Chưa bao giờ triển khai ERP, doanh nghiệp chưa thể có đầy đủ những kinh nghiệm để có thể lựa chọn được giải pháp ERP và nhà cung cấp giải pháp phù hợp. Ngay từ đầu, doanh nghiệp chưa thể có một chiến lược tốt cho việc lựa chọn này và vì vậy doanh nghiệp lớn nên tìm đến nhà tư vấn lựa chọn giải pháp ERP trong khuôn khổ một hợp đồng tư vấn và cho dù có mặt nhà tư vấn thì phán quyết cuối cùng về giải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộc doanh nghiệp mà không phải là của nhà tư vấn. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể tiếp xúc với nhiều nhà cung cấp giải pháp trong các cuộc giới thiệu sản phẩm và tự đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất theo ý mình. Trường hợp này doanh nghiệp tự mình tích luỹ kinh nghiệm để đánh giá giải pháp và luôn luôn căn cứ vào nhu cầu của mình để phán quyết. Để tránh được việc lựa chọn sai giải pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lời khuyên sau đây:
Quan trọng nhất là sự phù hợp
Đừng quá quan tâm đến việc giải pháp ERP nào là mạnh, giải pháp nào là yếu mà hãy quan tâm đến sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình. Một giải pháp dành cho công ty lớn chưa chắc đã phù hợp với công ty nhỏ và ngược lại, giải pháp nhỏ sẽ không phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn. Giải pháp có thế mạnh về lĩnh vực sản xuất nhưng chưa chắc đã phù hợp cho doanh nghiệp ở lĩnh vực thương mại. Giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp hơn giải pháp giá trị thấp hơn. Giải pháp có các tính năng mạnh nhưng doanh nghiệp có thể không có nhu cầu về các tính năng mạnh này.. Sự phù hợp được thể hiện ở các tiêu chí về quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh, các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ mở rộng hay không trong tương lai gần hoặc xa...
Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất
Giá cả là tiêu chí rất quan trọng nhưng không phải là tiêu chí quan trọng nhất. Hãy đưa ra khoản kinh phí thấp nhất và cao nhất có thể theo khả năng tài chính của doanh nghiệp và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất mà giá cả nằm trong khoảng kinh phí dự trù này. Không nên cố gắng quá mức để chạy theo các giải pháp giá cao vì giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp. Cũng không nên quá tiết kiệm mà lựa chọn giải pháp giá càng thấp càng tốt vì giải pháp giá thấp cũng có thể không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Giá cả của giải pháp ERP rất có thể không tương đồng với hiệu quả mà nó mang lại cho khách hàng vì nó phụ thuộc rất nhiều vào chiến lược bán hàng của nhà cung cấp.
Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt
Việc này giúp cho bạn có được nhiều góc nhìn khác nhau về các giải pháp ERP. Từ nhiều lựa chọn, bạn có thể chọn ra được giải pháp ERP phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình. Hãy đừng tiếc thời gian tham khảo các giải pháp vì dự án ERP là dự án có ảnh hưởng rất lớn đến tương lai của doanh nghiệp. Hãy suy nghĩ thật thấu đáo nhu cầu của doanh nghiệp và tìm ra những yếu tố tiên quyết mà phần mềm ERP phải thoả mãn (ví dụ: Khả năng thay đổi nhanh của phần mềm theo thực tế doanh nghiệp...).
Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh nghiệp thay đổi
Dự án ERP là dự án từ khi triển khai cho đến khi kết thúc có thể kéo dài một vài năm. Ngay trong thời gian này thì doanh nghiệp cũng đã thay đổi rất nhiều. Vì vậy phần mềm ERP cần phải "biến đổi được" thì mới có thể đáp ứng đươc yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Bạn có thể lựa chọn giải pháp chưa đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại, nhưng trong quá trình triển khai phần mềm có thể biến đổi được dễ dàng (tính động) do các công cụ và cơ chế được xây dựng sẵn trên phần mềm thì dự án sẽ có khả năng thành công lớn. Nếu bạn lựa chọn giải pháp tương đối phù hợp hôm nay nhưng không có khả năng biến đổi thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn sau này khi nâng cấp, mở rộng...Các doanh nghiệp không quá lớn nên lựa chọn giải pháp nội vì giải pháp nội địa dễ biến đổi hơn các sản phẩm ngoại do nhà sản xuất phần mềm cũng là nhà triển khai dự án. Các giải pháp ngoại có thể mạnh về các mô hình quản lý trên thế giới nhưng chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam và đặc biệt khó biến đổi xâu vì nhà tư vấn triển khai nội địa không phải là nhà sản xuất phần mềm.
Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm
Đây là điều thật quan trọng mà bạn nên tiến hành, không nên chỉ căn cứ vào sự trình bày giải pháp của các nhà cung cấp mà kết luận vì khi chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ dễ tin vào các lý luận của người demo trình diễn sản phẩm. Bạn có thể thấy giải pháp ERP nào cũng hay nhưng đó chỉ là những cảm nhận chủ quan của bạn và rất có thể không phải là sự thật. Đặc biệt nên tham khảo được các thông tin về sự thành công của sản phẩm áp dụng cho các khách hàng có quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của bạn. Các sản phẩm có thương hiệu tốt, đã áp dụng thành công ở nhiều khách hàng sẽ có khả năng thành công nhiều hơn so với các sản phẩm không có thương hiệu.
