Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam phần lớn đang chưa áp dụng hệ thống ERP theo đúng nghĩa của nó. Có những doanh nghiệp đã và đang tìm hiểu về ERP và các giải pháp ERP trên thị trường. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp vẫn đang có rất nhiều băn khoăn và chưa biết tìm lời giải đáp ở đâu do ở Việt nam hiện nay vẫn đang chưa có nhiều các công ty cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp trong lĩnh vực triển khai ERP. Những nội dung sau đây có thể giúp bạn một vài thông tin giải đáp cho những băn khoăn này...
ERP là gì?
Doanh nghiệp có thể đã xem thuyết trình một số giải pháp ERP trong và ngoài nước của nhà cung cấp giải pháp phần mềm ERP nhưng phần lớn thời gian ít ỏi này được sử dụng để công ty phần mềm giới thiệu về những thế mạnh của giải pháp mà họ sẽ cung cấp, doanh nghiệp thậm chí còn chưa hiểu được đúng "thế nào là ERP?" nên phần lớn không hiểu được hết những gì mà nhà cung cấp muốn thuyết trình. Họ không thể hình dung ra được rằng ERP sẽ mang lại gì cho doanh nghiệp và tại sao ERP lại có ý nghĩa lớn với doanh nghiệp, trong khi khoản chi phí "khổng lồ" để mua ERP thì lại là một tải nặng đối với doanh nghiệp. Vậy thì ERP là gì? và tại sao ERP lại có ý nghĩa đối với doanh nghiệp tới mức doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản tiền lớn để mua ERP?
Có nhiều cách trình bày khác nhau và cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP. Chúng tôi xin nêu ra theo cách đơn giản nhất để bạn có thể dễ hình dung về ERP.
ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói một cách văn hoa hơn, ERP là phần mềm phục vụ việc Tin học hoá tổng thể doanh nghiệp. Đây là khái niệm tổng quát theo cách nhìn nhận của EFFECT. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này, tuy nhiên trên thực tế khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP khác cả ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp, đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả là các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp lại tỏ ra "vô cùng phong phú" và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về một module phần mềm "Quản lý cổ phần và cổ đông" và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh phần mềm quản lý "tổng thể" doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp và là thành phần của hệ thống ERP.
Tóm lại bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất là: ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.
Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc
Điểm phân biệt cơ bản nhất của ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các modules của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc nhưng các modules này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính "Tổng thể hữu cơ" do các modules có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng ban này cũng rất khác nhau từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Có một khái niệm khác trong hoạt động của doanh nghiệp là khái niệm quy trình. Nếu như cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin (hoặc dữ liệu) đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin (hoặc dữ liệu) đầu ra, thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước và thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một "ốc đảo" đối với các phần mềm của phòng ban khác. Các công việc chuyển thông tin từ phòng ban này sang phòng ban khác được thực hiện một cách thủ công (như theo hình thức chuyển văn bản, copy file...) với năng xuất thấp và không có tính kiểm soát. Các modules của ERP cũng phục vụ cho các phòng ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng xuất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.
Như vậy, ngoài cách nhìn nhận doanh nghiệp theo cơ cấu tổ chức phòng ban, cách thứ hai để phân tích hoạt động của doanh nghiệp là tìm hiểu về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân ra thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp Việt nam cho dù đã hoạt động nhiều năm nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.
Tại sao giá cả các hệ thống phần mềm ERP cao?
Đối với các công ty phần mềm, việc xây dựng hệ thống ERP khó hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ. Giá trị lớn nhất và cũng là điều khó thực hiện nhất đối với công ty phần mềm là xây dựng được tính tích hợp trên phần mềm. ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể của tất cả các phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu của ERP sẽ rất lớn và từ đó đặt ra thêm nhiều khó khăn cho các công ty phần mềm (để giải quyết vấn đề lưu trữ và xử lý tốc độ hoạt động của chương trình).
