Triển khai dự án ERP vừa là "sự hợp tác" vừa là "sự đấu tranh" giữa khách hàng và nhà cung cấp phần mềm. Phần lớn quá trình triển khai là sự hợp tác giữa hai bên nhưng có những giai đoạn hai bên phải đấu tranh với nhau vì những sự khác nhau về nhiều mặt.
Khác nhau cơ bản là về cách tạo ra giá trị của dự án cho khách hàng và nhà cung cấp phần mềm
Đối với khách hàng, giá trị được tạo ra là sản phẩm phần mềm ERP với các chức năng mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp và sự vận hành thành thạo của đội ngũ nhân viên. Đối với nhà cung cấp, giá trị được tạo ra là khoản tiền mà khách hàng trả cho nhà cung cấp hay là giá trị của hợp đồng kinh tế đã ký giữa hai bên. Giá trị mà khách hàng sẽ có được không phải là cụ thể, định lượng được ngay mà nó phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm phần mềm và những công sức mà hai bên cùng bỏ ra trong quá trrình triển khai dự án nhất là những đầu tư của nhà cung cấp trong việc biến đổi phần mềm để đạt được các chức năng và phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy về lý thuyết, nếu nhà cung cấp đầu tư càng nhiều công sức cho dự án thì khách hàng sẽ "được" càng nhiều trong khi nhà cung cấp vẫn chỉ có được khoản tiền cố định là giá trị của hợp đồng kinh tế. Sự khác nhau này giữa khách hàng và nhà cung cấp tạo ra mâu thuẫn về ý muốn khác nhau giữa hai bên là: khách hàng thì luôn muốn nhà cung cấp "làm nhiều hơn" nhưng phía bên nhà cung cấp không muốn điều này vì phải mất thêm chi phí cho việc làm nhiều hơn này.
Để khắc phục những mâu thuẫn có thể nảy sinh giữa hai bên do sự khác nhau cơ bản này, khách hàng cần tìm hiểu kỹ về giải pháp phần mềm và về nhà cung cấp giải pháp trước khi lựa chọn phần mềm. Ngoài ra cần quy định rõ ràng nội dung các modules và các chức năng phần mềm trên hợp đồng kinh tế và cần có những thống nhất thêm về các chức năng chi tiết trong một văn bản khác có giá trị tương đương với bản phụ lục hợp đồng (đối với dự án triển khai EFFECT-ERP chính là bản đặc tả chức năng phần mềm). Trong quá trình triển khai dự án, hai bên phải có sự hợp tác trên tinh thần cùng hướng tới mục tiêu chung là sự thành công của dự án. Nếu hai bên có tinh thần hợp tác và sự thông cảm cho nhau coi dự án là công việc chung mà cả hai bên đều phải có trách nhiệm cao thì việc triển khai dự án thành công là điều có thể coi là "nằm trong tầm tay".
Khác nhau về kiến thức và trình độ của đội ngũ triển khai của khách hàng và nhà cung cấp
Đội ngũ triển khai dự án bên phía khách hàng nắm được tốt các kiến thức về nghiệp vụ đặc biệt là các nghiệp vụ và quy trình liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp nhưng họ không có nhiều kiến thức về tin học và phần mềm. Phần lớn đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đã có kinh nghiệm nào đó trong việc sử dụng các phần mềm đơn lẻ nhưng họ chưa có kinh nghiệm áp dụng một phần mềm tổng thể và liên hoàn như ERP. Ngược lại các nhân viên triển khai bên phía nhà cung cấp phần mềm chỉ có những kiến thức nghiệp vụ phổ thông và chưa cụ thể cho doanh nghiệp, ngoài ra họ có được các kiến thức và kỹ năng về tin học, đặc biệt là trong lĩnh vực phần mềm. Sự khác nhau giữa kiến thức và trình độ của đội ngũ nhân viên hai phía có thể tạo ra những sự không hiểu nhau giữa các nhân viên và đôi khi điều này dẫn đến tình trạng căng thẳng trong quan hệ. Ví dụ: Bên phía khách hàng trình bày nhiều lần về cách tính giá thành sản phẩm nhưng nhân viên triển khai phần mềm vẫn không hiểu được theo đúng ý của kế toán giá thành, hoặc có những vấn đề về sử dụng chương trình đã được hướng dẫn nhiều lần nhưng nhân viên sử dụng chương trình vẫn không thành thạo và tiếp tục hỏi... Để giải quyết những khó khăn có thể nảy sinh này thì điều quan trọng nhất là cả hai bên đều phải có tinh thần hợp tác, học hỏi và cầu tiến.
