Trước khi bắt tay những các công việc cụ thể để thực hiện việc tin học hoá doanh nghiệp. Bạn cần biết được thực trạng doanh nghiệp mình đang ở trạng thái sẵn sàng tới mức nào cho việc tin học hoá vì việc tin học hoá cũng cần được thực hiện theo các bước phù hợp với hoàn cảnh riêng của từng doanh nghiệp. Việc phân loại các doanh nghiệp theo mức độ tin học hoá sau đây sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi "Doanh nghiệp của bạn đang ở đâu?"
Các doanh nghiệp chưa áp dụng tin học dưới bất kỳ hình thức nào (DN cấp 0)
Doanh nghiệp loại này thường là các doanh nghiệp cực nhỏ hoặc doanh nghiệp mới thành lập. Họ chưa trang bị máy vi tính hoặc có trang bị thì cũng "để chơi" chứ không phải để dành cho công việc. Các doanh nghiệp này chỉ nên bắt đầu việc "tin học hoá" bằng cách sử dụng các phần mềm văn phòng để soạn thảo, in ấn một số tài liệu, hợp đồng và sau một khoảng thời gian mới tính đến chuyện trang bị và áp dụng phần mềm kế toán. Số lượng các DN cấp 0 hiện nay là rất ít vì hầu như khi thành lập doanh nghiệp nhỏ thì doanh nghiệp đã trang bị ngay ít nhất một chiếc máy tính để thực hiện các công việc văn phòng.
Các doanh nghiệp đã ứng dụng tin học văn phòng mà chưa áp dụng phần mềm trong công việc quản lý (DN cấp 1)
Các công việc như soạn thảo công văn, báo giá, hợp đồng... đã được thực hiện trên máy vi tính nhưng các công việc quản lý (như quản lý kế toán, quản lý khách hàng...) thì chưa sử dụng công cụ tin học là các phần mềm quản lý. Công việc kế toán vẫn được làm thủ công ghi sổ và tính toán bằng tay. Số lượng các DN cấp 1 ở Việt Nam hiện nay cũng còn rất ít vì công việc kế toán ít nhất cũng được thực hiện bằng công cụ Excel. DN cấp 1 thường là các doanh nghiệp nhỏ (dưới 100 nhân viên) hoặc cực nhỏ (dưới 15 nhân viên) và các doanh nghiệp loại này nên lựa chọn trang bị một phần mềm kế toán phù hợp càng nhanh càng tốt.
Các doanh nghiệp chưa áp dụng phần mềm nhưng đã sử dụng Excel trong các phần hành kế toán rời rạc...(DN cấp 2)
Công việc kế toán được thực hiện trên máy tính nhưng chỉ sử dụng công cụ Excel cho từng phần hành kế toán rời rạc (như quản lý tiền, quản lý kho, quản lý công nợ...). Nhược điểm của cách làm này là các phần hành kế toán không có sự liên hoàn, số liệu được cập nhật rời rạc, trùng lắp và thiếu tính kiểm soát, các nhân viên kế toán phải mất nhiều công sức mới có thể hoàn thành công việc làm kế toán của mình. Các DN cấp 2 thường là các doanh nghiệp nhỏ và đôi khi là các doanh nghiệp vừa (từ 100 đến 1000 nhân viên), họ cũng nên lựa chọn và trang bị ngay cho mình một phần mềm kế toán phù hợp.