Điều khó nữa là để xây dựng được phần mềm ERP, các công ty phần mềm không chỉ cần các kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực tin học mà còn cần am hiểu các kiến thức về hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Thêm nữa, một phần mềm ERP tốt cũng chỉ quyết định ít hơn 50% cho sự thành công của dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp. Yếu tố chủ quan của từng doanh nghiệp (như nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp, hệ thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên...) quyết định đến trên 50% sự thành bại của dự án. ERP là hệ thống phần mềm có phạm vi quản lý rộng trên toàn doanh nghiệp và do đó thời gian triển khai dự án có thể kéo rất dài (thường là từ 6 tháng đến vài năm). Tất cả những yếu tố trên đây đẩy chi phí của công ty phần mềm lên rất cao để có thể hoàn thành việc triển khai dự án cho doanh nghiệp và do đó giá cả của các hệ thống ERP cao hơn nhiều so với việc trang bị nhiều phần mềm đơn lẻ cộng lại.
Băn khoăn của doanh nghiệp
Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp trước ngưỡng cửa "tin học hoá quản lý doanh nghiệp" mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không? và nếu triển khai thì lựa phải chọn giải pháp như thế nào?. Một khi doanh nghiệp chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP và doanh nghiệp sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP thì doanh nghiệp sẽ chưa thể quyết định được về việc trang bị ERP. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ mơ hồ rằng "Cần phải tin học hoá doanh nghiệp nay mai", hoặc là trước trào lưu hội nhập và việc Việt nam ra nhập WTO cuối năm 2006 thì doanh nghiệp rất sốt sắng trong việc nâng cấp hệ thống quản lý của mình bằng việc "mua phần mềm ERP càng nhanh càng tốt!". Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các doanh nghiệp Việt nam hiện nay đang có nhu cầu nhiều hơn về dịch vụ tư vấn về ERP so với việc triển khai ngay hệ thống nhưng trong lĩnh vực này thì "cung" đang thấp hơn nhiều so với "cầu" vì hiện đang không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP.
Một điều nữa làm cho các doanh nghiệp rất băn khoăn là hiện nay ở Việt nam chưa có nhiều doanh nghiệp triển khai thành công ERP để các doanh nghiệp khác lấy làm "gương" và "noi theo". Họ chỉ nghe rằng ERP là cái gì đó "rất phức tạp" và có nhiều dự án triển khai ERP thất bại hơn là thành công. Các ví dụ về sự triển khai thành công ERP tại Việt nam trên báo chí (kể cả giải pháp ERP nội và ngoại) phần lớn vẫn chỉ là "nửa vời", tức là thực tế không hoàn toàn giống như báo chí viết. Vì vậy tại thời điểm hiện nay, doanh nghiệp Việt nam nào quyết định tiến hành triển khai ERP sẽ là doanh nghiệp thực sự đi tiên phong và rất "dũng cảm". Cũng như trước đây, các doanh nghiệp đi tiên phong trong việc áp dụng phần mềm kế toán đều là các doanh nghiệp thành công. Rồi đây, ERP cũng sẽ trở nên phổ biến như việc áp dụng phần mềm kế toán bây giờ.
Tất cả mọi thứ đều có giá của nó!
Trào lưu triển khai ERP của các doanh nghiệp sẽ thực sự được bắt đầu trong năm 2007 khi mà Việt nam chính thức ra nhập WTO. Doanh nghiệp nào dũng cảm đi tiên phong sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn so với các đối thủ của mình. Chúng tôi cho rằng các doanh nghiệp Việt nam nên tin tưởng vào các giải pháp ERP đang có mặt hiện nay trên thị trường và hãy dũng cảm để bắt nhịp vào trào lưu này. Đi tiên phong, doanh nghiệp có thể sẽ thành công và cho dù không may không thành công thì đổi lại doanh nghiệp cũng sẽ có được kinh nghiệm cần thiết và điều cần suy nghĩ là các doanh nghiệp chậm chân hơn rất có thể sẽ phải trả giá cho sự chậm trễ của mình.
Riêng công ty phần mềm EFFECT chúng tôi xin chuyển đến các doanh nghiệp thông điệp: Bằng giải pháp EFFECT-ERP, chúng tôi đã và đang sẵn sàng hợp tác với các doanh nghiệp để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời kỳ hậu WTO.
Công ty phần mềm EFFECT
