Khi doanh nghiệp và EFFECT đã ký hợp đồng triển khai thì các chuẩn bị của doanh nghiệp cần được tiến hành chu đáo trước và cả khi đã bắt đầu dự án. Chất lượng của việc chuẩn bị này ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ triển khai dự án. Nếu dự án ERP thành công, cho dù doanh nghiệp có bỏ ra bao nhiêu công sức thì hiệu quả mang lại vẫn sẽ lớn hơn tổng tất cả các khoản chi phí bỏ ra vì phần mềm sẽ được sử dụng lâu dài. Còn nếu dự án thất bại thì doanh nghiệp sẽ lãng phí khoản đầu tư rất lớn. Vì vậy cần kiên trì thực hiện dự án trong mọi giai đoạn kể cả giai đoạn chuẩn bị ban đầu. Việc chuẩn bị được thực hiện theo các phần công việc như sau:
Thành lập ban quản lý dự án
Trên cơ sở quyết tâm của lãnh đạo và hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa doanh nghiệp và EFFECT, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ quyết định thành lập ban quản lý dự án triển khai EFFECT-ERP. Trưởng ban dự án phải là người có đủ thẩm quyền quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến việc triển khai dự án như việc điều động nhân sự và phân công công việc, việc bàn bạc và quyết định các kế hoạch của dự án... Trưởng ban dự án thường là một phó tổng giám đốc hoặc phó giám đốc doanh nghiệp, đôi khi là giám đốc doanh nghiệp. Thành viên của ban quản lý dự án phải có mặt các trưởng hoặc phó các phòng ban sẽ tham gia ứng dụng EFFECT-ERP và những chuyên viên nắm được các vấn đề mấu chốt về nghiệp vụ, các quy trình tác nghiệp, quy trình quản lý...trong hoạt động của doanh nghiệp. Ban dự án phải có quy chế hoạt động, có kế hoạch định kỳ họp giao ban về tình hình triển khai dự án...
Chuẩn bị tinh thần thực hiện dự án cho đội ngũ nhân viên
Đây là bước rất quan trọng và không thể bỏ qua được. Khi trong ban quản lý dự án hoặc cả trong đội ngũ nhân viên sẽ tham gia tiếp nhận dự án của doanh nghiệp còn có những cá nhân chưa thông hiểu về ý nghĩa dự án, chưa xác định được cần phải có quyết tâm để tiến hành dự án hoặc còn chưa sẵn sàng cho công việc (ví dụ: ngại học hỏi, ngại thực hiện công việc trên máy do tuổi tác và trình độ, sợ bị ảnh hưởng về quyền lợi hoặc vai trò của mình trong tình hình mới...) thì việc triển khai dự án chắc chắn sẽ gặp khó khăn. Chuẩn bị sẵn sàng về mặt tinh thần cho đội ngũ nhân viên trước tiên là nhiệm vụ của ban lãnh đạo công ty và sau đó là của ban quản lý dự án.
Thông qua các cuộc họp phổ biến, quán triệt chủ trương, ý nghĩa của dự án... đội ngũ nhân viên sẽ dần dần "thấm nhuần" chủ chương của ban lãnh đạo và hiểu được những công việc sẽ phải làm và ý nghĩa của những công việc này. Họ sẽ hiểu được viễn cảnh tương lai sau khi thực hiện dự án và do đó sẽ có những động lực và hứng khởi để bắt tay vào công việc. Khi nhận thức và tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên tốt thì dự án đã có được bước khởi sắc tốt và đã có dấu hiệu của sự thành công.
Chuẩn bị tập huấn cơ bản về tin học cho đội ngũ nhân viên
Ở một số doanh nghiệp, khi ban lãnh đạo quyết định triển khai ERP thì trình độ tin học của đội ngũ nhân viên còn chưa đáp ứng yêu cầu nên cần có những đào tạo cơ bản. Doanh nghiệp cần tổ chức các lớp tập huấn về tin học cơ bản sử dụng máy tính, sử dụng các phần mềm văn phòng như Winword, Excel... Kết quả của các khoá huấn luyện này là đội ngũ nhân viên đã sẵn sàng cho việc tiếp nhận các thao tác sử dụng các phần hành ERP khi triển khai dự án phần mềm.
