EFFECT-ERP dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Doanh nghiệp có nhu cầu trang bị hệ thống EFFECT-ERP có thể thực hiện theo các bước sau:
1. Tìm hiểu hệ thống EFFECT-ERP
Việc tìm hiểu hệ thống EFFECT-ERP được thực hiện bằng cách trao đổi qua điện thoại với các nhân viên kinh doanh của EFFECT, EFFECT sẽ gửi tài liệu để khách hàng tham khảo trước. Thông qua tài liệu giới thiệu này, bạn sẽ có được các thông tin cơ bản về tính năng của EFFECT-ERP. Căn cứ vào nhu cầu hiện tại và đặc thù kinh doanh (ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động) của doanh nghiệp mình, bạn có thể đi đến kết luận có thể áp dụng những modules nào trong số 11 modules của EFFECT-ERP. Hoặc cần bổ sung những modules mới nào theo yêu cầu riêng. Bạn cũng có thể tìm hiểu EFFECT-ERP thông qua trang Web của EFFECT, thông qua các hội thảo của EFFECT, hoặc thông qua các khách hàng của EFFECT (cả các khách hàng áp dụng phần mềm kế toán và các khách hàng áp dụng EFFECT-ERP).
2. Tiếp xúc trực tiếp với nhân viên kinh doanh và kỹ thuật của EFFECT, xem giới thiệu (Demo) chương trình
Sau khi quyết định tìm hiểu tiếp EFFECT-ERP, bạn có thể yêu cầu cuộc trình diễn (Demo) giới thiệu sản phẩm trực tiếp trên chương trình tại công ty bạn. Việc giới thiệu này được thực hiện bằng máy chiếu (Projector) và chạy chương trình trực tiếp trên máy NoteBook. Thông thường, đối tượng nghe giới thiệu chương trình bao gồm: Đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp, phòng kế toán (trưởng phòng và các nhân viên), các nhà quản lý, các trưởng phòng nhân sự, phòng kế hoạch, phòng kinh doanh. Hệ thống quản lý thông tin tổng thể doanh nghiệp liên quan đến hoạt động của tất cả các bộ phận của công ty nên việc tham gia nghe giới thiệu chương trình có sự có mặt của càng nhiều đối tượng càng tốt. Các nhà quản lý có thể cung cấp các yêu cầu về thông tin quản trị, các kế toán viên có thể đưa ra các yêu cầu cho sự tiện lợi về công việc của mình, thông tin về mối liên hệ công việc giữa các phòng ban, các bộ phận là đặc biệt quan trọng, các thông tin này giúp cho các nhân viên EFFECT giới thiệu chương trình sát thực hơn và có thể trả lời nhiều câu hỏi được đặt ra.
Thao tác trình diễn giới thiệu chương trình trên đây cũng có thể được thực hiện sau khi có cuộc khảo sát sơ bộ công ty bạn của các nhân viên EFFECT. Công việc khảo sát liên quan đến hiện trạng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mức độ áp dụng công nghệ thông tin...Việc khảo sát sơ bộ này nhằm mục đích có thêm thông tin về doanh nghiệp bạn, khi đó việc giới thiệu của nhân viên EFFECT sẽ sát hơn với mô hình kinh doanh và các đặc thù của công ty bạn.
3. Khảo sát sơ bộ hoạt động của doanh nghiệp để xác định kinh phí dự án
Sau các buổi trình diễn, demo chương trình. Nếu công ty bạn chưa thấy thoả mãn, còn nhiều thắc mắc và cần thêm thông tin về các giải pháp liên quan đến nhu cầu của doanh nghiệp thì có thể có các buổi trình diễn tiếp theo cho đến khi công ty bạn tin tưởng được tính khả thi của việc áp dụng EFFECT-ERP. Bước tiếp theo là lên kế hoạch và thực hiện việc khảo sát sơ bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống quản lý ở mức chuẩn (ví dụ theo ISO...) thì các tài liệu về hệ thống quản lý doanh nghiệp rất có tác dụng và sẽ làm rút ngắn rất nhiều thời gian khảo sát. Nếu không, việc khảo sát được thực hiện qua từng phòng ban, có sự ghi chép. Việc khảo sát cũng được thực hiện đối với hệ thống phần mềm mà doanh nghiệp đang áp dụng (nếu có), tình trạng các trang bị phần cứng hiện tại của doanh nghiệp, trình độ tin học của các nhân viên... Kết quả của việc khảo sát giúp cho EFFECT đánh giá được mức độ phức tạp của hệ thống và từ đó lên được chi phí cho dự án áp dụng EFFECT-ERP. (Có thể không cần bước khảo sát này).
