Quản lý bảo hành

Công việc bảo hành

 

Doanh nghiệp cung cấp trang thiết bị, máy móc, hàng hoá có bảo hành (như buôn bán máy tính, thiết bị viễn thông, hàng điện máy...) luôn cần theo dõi, quản lý hàng hoá bảo hành và điều hành công việc bảo hành..

 

Danh sách hàng hoá bảo hành  

 

Khi bán hàng hóa, bộ phận bảo hành cập nhật các mục hàng hóa cần bảo hành vào Danh sách hàng hóa bảo hành hoặc số liệu hàng bảo hành được cập nhật tự động khi nhân viên bán hàng thực hiện việc bán hàng trên phần mềm. Bạn có thể in phiếu bảo hành bằng phần mềm và chuyển cho khách hàng.

 

Các thông tin bảo hành với từng mặt hàng bán ra như thời hạn bảo hành, nội dung bảo hành, số Serial của hàng, tên khách hàng.... đều được lưu trữ trên phần mềm và được tìm kiếm lại một cách dễ dàng.

 

Quản lý công việc bảo hành tại công ty  

 

Khi nhận hàng bảo hành (khách hàng mang tới và yêu cầu bảo hành), Bạn có thể truy cập lại dữ liệu trong danh sách hàng bảo hành theo mã số sản phẩm (Seri), theo khách hàng, theo thời gian mua hàng... và biết được hàng có thuộc diện được bảo hành lần này hay không. Nếu được, bạn chấp nhận bảo hành, kể cả trong trường hợp khách hàng bị mất phiếu bảo hành, bạn vẫn có thể biết được hàng có thuộc diện đang trong thời gian bảo hành hay không và quyết định nhận hay không việc bảo hành cho khách hàng. Nếu chấp nhận bảo hành, bạn ghi nhận lỗi hỏng hóc hàng hoá trên phần mềm và dữ liệu tự động được chuyển cho bộ phận kỹ thuật.

 

Bộ phận kỹ thuật khi tiến hành sửa chữa luôn cập nhật tiến độ bảo hành, ghi nhận kết quả từng bước trên phần mềm. Do đó bộ phận chăm sóc khách hàng luôn có sẵn thông tin trên máy để đáp ứng cho khách hàng.

 

Phần mềm cũng luôn nhắc nhở nhân viên bảo hành về tình trạng các vụ việc bảo hành, thời gian cần phải hoàn thành công việc và sẽ không có những hàng bảo hành bị cất vào kho và chìm vào quên lãng cho đến khi khách hàng “hỏi thăm”.

 

Khi hàng hoá đã bảo hành lần trước, bộ phận kỹ thuật luôn có được hồ sơ bảo hành hàng hoá các lần trước đây làm cơ sở để tiến hành bảo hành lần này được nhanh chóng và hiệu quả hơn.

 

Quản lý công việc bảo hành tại khách hàng  

 

Module Quản lý bảo hành cũng giúp bạn cập nhật thông tin yêu cầu bảo hành từ khách hàng (đối với các hàng hoá,máy móc, thiết bị lắp đặt tại khách hàng), lên kế hoạch phân công công việc cho đội ngũ kỹ thuật, theo dõi thông tin về công việc bảo hành tại khách hàng theo vụ việc. Quy trình dịch vụ này có thể rất khác nhau từ doanh nghiệp này đến doanh nghiệp khác, do đó, khả năng chỉnh sửa hoặc bổ sung chức năng theo quy trình đặc thù của doanh nghiệp của EFFECT-ERP sẽ được phát huy tối đa tại đây.

 

Thống kê thông tin bảo hành  

 

Cuối cùng, bạn có thể thống kê tần suất bảo hành theo hàng hóa, theo thời gian, thống kê về các lỗi phát sinh của hàng hoá... và do đó có kế hoạch cải tiến quy trình sản xuất hoặc yêu cầu nhà cung cấp giao hàng chất lượng hơn...

 

Liên kết module

 

Module Quản lý bảo hành có thể nhận dữ liệu bán hàng từ module Quản lý đơn hàng hoặc module Kế toán (tuỳ theo mô hình áp dụng EFFECT-ERP). Khi có liên kết, nhân viên bảo hành không cần phải cập nhật dữ liệu về danh mục hành bảo hành. Ngoài ra, trường hợp từ module bảo hành có thể sử dụng danh mục vật tư, công cụ từ module kế toán để tạo lập các phiếu yêu cầu vật tư phục vụ công viêc bảo hành.