Doanh nghiệp đươc quản lý bằng phương pháp tiên tiến và hiện đại. Các công việc quản lý của đội ngũ nhân viên được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm. Mọi nhân viên đều có thể truy cập phần mềm để khai thác các thông tin cần thiết tương ứng với vị trí công việc được phân công. Cho dù có mặt ở công ty hay ở bất cứ nơi nào trên thế giới, ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng luôn có được các thông tin tổng hợp cũng như chi tiết để xem xét, thống kê, đánh giá tình hình một cách nhanh chóng, chính xác và đưa ra các quyết định đúng đắn. Các nguồn lực được quản lý tối ưu như: hàng hoá vật tư tồn kho luôn ở mức tối thiểu và đáp ứng đủ yêu cầu, máy móc, thiết bị, dây chuyền được khai thác triệt để hơn, năng xuất lao động của toàn bộ đội ngũ nhân viên tăng lên... Không còn những rắc rối do việc cung cấp thông tin mập mờ và chậm chạp từ phòng kế toán và từ phân xưởng sản xuất... Doanh số bán hàng tăng lên không ngừng, uy tín doanh nghiệp được khẳng định bằng sự chủ động đáp ứng nhu cầu khách hàng theo đúng cam kết...
Hình mang tính chất minh họa
Đó là viễn cảnh tương lai của một doanh nghiệp sau khi triển khai thành công ERP. Quả thực đây là viễn cảnh thật tuyệt vời đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Mời bạn cùng đi vào các chi tiết cụ thể:
Mọi thứ đều đã được quy trình hoá trên phần mềm. Bắt đầu từ nhân viên kinh doanh sử dụng phần mềm CRM (Customer Relationship Management) hoặc module tương tự trong hệ thống ERP (Quản lý khách hàng) thực hiện công việc tìm kiếm các khách hàng tương lai để có được các hợp đồng mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Các công việc được phần mềm hỗ trợ một cách tối đa, nhân viên kinh doanh có thể quản lý được công việc của mình một cách chi tiết và chính xác, sẽ không có những khách hàng, những kế hoạch, những lời hứa bị bỏ sót, sẽ có những thông tin phản hồi từ các chiến dịch thăm dò giúp phán đoán tình hình...Nhân viên kinh doanh có thể lưu trữ hệ thống thông tin khách hàng chi tiết, quản lý các báo giá, lưu trữ thông tin về các hợp đồng kinh tế... để tự mình sử dụng và để cho bất cứ ai khác trong doanh nghiệp có thể khai thác trong quyền hạn của họ.
Bộ phận quản lý đơn đặt hàng tự động có được các thông tin từ các báo giá, hợp đồng từ các nhân viên kinh doanh và chuyển thành các đơn đặt hàng của khách hàng kèm theo các điều khoản của đơn hàng như yêu cầu về chất lượng, thành phần sản phẩm, quy cách đóng gói, điều kiện thanh toán, thời hạn giao hàng...mọi thứ đều được ghi chép tỷ mỷ trên dữ liệu của đơn hàng để sử dụng liên tục trong các bước tiếp theo của quy trình sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp thương mại sẽ đặt các lô hàng từ nhà cung cấp đúng chất lượng, kịp thời gian và luôn đầy đủ đáp ứng các nhu cầu dự đoán cũng như các nhu cầu của các đơn hàng đã đặt của khách hàng. Doanh nghiệp phân phối có thể điều động hàng hoá từ điểm phân phối này đến điểm phân phối khác, tổng hợp các nhu cầu hàng hoá từ các điểm phân phối để đặt hàng tập trung tại trụ sở doanh nghiệp, theo dõi doanh số bán hàng từng ngày theo chủng loại hàng, theo khách hàng, theo vùng... Sự chủ động trong việc đóng gói và vận chuyển hàng hoá đúng hẹn cũng giúp doanh nghiệp có được uy tín trên thương trường.
Phòng kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp sản xuất không còn lo lắng bị thiếu thông tin để lập các kế hoạch sản xuất đáp ứng cho các đơn hàng vì các thông tin chi tiết về đơn đặt hàng đã được tự động chuyển tới từ phòng kinh doanh. Các quy trình tự động tính toán định mức vật tư đã được thiết lập sẵn trên phần mềm và sẵn sàng giúp đỡ nhân viên lập kế hạch đưa ra các lệnh sản xuất và kế hoạch chi tiết thực hiện từng lệnh sản xuất về sử dụng vật tư, sử dụng nhân công và trang thiết bị máy móc phân xưởng. Ngoài ra bộ phận kế hoạch vật tư sẽ được chương trình hỗ trợ tính toán một cách chính xác khi nào thì doanh nghiệp sẽ cần đặt mua số lượng bao nhiêu của từng loại vật tư và thậm chí từ nhà cung cấp nào và không quên căn cứ vào cả số lượng dự trữ tồn kho an toàn mà doanh nghiệp luôn cần có để có thể duy trì công việc sản xuất không ngừng nghỉ.
Kế đến là bộ phận đóng gói giao hàng luôn có được các danh sách công việc đóng gói cần thực hiện đầu ngày, danh sách các đóng gói cần vận chuyển, thời gian và địa chỉ giao hàng đã được chương trình tự động cung cấp từ số liệu của các đơn đặt hàng.
Tất cả các thông tin về tiến độ sản xuất của các đơn hàng giúp cho phòng kinh doanh hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp tự tin mà trả lời rằng "chúng tôi sẽ giao hàng đúng hẹn" cho dù đơn hàng mới bắt đầu được thực hiện hoặc hợp đồng kinh tế còn chưa được doanh nghiệp ký kết với khách hàng.
Tình trạng máy móc thiết bị phân xưởng được theo dõi một cách chặt chẽ. Không còn tình trạng máy móc kém tuổi thọ do việc bảo dưỡng bị lãng quên hoặc không đúng chế độ. Phần mềm tự nhắc nhở lịch bảo dưỡng và nhu cầu thay thế định kỳ vật tư hoặc các bộ phận đã hết thời gian sử dụng.
Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm được thực hiện với đầy đủ các thông tin về lô sản phẩm và có thể truy cập ngược lại quá trình sản xuất lô hàng để có thể kết luận được lý do của các lô hàng kém chất lượng nằm ở đâu và do đó từng bước cải tiến quy trình sản xuất sản phẩm để đạt được chất lượng cao hơn. Hơn nữa, số liệu của lô hàng như thành phần nguyên vật liệu, máy móc và nhân công đã được sử dụng để sản xuất ra lô hàng...cũng đươc lưu trữ để làm đầu vào cho công việc bảo hành các sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng và cùng với các thông tin phản hồi về chất lượng sản phẩm từ phía khách hàng, doanh nghiệp sẽ cải tiến quy trình sản xuất sản phẩm...
Cứ như thế toàn bộ hoạt động doanh nghiệp sẽ ngày càng tốt lên và ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung cho các vấn đề chiến lược, tạo điều kiện cho doanh nghiệp ngày càng phát triển, mở rộng và tiến lên.
