Về vấn đề doanh nghiệp cần chuẩn bị bao nhiêu tiền trước khi nghĩ đến việc tìm kiếm và trang bị giải pháp ERP?, bạn có thể tham khảo nhiều thông tin trên báo chí hoặc thông qua các nhà tư vấn, ở đây chúng tôi muốn bạn tham khảo về cách nhìn nhận của EFFECT về kinh phí cần có để doanh nghiệp có thể trang bị hệ thống ERP phục vụ cho công tác quản lý của mình.
Các yếu tố ảnh hưởng đến kinh phí triển khai dự án ERP
Quy mô doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến kinh phí triển khai dự án ERP. Các doanh nghiệp lớn hơn tất nhiên sẽ cần nhiều tiền hơn để mua giải pháp ERP. Nhưng mức độ ảnh hưởng như thế nào? Ta thường thấy, các doanh nghiệp lớn có khả năng trang bị ERP hơn vì cả hai lý do: khả năng tài chính và nhu cầu rõ nét. Các doanh nghiệp nhỏ có thể không có đủ tiền để trang bị hệ thống ERP cho dù ở mức dành cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng doanh nghiệp lớn thì chắc chắc có đủ tiền để trang bị vì cho dù kinh phí triển khai ERP cho các doanh nghiệp lớn là rất cao nhưng thông thường vẫn chiếm tỷ lệ chấp nhận được so với các hạng mục chi phí khác của doanh nghiệp lớn. Quy mô doanh nghiệp có thể được đánh giá bằng tổng số nhân viên sẽ tham gia sử dụng phần mềm hoặc bằng số lượng máy tính nối mạng sẽ sử dụng chương trình trong đó số lượng máy tính tác nghiệp (có thao tác cập nhật dữ liệu) có trọng số quan trọng vì nó nói lên khối lượng dữ liệu phát sinh của doanh nghiệp nhiều hay ít.
Lĩnh vực, ngành nghề sản xuất kinh doanh
Khi hai doanh nghiệp có cùng quy mô (ví dụ cùng số lượng nhân viên) thì sự khác nhau sẽ nằm ở lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh. Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực thông dụng hơn sẽ có nhiều giải pháp ERP thoả mãn nên giá cả phần mềm sẽ thấp hơn. Lĩnh vực sản xuất thường phức tạp hơn lĩnh vực thương mại và các ngành nghề như ngành may, ngành sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ... sẽ có hoạt động phức tạp hơn do sự đa dạng và sự thay đổi thường xuyên theo thời gian của các sản phẩm nên giá trị giải pháp ERP cũng cao hơn.
Giải pháp ERP mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn
Tuỳ theo sự chào giá của các nhà cung cấp mà giá cả của các giải pháp ERP có sự khác nhau. Giá cả của các giải pháp nội thường rẻ hơn nhiều so với các giải pháp ngoại do yếu tố chi phí sản xuất phần mềm và cả chi phí triển khai dự án thấp hơn và do các giải pháp ngoại có khả năng hướng tới các doanh nghiệp lớn hơn. Tuỳ theo quan điểm của các nhà cung cấp mà giá cả các giải pháp ERP nội cũng rất khác nhau và còn phụ thuộc vào chất lượng của giải pháp. Tất nhiên các hệ thống ERP có chất lượng tốt mà giá cả hợp lý sẽ được thị trường chấp nhận nhiều hơn.
Số lượng modules mà doanh nghiệp lựa chọn triển khai
Một dự án triển khai ERP không phải lúc nào cũng bao gồm đầy đủ các modules của toàn bộ giải pháp. Thông thường các doanh nghiệp chỉ lựa chọn các modules cần thiết cho doanh nghiệp tuỳ theo quy mô, ngành nghề và lĩnh vực hoạt động. Giá cả của dự án do đó cũng thay đổi tuỳ theo số lượng các modules mà doanh nghiệp lựa chọn. Giá cả của nhiều modules liên kết sẽ cao hơn giá cả của từng modules thành phần cộng lại vì bao gồm cả các chức năng tích hợp.
Kết cấu chi phí dự án ERP
Chi phí tư vấn lựa chọn
Đây là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra khi ký hợp đồng với nhà tư vấn lựa chọn giải pháp ERP. Chi phí này thường chỉ chiếm vài phần trăm trên tổng chi phí triển khai dự án. Nếu doanh nghiệp tự xem xét và lựa chọn giải pháp thì không phải bỏ ra khoản kinh phí này mà chỉ phải bỏ ra các khoản chi phí cho các nhân viên tiến hành lựa chọn giải pháp.
Chi phí bản quyền
Chi phí bản quyền là chi phí của phần mềm gốc. Đối với giải pháp ERP ngoại thì đây là kinh phí mà nhà tư vấn triển khai ERP phải trả cho nhà sản xuất phần mềm nước ngoài. Đối với các giải pháp nội thì chi phí bản quyền có thể không được chỉ ra cụ thể mà nằm trong tổng giá trị hợp đồng triển khai ERP vì nhà cung cấp nội thông thường cũng là nhà triển khai giải pháp tại doanh nghiệp. Chi phí bản quyền thường chiếm từ 30% đến 50% giá trị hợp đồng triển khai ERP mà doanh nghiệp ký với nhà cung cấp giải pháp phần mềm.
Chi phí customize và chi phí triển khai
Hai chi phí này thường được gộp lại và lấy tên chung là chi phí triển khai phần mềm. Chi phí triển khai phần mềm chiếm khoảng từ 40% đến 60% giá trị hợp đồng triển khai ERP bao gồm các chi phí biến đổi (customize) và các chi phí đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Chi phí bảo hành sản phẩm
Chi phí bảo hành sản phẩm chiếm khoảng từ 15 đến 20% giá trị hợp đồng triển khai ERP cho thời gian một năm bảo hành.
Các chi phí nội bộ của doanh nghiệp
Rất nhiều chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra trực tiếp để duy trì các công việc của đội ngũ nhân viên liên quan đến việc triển khai dự án ERP bao gồm chi phí nhân viên và chi phí trang thiết bị máy móc, chi phí cho các cuộc họp... Các chi phí nội bộ của doanh nghiệp đôi khi rất lớn, thậm chí không kém chi phí bản quyền và các chi phí triển khai khác.
Giá cả hệ thống ERP
Giá cả hệ thống ERP phụ thuộc rất nhiều quy mô doanh nghiệp và vào giải pháp ERP. Giá cả giải pháp cho doanh nghiệp lớn sẽ cao hơn giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ hơn. Giải pháp ERP ngoại thông thường có giá cao hơn so với các giải pháp nội. Giá cả của các giải pháp nội hiện nay thường dưới 100.000 USD cho một điểm cài đặt và giá cả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể giảm tới sát mức 5.000 USD. Còn các giải pháp ngoại thấp nhất cũng khoảng vài chục ngàn USD. Dành cho doanh nghiệp lớn, các giải pháp ngoại (như SAP hoặc Oracle) có thể lên tới vài trăm ngàn USD đến hàng triệu USD.