Sự khác nhau về kinh nghiệm triển khai ERP
Thông thường các nhân viên bên phía nhà cung cấp phần mềm đã từng tham gia nhiều dự án triển khai phần mềm nên có nhiều kinh nghiệm hơn về việc một dự án triển khai phần mềm cần diễn ra như thế nào, những khó khăn có thể gặp phải...nhưng phần lớn đối với doanh nghiệp, vì việc triển khai phần mềm (đặc biệt là hệ thống ERP) chỉ diễn ra lần đầu nên không có được những kinh nghiệm này. Vì vậy có sự khác nhau trong việc đánh giá khối lượng công việc cần làm để thực hiện được một chức năng nào đó trên phần mềm. Nhân viên bên phía doanh nghiệp có thể cho rằng rất đơn giản và dễ dàng nhưng nhân viên bên phía nhà cung cấp lại cho rằng không đơn giản và cần nhiều công sức mới thực hiện được. Có nhiều vấn đề đối với người sử dụng chương trình là đơn giản nhưng đối với người lập trình lại không đơn giản và ngược lại.
Phần lớn các doanh nghiệp không ý thức được những khó khăn trong việc triển khai ERP, họ cho rằng khi đã bỏ ra một khoản tiền để mua một phần mềm rất hay mà họ được xem giới thiệu thì việc triển khai chắc chắn sẽ thành công nhanh chóng, họ không ý thức được rằng có rất nhiều những khó khăn mà cả doanh nghiệp và nhà cung cấp cần phải vượt qua để có thể áp dụng thành công phần mềm. Họ không biết được rằng bất cứ cuộc triển khai ERP nào cũng đều là một "cuộc cách mạng" mà đã là cuộc cách mạng thì các công việc phải được bắt đầu bằng sự truyền bá về tư tưởng, nhận thức và sau đó mới đến hành động để có được thói quen.
Những sự khác nhau khác
Có những sự khác nhau rất đơn giản mà cả người tiếp nhận phần mềm và người chuyển giao phần mềm đều có thể không ý thức được. Đó là một bên là người sử dụng phần mềm và luôn ý thức về những gì mà phần mềm mang lại cho mình kể cả về kết quả phần mềm đưa ra hoặc sự đơn giản trong cách sử dụng phần mềm. Còn bên kia là người không sử dụng phần mềm, không cảm nhận rõ ràng về các kết quả mà phần mềm mang lại cho công việc của mình nhưng họ lại là người tạo ra phần mềm. Có thể có những vấn đề đối với người lập trình là rất khó khăn nhưng với người sử dụng lại cho là đơn giản và yêu cầu phải thực hiện bằng được.
Có nhiều sự khác nhau giữa đội ngũ triển khai phần mềm hai bên xuất phát từ sự khác nhau về văn hoá doanh nghiệp. Ví dụ: về tác phong làm việc, một bên luôn đúng giờ và cố gắng hoàn thành công việc còn bên kia quan niệm sự sai hẹn về giờ giấc là việc là không quan trọng lắm. Một bên là doanh nghiệp tư nhân luôn lấy năng xuất và tiến độ công việc là mục tiêu phấn đấu còn một bên là doanh nghiệp nhà nước đã quen với sự chậm trễ và trì trệ. Sự khác nhau cũng có thể nảy sinh khi khách hàng là doanh nghiệp lớn còn nhà cung cấp là doanh nghiệp nhỏ. Các nhân viên bên phía khách hàng có thể "coi thường" các nhân viên triển khai phần mềm hơn, còn các nhân viên phần mềm đôi khi có "mặc cảm" vì mình làm việc trong công ty nhỏ. Họ không ý thức được rõ ràng rằng việc triển khai dự án là sự hợp tác giữa hai bên với tư cách là các đối tác ngang hàng, hai bên cần nhau vì đều thiếu những thứ cần bổ sung mà bên kia có, sự phấn đấu của cả hai bên đều góp phần cho sự thành công của dự án và tạo sự phát triển cho cả hai doanh nghiệp và các nhân viên tham gia dự án cũng phần nào được hưởng kết quả của sự phát triển này.
Đánh giá trên Facebook