Các doanh nghiệp đã và đang áp dụng các phần mềm quản lý phục vụ kế toán nhưng chưa sử dụng phần mềm kế toán liên hoàn (DN cấp 3)
Công việc kế toán được thực hiện bằng các phần mềm rời rạc (phần mềm quản lý kho, kế toán tổng hợp...) kết hợp với việc sử dụng công cụ Excel. Tương tự như các DN cấp 2, các phần hành kế toán vẫn không có sự liên hoàn, số liệu được cập nhật rời rạc, trùng lắp và thiếu tính kiểm soát. Công việc kế toán vẫn chậm chạp, đặc biệt là việc chiết suất các thông tin quản trị kết hợp từ nhiều phần hành kế toán rất khó khăn. Các DN cấp 3 thường là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, họ nên lựa chọn và trang bị ngay cho mình một phần mềm kế toán liên hoàn phù hợp với quy mô, ngành nghề và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp đã và đang áp dụng phần mềm kế toán và đang sử dụng Excel hoặc các phần mềm quản lý rời rạc khác cho các bộ phận ngoài kế toán (DN cấp 4)
Phần lớn các doanh nghiệp vừa và lớn Việt Nam hiện nay đều thuộc loại này. Một số DN cấp 4 đang áp dụng phần mềm kế toán nhưng chưa thấy thoả mãn, khi đó doanh nghiệp nên tìm kiếm một phần mềm kế toán khác phù hợp hơn với nhu cầu quản lý của mình. Phần lớn các doanh nghiệp đã và đang áp dụng phần mềm kế toán có hiệu quả thì các bộ phận khác (như phòng kinh doanh, bộ phận kho...) cũng đang sử dụng các phần mềm đơn lẻ hoặc sử dụng Excel vào công việc và trình độ tin học của đội ngũ nhân viên toàn doanh nghiệp cũng đã ở mức sẵn sàng cho việc áp dụng phần mềm lớn hơn.
Các doanh nghiệp sẵn sàng cho việc trang bị hệ thống ERP (DN cấp 5)
Khi đã ở mức độ tin học hoá ở cấp 4 được một thời gian và doanh nghiệp hội tụ thêm một số điều kiện về hệ thống quản lý và khă năng tài chính thì doanh nghiệp đã sẵn sàng cho việc triển khai một hệ thống phần mềm tổng thể dạng ERP. Doanh nghiệp đã cảm nhận được tác dụng to lớn của việc tin học hoá các hoạt động quản lý và đội ngũ nhân viên cũng đã có thói quen và trình độ phù hợp cho việc triển khai hệ thống phần mềm ở mức tổng thể và liên hoàn hơn. Khi sử dụng phần mềm kế toán liên hoàn, phòng kế toán doanh nghiệp đã có kinh nghiệm làm việc trong môi trường liên kết, tức là công việc của nhân viên này có liên kết chặt chẽ và có thể làm ảnh hưởng đến công việc của nhân viên khác. Tuy nhiên hệ thống ERP có sự khác biệt so với hệ thống kế toán ở chỗ nó quan tâm đến các tác nghiệp theo quy trình hoạt động hàng ngày thay vì cập nhật và xử lý các dữ liệu đã xảy ra. Vì vậy, trong khi phần mềm kế toán có thể ngưng hoạt động một thời gian thậm chí một vài ngày thì phần mềm ERP không thể dừng lại dù chỉ một vài giờ khi nó đang áp dụng vào công việc hàng ngày tại doanh nghiệp.
Sự sẵn sàng của doanh nghiệp cho việc áp dụng ERP còn thể hiện ở mức độ chuẩn hoá trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lượng như ISO, hoặc đã thuê tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp sẽ rất thuận lợi cho việc triển khai ERP vì đã xác lập được các các quy trình tác nghiệp và hoạt động theo các quy trình này. Ngoài ra sự sẵn sàng cho việc áp dụng ERP còn thể hiện ở sự quyết tâm của ban lãnh đạo và khả năng tài chính doanh nghiệp.
Khi đã hội tụ đầy đủ các điều kiện và có ý định triển khai ERP thì doanh nghiệp cần xem xét các giải pháp ERP trên thị trường để thấy được nhu cầu thực sự về phần mềm quản lý của mình nằm trong các modules nào và phần mềm ERP nào là phù hợp nhất. Công việc này có thể cần hoặc không cần đến sự tham gia của các nhà tư vấn lựa chọn giải pháp ERP. Doanh nghiệp không nhất thiết phải xác định trang bị toàn bộ "phần mềm quản lý tổng thể" mà có thể lựa chọn chỉ những modules có nhu cầu rõ rệt nhất và khi trang bị cũng không nhất thiết phải trang bị đồng thời nhiều modules mà có thể trang bị từng module một.
Đánh giá trên Facebook
