớt các thông số đầu ra theo các yêu cầu quản trị hay nói cách khác là khả năng biến hoá của chương trình nhằm phù hợp với các yêu cầu quản trị, yêu cầu đặc thù trong các giai đoạn hoạt động khác nhau của DN.
Như vậy Tính động của phần mềm được sinh ra nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu vô cùng đa dạng của các doanh nghiệp. Một phần mềm như thế nào thì được gọi là có tính động? Các phần mềm có thể tuỳ biến phần nào theo định nghĩa tính động trên đây đều mang tính động nhưng đã là tính chất thì tất nhiên một phần mềm có thể Động nhiều, Động ít hoặc Không động. Phần mềm không có giao diện thêm bớt, tuỳ biến nghiệp vụ đầu vào thì không được gọi là phần mềm động cho dù nó có giao diện sửa đổi hệ thống báo cáo đầu ra. Khi không có tính động Đầu vào, tính động Đầu ra sẽ phát huy hiệu quả rất thấp.
Từ khái niệm tính động trên đây làm nảy sinh ra nhiều khái niệm khác như: Phần mềm Động (là phần mềm mang tính Động), Phần mềm Tĩnh (phần mềm không có tính động), Tính động đầu vào (là tính chất có thể thay đổi, thêm bớt các thông số đầu vào của phần mềm - thông thường là hệ thống các nghiệp vụ đầu vào), Tính động đầu ra (là tính chất có thể thay đổi, thêm bớt các thông số đầu ra của phần mềm - thông thường là hệ thống báo cáo),Động toàn phần (là mọi thứ trên phần mềm đều có thể thay đổi được). Biến đổi (hay Customize) phần mềm (là việc dựa vào tính động của phần mềm để tuỳ biến phần mềm cho phù hợp với mô hình riêng xác định của một DN hoặc để đạt được một chức năng nào đó theo yêu cầu của DN)...
Liên quan đến tính động, bạn có thể nhận thấy ngay cả Bộ tài chính cũng có thông tư về tiêu chuẩn lựa chọn phần mềm kế toán trong đó quy định "phần mềm kế toán phải có khả năng sửa đổi hệ thống báo cáo..." có nghĩa là phần mềm kế toán áp dụng cho các DN phải có Tính động đầu ra.
Tính động là cách duy nhất giúp cho các phần mềm kế toán và phần mềm quản lý doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu đa dạng của các DN. Một số phần mềm kế toán hoặc ERP có nói đến khái niệm Tham số hoá, theo chúng tôi đây cũng là cách nói khác đi của tính động tuy mức độ động của phần mềm khác nhau sẽ có thể rất khác nhau.
Nhận diện phần mềm kế toán động
Bạn có thể nhận diện phần mềm kế toán Động hay Không Động dựa vào việc nhìn nhận các thông số sau:
Bạn hãy thử yêu cầu nhà cung cấp phần mềm thao tác thay đổi cái gì đó trên phần mềm kế toán, ví dụ: Nghiệp vụ đầu vào mới hoặc mẫu báo cáo mới. Nếu không thực hiện được thì chắc chắn phần mềm bạn đang xem xét không phải là phần mềm động.
Bạn đã so sánh được sự khác nhau trong việc đáp ứng nhu cầu đa dạng của DN giữa phần mềm động và phần mềm tĩnh. Tuy nhiên bạn chưa nhìn thấy được các khía cạnh trên góc nhìn của những nhà thiết kế và lập trình phần mềm.
Điều đầu tiên chúng tôi muốn nói là phần mềm Động và phần mềm Tĩnh khác nhau ngay từ các yếu tố nền tảng chương trình, từ cấu trúc cơ sở dữ liệu, cách phân bố các bảng dữ liệu (tables), số lượng trường dữ liệu cho các bảng, phân bổ cách lưu trữ dữ liệu cho các phần hành... cho đến cách thiết kế về giao diện (nhiều hay ít, tích hợp hay không...) và các chức năng của phần mềm.