Bước khảo sát có thể được tiến hành từ một đến một vài ngày. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, nếu qua trao đổi EFFECT đã xác định được quy mô và mức độ phức tạp trong nhu cầu của doanh nghiệp thì bước khảo sát này có thể bỏ qua và hai bên có thể thống nhất yêu cầu cụ thể (về các modules sẽ áp dụng, các đặc thù riêng trong từng modules...), EFFECT sẽ căn cứ các yêu cầu này mà xác định được kinh phí dự án. Bước khảo sát này cũng có thể bỏ qua khi EFFECT nhìn nhận đã thực hiện cung cấp phần mềm cho mô hình tương tự với doanh nghiệp về quy mô và độ phức tạp của phần mềm và có thể xác định được kinh phí dự án mà không cần phải khảo sát trực tiếp doanh nghiệp.
4. Thương thảo và ký kết hợp đồng
Trên cơ sở các cuộc khảo sát chi tiết, EFFECT sẽ có báo giá chi tiết cho các modules mà doanh nghiệp áp dụng căn cứ vào các nhu cầu quản lý đặc thù và đánh giá công sức đầu tư cho việc chuyển giao phần mềm (giá cả phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố về quy mô áp dụng như: Số điểm cài đặt, số máy trên mạng nội bộ cho từng điểm, số người sử dụng..., số modules áp dụng, các đặc thù quản lý riêng v.v...). Sau khi đã thống nhất về chi phí cho dự án, việc soạn thảo hợp đồng và lên kế hoạch triển khai sơ bộ được thực hiện. Hợp đồng chính có thể có một hoặc nhiều phụ lục hợp đồng rất chi tiết. Điều này là cần thiết để tránh sự không rõ ràng dẫn tới không thống nhất sau này trong quá trình chuyển giao phần mềm. Trong hợp đồng (hoặc các phụ lục hợp đồng) nêu rõ các công việc sẽ tiến hành, quy mô áp dụng, giá trị hợp đồng, thời gian bảo hành, nội dung công việc bảo hành...
5. Xây dựng "Bản đặc tả chức năng phần mềm"
Trên hợp đồng đã ghi các nội dung triển khai chính. Tuy nhiên chưa thể có chi tiết các chức năng cụ thể sẽ được xây dựng trong phần mềm. Bản đặc tả chức năng phần mềm sẽ bổ sung các thông tin chi tiết này.
Bản đặc tả chức năng phần mềm quy định chi tiết về các chức năng sẽ được xây dựng trên phần mềm, do EFFECT cùng khách hàng (có thể có sự tham gia thêm của nhà tư vấn quản lý doanh nghiệp thứ 3) xây dựng lên. Bản đặc tả chức năng phần mềm sẽ được hai bên ký kết và có vai trò như một phụ lục hợp đồng, làm cơ sở để EFFECT tiến hành xây dựng phần mềm và và cũng là cơ sở để khách hàng nghiệm thu sản phẩm. Ngoài việc quy định rõ số lượng modules áp dụng, mục tiêu của từng modules...Mỗi chức năng nằm trong các modules đều được quy định rõ:
Tên chức năng
Nằm trong quy trình quản lý nào?
...
Bản đặc tả chức năng phần mềm được xây dựng trong thời gian dài hay ngắn phục thuộc số lượng các modules ERP và quy mô và độ phức tạp trong hoạt động của doanh nghiệp.
Xem thêm:
Bản đặc tả chức năng phần mềm: Cơ sở vững chắc cho sự thống nhất giữa khách hàng và EFFECT.
6. Thống nhất kế hoạch triển khai
Các kế hoạch về thời gian và nhân sự tham gia phải rõ ràng và có tính khả thi. Việc lên kế hoạch chuyển giao và áp dụng hệ thống ERP phụ thuộc rất nhiều vào khối lượng công việc đang thực hiện của các nhân viên tiếp nhận chương trình. Ban giám đốc doanh nghiệp phải có sự quyết tâm rất lớn trong việc bố trí thời gian cho các nhân viên cho công việc tiếp nhận phần mềm. Ngoài các công việc thường ngày được giao thì công việc tiếp nhận phần mềm là công việc cộng thêm nên độ tải của các nhân viên sẽ là rất lớn, vì vậy các chính sách về làm thêm ngoài giờ, bồi dưỡng nhân viên... phải có kế hoạch cân nhắc thực hiện một cách hợp lý.
