Khi tất cả các chức năng của phần mềm đã được thử nghiệm thành công tại doanh nghiệp theo đúng như bản mô tả chức năng phần mềm mà hai bên đã ký với nhau và khi toàn bộ đội ngũ nhân viên tác nghiệp phần mềm bên phía doanh nghiệp đều đã tự vận hành được phần mềm theo vị trí công việc của mình (theo các biên bản nghiệm thu thành phần) thì hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu phần mềm tổng thể và đánh dấu việc triển khai dự án đã thành công và dự án được chuyển sang giai đoạn bảo hành.
Công việc bảo hành sản phẩm phần mềm
Việc nghiệm thu phần mềm mới chỉ đánh dấu phần mềm đã được triển khai thành công với khối lượng dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nghiệm thu hợp đồng. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp rất có thể có các trạng thái dữ liệu đầu vào chưa xảy ra và chưa nằm trong tầm kiểm soát của phần mềm hoặc các chức năng có thể vẫn chưa được kiểm nghiệm hoàn toàn nên phần mềm vẫn cần phải kiểm tra và có thể chỉnh sửa trong một khoảng thời gian nữa sau khi nghiệm thu dự án. Khoảng thời gian này gọi là thời gian bảo hành sản phẩm và kéo dài khoảng 1 năm đối với các sản phẩm của EFFECT.
Trong thời gian bảo hành sản phẩm, EFFECT có nhiệm vụ đảm bảo cho phần mềm luôn hoạt động theo đúng các chức năng được mô tả trong bản đặc tả chức năng phần mềm. Tất cả các chức năng mới cần bổ sung (khi doanh nghiệp có nhu cầu) nằm ngoài bản đặc tả chức năng phần mềm đều phải được sự bàn bạc giữa hai bên trong khuôn khổ những thoả thuận mới ngoài dự án triển khai phần mềm.
Các công việc được EFFECT tiến hành miễn phí trong thời gian bảo hành là:
Sửa lỗi phần mềm
Tất cả các lỗi phần mềm như lỗi tính toán số liệu, báo cáo chạy số liệu không đúng, lỗi tin học, lỗi luân chuyển dữ liệu theo quy trình... trong khuôn khổ các chức năng đã xây dựng trong phần mềm.
Tư vấn hướng dẫn sử dụng chương trình
Khi nhân viên sử dụng chương trình quên hoặc chưa nắm được một số thao tác sử dụng phần mềm thì sẽ được EFFECT hướng dẫn lại hoặc tư vấn sử dụng qua đường điện thoại, email...
Tư vấn hoặc trực tiếp giúp đỡ chỉnh sửa dữ liệu
Trong rất nhiều trường hợp khi các số liệu trên báo cáo hiện ra không đúng do dữ liệu đầu vào sai và cần sửa lại, hoặc có những trường hợp cần sửa dữ liệu đồng loạt nhanh nhất... mà nhân viên nghiệp vụ bên phía doanh nghiệp chưa biết cách thực hiện thì có thể yêu cầu hỗ trợ từ EFFECT. Các nhân viên EFFECT sẽ tư vấn hỗ trợ hoặc trực tiếp giúp nhân viên nghiệp vụ thực hiện thực hiện công việc sửa dữ liệu này.
Tư vấn giải quyết khắc phục các sự cố do phần cứng gây ra
Khi có những sự cố về phần cứng như kết nối mạng nội bộ không ổn định, virus máy tính, hỏng hóc đĩa cứng... làm ảnh hưởng đến sự hoạt động của phần mềm thì EFFECT cũng tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp để giải quyết sự cố. Các hiện tượng thường thể hiện trên phần mềm như không mở được chương trình, đang thực hiện thì phần mềm bị treo, phần mềm thông báo các tệp hỏng hoặc không tồn tại... Khi đó EFFECT sẽ giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân và tư vấn cách giải quyết như: Yêu cầu bộ phận IT kiểm tra lại hệ thống mạng nội bộ, hỗ trợ backup và restore dữ liệu, cài lại phần mềm sau khi đĩa cứng đã được sửa đổi...
Các hỗ trợ khác
Khi doanh nghiệp tiến hành nâng cấp phần cứng như nâng cấp máy chủ, thay đổi máy trạm, nâng cấp đĩa cứng... thì EFFECT sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cài đặt lại phần mềm sao cho sau khi tiến hành sửa đổi hoặc nâng cấp phần cứng thì phần mềm sẽ được phục hồi và hoạt động bình thường.
Các phương thức tiến hành công việc bảo hành phần mềm:
Qua điện thoại, email
Khi có sự cố hoặc yêu cầu tư vấn, nhân viên nghiệp vụ bên phía khách hàng thông báo cho bộ phận bảo hành EFFECT hoặc trực tiếp cho nhân viên kỹ thuật của EFFECT phụ trách khách hàng. Đầu tiên EFFECT sẽ giải quyết thông qua trao đổi qua điện thoại hoặc bằng hình thức gửi email.
Hỗ trợ thông qua kết nối Internet
Khi khách hàng có trang bị kết nối ADSL và hai bên thống nhất có thể sử dụng phương thức điều khiển từ xa (Remote control) qua đường Internet thì nhân viên thực hiện công việc bảo hành của EFFECT sẽ tiến hành kết nối với máy tính của khách hàng qua đường internet từ trụ sở của EFFECT và thực hiện công việc bảo hành, bảo trì giống như ngồi trước máy tính tại khách hàng. Vì EFFECT-ERP là phần mềm có tính động cao và có khả năng lập trình chạy ngay nên các công việc sửa lỗi, bổ sung phần mềm, chỉnh sửa các báo cáo và dữ liệu có thể được thực hiện từ xa rất dễ dàng. Phương phức bảo hành từ xa này tiết kiệm được rất nhiều thời gian đi lại cho EFFECT và do đó có thể thực hiện các dịch vụ bảo hành ngay lập tức cho khách hàng khi cần thiết và với chất lượng cao, tạo ra sự đáp ứng kịp thời và không làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Nhân viên EFFECT có mặt trực tiếp tại khách hàng
Trường hợp khách hàng không trang bị kết nối ADSL (do vị trí địa lý hoặc ý muốn chủ quan của doanh nghiệp) và vấn đề không giải quyết được bằng điện thoại hoặc email thì nhân viên EFFECT sẽ có mặt trực tiếp tại khách hàng để thực hiện công việc bảo hành.
Bảo trì phần mềm
Hết giai đoạn bảo hành là giai đoạn bảo trì sản phẩm. Không như giai đoạn bảo hành, công việc bảo trì sản phẩm chỉ được tiến hành khi khách hàng và EFFECT thực hiện ký kết hợp đồng bảo trì phần mềm. Kinh phí cho công việc bảo trì phần mềm mỗi năm khoảng 20% giá trị hợp đồng triển khai. Các công việc bảo trì sản phẩm được tiến hành giống như các công việc bảo hành và hợp đồng bảo trì thường được gia hạn hàng năm.
Phần mềm ERP là một hệ thống rất phức tạp và liên quan đến các tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp nên có vai trò quan trọng sống còn trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế việc duy trì phần mềm hoạt động ổn định liên tục theo thời gian là vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp. Dành ra một lượng kinh phí hàng năm cho hợp đồng bảo trì phần mềm là một khoản đầu tư hiệu quả so với việc tự đầu tư đội ngũ nhân viên tin học để duy trì và phát triển phần mềm. Sự hợp tác lâu dài giữa khách hàng và EFFECT cũng là sự hợp tác có tính chất chiến lược và là nhân tố tạo nên sự thành công của cả hai phía.
Đánh giá trên Facebook