Chuẩn bị phần cứng
Sau khi doanh nghiệp và EFFECT ký hợp đồng kinh tế, đồng thời với việc tập huấn trình độ tin học (nếu có), doanh nghiệp phải chuẩn bị mua sắm trang thiết bị phần cứng còn thiếu như máy chủ, máy trạm, hệ thống mạng nội bộ... Việc chuẩn bị trang thiết bị phần cứng được tiến hành theo yêu cầu của phía EFFECT và đã được nêu trong hợp đồng kinh tế. Thông thường, bộ phận tin học của doanh nghiệp chịu trách nhiệm về việc trang bị phần cứng này.
Chuẩn bị đội ngũ nhân sự triển khai dự án
Ban dự án triển khai phần mềm cần xác định rõ độ tải sẽ xảy ra đối với đội ngũ nhân viên tiếp nhận phần mềm của doanh nghiệp để có kế hoạch bố trí thời gian hợp lý và đồng bộ với các nhân viên EFFECT cho các công việc triển khai. Nhân sự tiếp nhận phần mềm không những cần đủ về số lượng mà cần được bố trí khoảng thời gian cần thiết cho dự án. Nhu cầu nhân sự cho dự án được bên phía EFFECT đưa ra trong từng giai đoạn triển khai. Giai đoạn đầu khi xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm, các nhân viên nắm chắc về nghiệp vụ và có quyền quyết định về các quy trình tác nghiệp và về các quy trình quản lý của doanh nghiệp sẽ tham gia. Giai đoạn tiếp theo là việc chuẩn bị các số liệu ban đầu sẽ do các nhân viên phụ trách phần hành tương ứng thực hiện, giai đoạn học sử dụng chung phần mềm sẽ có tất cả các nhân viên tác nghiệp trên máy tính tham gia và giai đoạn hướng dẫn sử dụng riêng cho từng phần hành sẽ do các nhân viên thực hiện phần hành tương ứng tiếp nhận.
Chuẩn bị các số liệu ban đầu
Các số liệu ban đầu là các số liệu phản ánh hệ thống thông tin của doanh nghiệp tại thời điểm đưa phần mềm vào áp dụng bao gồm số liệu kế toán và các số liệu khai báo đầu vào cho các modules ERP. Việc chuẩn bị số liệu ban đầu này sẽ tiêu tốn tương đối nhiều thời gian của doanh nghiệp (có thể mất 1 đến 2 tháng hoặc hơn nữa).
Đối với số liệu kế toán sẽ là các dữ liệu cố định dạng danh mục (như danh sách khách hàng, vật tư, hàng hoá...) và dữ liệu số dư ban đầu là số dư các tài khoản kế toán tổng hợp hoặc chi tiết (như số dư tài khoản tiền, các tài khoản công nợ chi tiết theo đối tượng, các tài khoản kho chi tiết theo vật tư, hàng hoá...). Đối với các modules ERP khác là các số liệu liên quan đến sản phẩm như danh mục các sản phẩm, các thông tin về định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, các số liệu phản ánh quy trình sản xuất của từng sản phẩm. Các số liệu danh mục như danh sách nhân viên, năng lực nhân viên, danh sách trang thiết bị và các thuộc tính...
Số liệu ban đầu nào cần chuẩn bị, chuẩn bị khi nào đều do phía EFFECT đưa ra và doanh nghiệp sẽ thực hiện theo đúng các yêu cầu về việc đáp ứng số liêụ này. Các khó khăn thường xuyên xảy ra là hệ thống thông tin của doanh nghiệp tại thời điểm áp dụng ERP chưa có đủ thông tin để cung cấp hoặc có thông tin nhưng chưa chính xác và cần phải chỉnh sửa rất nhiều trước khi có được các số liệu chính thức làm đầu vào cho hệ thống ERP. Ngoài ra việc hệ thống hoá các số liệu để phục vụ cho đầu vào của các modules ERP không phải kế toán cũng hay gặp khó khăn nhất là đối với module quản trị sản xuất. Công việc chuẩn bị các số liệu ban đầu thường xuyên phải có sự trợ giúp của các nhân viên EFFECT, đặc biệt là khi dữ liệu mà doanh nghiệp đang có lại nằm trên các tệp dạng Excel hoặc các tệp dữ liệu dạng khác (như Access, Foxpro...), hoặc nằm trên phần mềm khác đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Công việc trợ gúp này là lập các đoạn chương trình nhỏ để convert dữ liệu từ các nguồn khác vào phần mềm EFFECT-ERP.