Các nhà thiết kế và phát triển phần mềm Động luôn có tư tưởng động trong suốt quá trình xây dựng phần mềm, coi đây là ưu tiên số 1 và họ sẵn sàng hy sinh một số đặc tính (không cơ bản) của phần mềm để đạt được tính động nhằm đáp ứng các yêu cầu tổng quát thông qua việc biến đổi (customize) chương trình dựa vào tính động của phần mềm mà không phải lập trình. Ngược lại các nhà phát triển phần mềm Tĩnh luôn nhắm phần mềm của mình đạt được một mục tiêu xác định hay thoả mãn một mô hình xác định và không phát triển phần mềm theo hướng tổng quát hoá yêu cầu. Đối với phần mềm kế toán, các phần mềm tĩnh nặng về việc mô phỏng hệ thống kế toán theo các phần hành, còn các phần mềm động phát triển theo hướng Hệ thống xử lý thông tin. Vì vậy phần mềm Động không bị cứng nhắc trong các mô hình cố định mà có thể tuỳ biến tổ hợp ra nhiều mô hình khác nhau.
Một câu hỏi đặt ra là phần mềm tĩnh liệu có thể lập trình lại để trở thành phần mềm động? Chúng tôi cho rằng điều này không thể thực hiện được vì các lý do:
Việc lựa chọn phần mềm Động hay Tĩnh đối với doanh nghiệp là câu hỏi thực sự cần phải cân nhắc. Lựa chọn phần mềm động hay tĩnh còn phụ thuộc nhiều vào tư duy và cách nhìn nhận của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Do giá cả của phần mềm Động thường cao hơn nhiều so với phần mềm tĩnh (bởi có yếu tố customize theo yêu cầu khi triển khai) nên đối với những doanh nghiệp rất nhỏ (dưới 50 nhân viên) có nhu cầu quản trị thấp thì lựa chọn phần mềm tĩnh cũng là một phương án hợp lý.
Điều dễ nhận thấy là phần mềm động thích hợp cho các DN có nhu cầu dùng phần mềm vào công việc quản trị. Đối với DN càng lớn thì nhu cầu này càng rõ rệt. Tuy nhiên, rất nhiều lãnh đạo DN nhỏ có tư duy nhìn xa trông rộng và là người chịu chơi thì việc lựa chọn phần mềm động cũng là hợp lý. Họ nhìn nhận doanh nghiệp sẽ lớn lên và một thời gian không xa (ví dụ 1-2 năm sau) thì quy mô doanh nghiệp sẽ phát triển và nhu cầu quản trị tất yếu sẽ tăng cao. Lúc đó chi phí về thời gian và tiền bạc để chuyển đổi sang phần mềm động còn tốn kém hơn nhiều so với việc mua phần mềm động ngay từ bây giờ. Hoặc ít ra thì họ cũng lựa chọn phần mềm tĩnh của nhà cung cấp có thể nâng cấp tương thích được lên phần mềm động sau này như EFFECT.
Phần mềm tĩnh còn có ưu điểm được chuẩn hoá, đơn giản, dễ sử dụng và thích hợp cho các đối tượng sử dụng có trình độ tin học yếu. Chi phí triển khai của nhà cung cấp cho phần mềm tĩnh là rất thấp, chủ yếu là thời gian hướng dẫn sử dụng - không có việc sửa đổi hoặc customize phần mềm vì đây là sự thống nhất giữa khách hàng và nhà cung cấp phần mềm - và do đó giá bán của phần mềm tĩnh cũng thấp nhiều so với phần mềm động. Đây là những ưu điểm rõ ràng của phần mềm tĩnh mà phần mềm động không thể có được. Các doanh nghiệp có trình độ nghiệp vụ yếu cũng có thể lựa chọn phần mềm tĩnh vì họ không biết đặt ra các yêu cầu riêng và thường là chấp nhận tất cả những gì có sẵn trên phần mềm, cố gắng học theo nó và ứng dụng vào công việc của mình.
Như vậy phần mềm Tĩnh và phần mềm Động có những sứ mạng riêng của mình và không thể thay thế nhau 100% được nhưng trong bước đường phát triển của mọi doanh nghiệp thì đến một thời điểm nào đó, sử dụng phần mềm động sẽ là tất yếu vì không có doanh nghiệp nào còn tồn tại mà luôn dậm chân tại chỗ với quy mô nhỏ mãi... |
