Quản lý công văn, giấy tờ

Công văn và tài liệu ISO

 

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp bất kỳ cũng phát sinh rất nhiều thông tin liên quan đến các đối tác, khách hàng, các tổ chức ngoài doanh nghiệp. Rất nhiều công văn (hay tài liệu) được gửi đến và đi. Quản lý và theo dõi quá trình xử lý các thông tin của các công văn (tài liệu) là khối lượng công việc không nhỏ. Ngoài ra, hệ thống tài liệu nội bộ trong doanh nghiệp như các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO cũng rất nhiều và cần được quản lý một cách khoa học. Module Quản lý công văn, giấy tờ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện công việc quản lý này.

 

Quản lý thông tin và theo dõi xử lý công văn

 

Nội dung các công văn, tình trạng xử lý công văn, bộ phận đang lưu giữ... đều được ghi lại để theo dõi. Đặc biệt, các kế hoạch xử lý các công văn đến, trạng thái phản hồi của đối tác đối với các công văn đi kể cả lịch trình về thời gian cũng được theo dõi phục vụ cho việc xử lý thông tin đến và đi một cách kịp thời và có hiệu quả.

 

Bạn luôn luôn có được các thông tin như: Hiện có bao nhiêu công văn đến chưa xử lý xong, việc xử lý đang thuộc trách nhiệm của phòng ban nào, các công văn này đang ở trạng thái nào, kế hoạch xử lý đối với từng công văn ra sao... Các trưởng phòng cũng luôn biết được hiện bộ phận mình có bao nhiêu công văn chưa xử lý xong, ai đang chịu trách nhiệm...

 

Phần mềm nhắc nhở bạn cần có những động tác kịp thời trong trường hợp khẩn cấp. Nếu một thư phàn nàn của khách hàng bị lãng quên ở trong tủ mà không được xử lý thì sẽ rất có hại. Tất cả các công văn đến và đi đều được cập nhật vào chương trình và chỉ ở trạng thái Xử lý xong khi mọi công việc liên quan đến công văn đều đã được hoàn tất, nếu không, các công văn còn ở trạng thái đang xử lý và bạn sẽ buộc phải có những động tác để xử lý.

 

Việc thêm mới công văn chỉ được thực hiện bởi phòng ban nhất định (thường là bộ phận văn phòng). Các phòng ban khác có thể cập nhật số liệu phát sinh cho công văn hoặc xem thông tin liên quan đến công văn mà bộ phận mình đang chịu trách nhiệm.

 

Các thuộc tính (mục thông tin) của các công văn, cách thức xử lý công văn... đều thay đổi từ doanh nghiệp này đến doanh nghiệp khác và đều có thể thêm, bớt cho phù hợp với từng doanh nghiệp.

 

Hệ thống tài liệu ISO

 

Module quản lý công văn, giấy tờ lưu trữ tất cả các tài liệu của hệ thống ISO mà doanh nghiệp đang áp dụng. Tài liệu ISO bao gồm chính sách chất lượng, bản mô tả công việc các vị trí nhân viên, các quy trình, các hướng dẫn công việc của các quy trình, các mẫu định nghĩa hồ sơ của các quy trình... Các tài liệu này được sắp xếp một cách khoa học nhằm mục đích tra cứu, sửa chữa bổ sung... Đặc biệt, bạn có thể đặt quyền truy cập đến các tài liệu cho các nhân viên như: Quyền xem tài liệu, quyền sửa, xóa tài liệu. Điều này đảm bảo các nhân viên chỉ được biết thông tin và được sửa tài liệu theo quyền hạn của mình. Nhân viên có thể sao chép các bảng mẫu hồ sơ ISO để sử dụng. Các nhân viên mới vào làm việc có thể tự động nghiên cứu các quy trình ISO, các bản mô tả công việc... và bắt tay vào làm việc theo quy trình....