Ý tưởng cơ sở dữ liệu báo cáo (ReportBase)
Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình tổng công ty (có nhiều đơn vị hoạt động độc lập hoặc phụ thuộc gọi là đơn vị cơ sở - Đvcs). Việc tính toán các báo cáo toàn công ty hoặc toàn tổng công ty từ dữ liệu chi tiết của các Đvcs thường mất nhiều thời gian xử lý trên phần mềm. Nhất là khi bạn cần khai thác thông tin nhiều chiều (như: mổ xẻ số liệu nhiều chiều, so sánh số liệu thời gian khác nhau: Năm này, năm trước, tháng này tháng trước...) thì tốc độ tính toán báo cáo từ dữ liệu chi tiết thường ngốn mất nhiều thời gian của bạn. Ngoài ra, khi bạn đi xa công ty, nơi chứa dữ liệu và phần mềm thì lại càng khó khăn khi muốn khai thác, phân tích thông tin một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Để giải quyết khó khăn trên, module CSDL báo cáo (ReportBase) của EFFECT-ERP giúp tạo ra CSDL gồm dữ liệu là số liệu trên các báo cáo (kế toán hoặc quản trị) đã được tính toán từ phần mềm kế toán EFFECT (phiên bản 3.0) hoặc được nhập bằng tay và gửi tới từ các Đvcs. ReportBase sau khi tạo ra có thể được sao chép vào máy tính xách tay của nhà quản lý và mang theo để truy cập, khai thác bất cứ khi nào cần thiết.
Ưu điểm của CSDL báo cáo
ReportBase là CSDL có kích thước nhỏ.
Do không chứa đựng dữ liệu chi tiết mà chỉ chứa số liệu trên báo cáo được lưu trữ theo thời gian (tháng, quý, năm) nên kích thước của ReportBase rất nhỏ, có thể lưu trữ được thông tin của doanh nghiệp hàng trục năm.
Tốc độ truy cập CSDL cao
Do kích thước ReportBase nhỏ nên tốc độ truy cập báo cáo nhanh. Khi khai thác ReportBase, phần mềm chỉ lục tìm dữ liệu và đưa ra kết quả mà không tính toán nhiều nên tốc độ hiển thị báo cáo rất nhanh, gần như tức thời.
Khai thác thông tin phong phú
Khi đang khai thác thông tin trên ReportBase, bạn có thể tham chiếu đến các thông tin theo luồng xuy nghĩ một cách tự nhiên. Truy vấn đến các thông tin liên quan đến chỉ một chỉ tiêu, một cột báo cáo hoặc cả báo cáo tại thời gian khác hoặc của Đvcs khác. Các chức năng truy vấn thông tin khi nhấn phím phải chuột trên báo cáo đang xem là:
Chức năng theo chỉ tiêu:
· Xem số liệu ở ô hiện thời các tháng/quý từ đầu năm.
· Xem số liệu ở ô hiện thời 12 tháng/4 quý trước.
· Xem số liệu ở ô hiện thời các Đvcs cùng thời gian.
· Xem số liệu ở ô hiện thời các Đvcs cùng kỳ năm trước.
· Xem số liệu ở ô hiện thời các Đvcs thời gian chỉ ra.
· Xem số liệu ở ô hiện thời các Đvcs từ đầu năm
· Xem số liệu ở ô hiện thời các Đvcs 12 tháng /4 quý trước.
Chức năng theo cột báo cáo:
· Xem cột báo cáo hiện thời các tháng/quý từ đầu năm.
· Xem cột báo cáo hiện thời 12 tháng/4 quý trước.
· So sách cột báo cáo hiện thời với tháng/quý thời gian chỉ ra.
· Xem cột báo cáo hiện thời các Đvcs cùng thời gian.
· Xem cột báo cáo hiện thời các Đvcs thời gian chỉ ra.
Các chức năng theo báo cáo:
· Xem báo cáo tương ứng thời gian chỉ ra.
· Xem báo cáo tương ứng Đvcs khác cùng thời gian.
· Xem báo cáo tương ứng Đvcs khác thời gian chỉ ra.
· Xem báo cáo tương ứng cộng nhiều Đvcs cùng thời gian.
· Xem báo cáo tương ứng cộng nhiều Đvcs thời gian chỉ ra.
Phương pháp cập nhật số liệu cho ReportBase
Việc cập nhật các số liệu cho các báo cáo trong ReportBase ở các Đvcs có thể được thực hiện theo hai cách: Nhập trực tiếp bằng tay hoặc đưa ra từ phần mềm kế toán EFFECT (phiên bản 3.0). Nếu cập nhật bằng tay thì tại các Đvcs cũng phải cài đặt module ReportBase (phần dành cho Đvcs), phần mềm sẽ cung cấp giao diện để bạn có thể cập nhật được tất cả số liệu của các báo cáo được quy định. Sau khi cập nhật xong, chương trình sẽ mã hóa và nén lại thành tệp có phần mở rộng là .RB và truyền một cách an toàn lên đơn vị tổng (qua Mail, gửi đĩa mềm hoặc qua đường Dial Up trực tiếp).
Trong trường hợp Đvcs không có điều kiện (ví dụ: Không có máy tính, vùng sâu vùng xa...) thì có thể Fax các báo cáo lên đơn vị tổng và số liệu sẽ được cập nhật bằng tay cho từng Đvcs trên chương trình ở đơn vị tổng.
Nếu Đvcs sử dụng phần mềm kế toán EFFECT (phiên bản 3.0) thì với các thao tác đơn giản, phần mềm kế toán sẽ tạo trực tiếp ra tệp .RB và gửi lên đơn vị tổng sau khi tính toán tất cả các báo cáo cần thiết từ dữ liệu kế toán. Tệp .RB là tệp chứa đựng mẫu và số liệu của tất cả các báo cáo theo quy định của công ty hoặc tổng công ty (số lượng và khuôn dạng các báo cáo trong ReportBase có thể được định nghĩa theo yêu cầu doanh nghiệp và không giới hạn).
Áp dụng
Module cơ sở dữ liệu báo cáo – RepBase có thể đứng độc lập hoặc liên kết với phần mềm kế toán EFFECT phiên bản 3.0, 4.0.
Các số liệu được cập nhật vào các mẫu báo cáo trong ReportBase không nhất thiết phải là số liệu kế toán hoặc liên quan đến kế toán. Số liệu này có thể là số liệu để thống kê điều tra về một vấn đề nào đó (ví dụ: điều tra về tình hình nghỉ thôi việc của nhân viên, các dạng nghỉ thôi việc, lý do nghỉ... ở tất cả các Đvcs và tập hợp lại thành số liệu toàn công ty...). Tuy nhiên, ứng dụng nhiều nhất của RepBase vẫn là việc truyền và tổng hợp các báo cáo kế toán, quản trị doanh nghiệp được tính toán từ phần mềm kế toán.
Các doanh nghiệp không theo mô hình tổng công ty cũng có thể sử dụng module ReportBase. Khi đó chỉ khai thác các chức năng liên quan đến 1 Đvcs.
Đánh giá trên Facebook