Kế hoạch triển khai phần mềm được phân thành hai giai đoạn chính là: Xây dựng và Customize phần mềm và Chuyển giao sản phầm
7. Xây dựng và Customize phần mềm
Đây là bước được thực hiện bởi EFFECT và tại trụ sở EFFECT.Căn cứ bản đặc tả chức năng phần mềm, các nhân viên EFFECT tiến hành thiết kế, xây dựng và sửa đổi phần mềm trên nền có sẵn. Sau khi xây dựng xong, EFFECT cũng tiến hành kiểm thử (test) sơ bộ theo các chức năng trên phần mềm. Trong tất cả quá trình này, hai bên thường xuyên trao đổi thông tin (ví dụ: các hồ sơ tài liệu, làm rõ thêm chi tiết hoạt động doanh nghiệp...).
8. Thực hiện việc chuyển giao sản phẩm
Sau khi đã hoàn tất xây dựng phần mềm. Nhân viên EFFECT sẽ tiến hành việc cài đặt và chuyển giao sản phẩm tại khách hàng. công việc bao gồm hướng dẫn sử dụng, sửa đổi tinh chỉnh các chức năng, kiểm tra trực tiếp trên dữ liệu thực tế do chính khách hàng nhập vào phần mềm...
Việc chuyển giao hệ thống là công việc tiêu tốn nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quy trình triển khai và đòi hỏi sự nỗ lực cố gắng của cả hai phía. Đối với các nhân viên EFFECT, đó là quá trình tinh chỉnh phần mềm ngay tại "hiện trường", tính động và khả năng lập trình chạy ngay của phần mềm sẽ giúp ích đắc lực để rút ngắn quá trình chuyển giao sản phẩm. Đối với các nhân viên tiếp nhận chương trình, đó là quá trình cung cấp thêm thông tin về các yêu cầu chi tiết của doanh nghiệp, kiểm tra liên tục các kết quả của việc tinh chỉnh (customize) theo từng phần hành, từng nghiệp vụ, nghiệm thu việc đáp ứng cho từng yêu cầu này. Việc chuyển giao được thực hiện theo từng module trên cơ sở sự liên kết tổng thể giữa các modules đã được khảo sát. Lưu ý rằng tiến độ của giai đoạn này phụ thuộc rất nhiều vào việc bố trí nhân sự và thời gian bên phía khách hàng.
9. Nghiệm thu chương trình, bắt đầu thời gian bảo hành
Việc nghiệm thu chương trình được thực hiện theo từng phần hành trong quá trình chuyển giao và một lần nghiệm thu tổng thể sau cùng. Việc nghiệm thu từng phần hành trong quá trình chuyển giao không có nghĩa là sẽ không có sự sửa đổi các phần hành này nữa cho đến khi nghiệm thu tổng thể. Các kế hoạch về việc nghiệm thu từng phần hành sẽ có tác dụng thúc đẩy sự cố gắng của cả hai phía trong việc cung cấp các yêu cầu và thực hiện các yêu cầu. Sau khi nghiệm thu tổng thể, bắt đầu thời gian bảo hành. Các công việc trong thời gian bảo hành sẽ được thực hiện theo điều khoản quy định trên hợp đồng.
10. Bảo hành phần mềm
Sau khi nghiệm thu hợp đồng bắt đầu thời gian bảo hành phần mềm. Mục tiêu của việc bảo hành là đảm bảo cho phần mềm hoạt động liên tục không ngắt quãng và làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Vì ERP là hệ thống phần mềm phục vụ tác nghiệp hàng ngày của đội ngũ nhân viên nên không thể ngừng hoạt động kể cả trong vài giờ. EFFECT có rất nhiều phương pháp để đảm bảo cho công việc bảo hành có chất lượng. Một trong những phương pháp này là sử dụng truy cập từ xa (remote control) qua đường internet. Do khả năng lập trình chạy ngay của EFFECT-ERP nên nhân viên EFFECT có thể trực tiếp sửa đổi hoặc cải tiến phần mềm cài đặt tại khách hàng khi ngồi tại trụ sở EFFECT.
