Module Quản trị sản xuất chịu trách nhiệm về tất cả các thông tin liên quan đến kế hoạch sản xuất và quá trình sản xuất. Sử dụng cho các doanh nghiệp có sản xuất các sản phẩm thường xuyên với số lượng thành phẩm lớn. Quản trị sản xuất là công cụ để cung cấp các thông tin kịp thời cho người điều hành nắm bắt được tiến độ sản xuất so với kế hoạch đề ra, có các điều chỉnh kịp thời trong trường hợp sự cố, hoặc do những lý do khách quan, chủ quan mà tiến độ diễn ra không theo kế hoạch. Trong những trường hợp đặc biệt, có thể điều chỉnh lại cả kế hoạch sản xuất.
Cấu trúc sản phẩm
Module Quản trị sản xuất có điểm xuất phát là Sản phẩm. Bắt đầu từ việc khai báo cấu trúc sản phẩm theo nguyên vật liệu, các chi phí và các nguồn lực khác bao gồm máy móc, thiết bị và nhân công... Về phương diện kế toán là cấu trúc chi phí của sản phẩm, về phương dịên điều hành sản xuất là cấu trúc các nguồn lực phục vụ sản xuất ra sản phẩm.
Cấu trúc sản phẩm BOM (Bill Of Material extended) bao gồm cấu trúc nguyên vật liệu có thể có bán thành phẩm (gồm cả các thông tin về Định mức tiêu hao, Mức độ phế liệu...) và các cấu trúc nguồn lực về công cụ (máy móc, dây chuyền...) và nhân công. Cấu trúc các chi phí chung tạo nên sản phẩm cũng được thể hiện trong BOM.
Cấu trúc nguyên vật liệu (NVL)
Một sản phẩm có thể được cấu thành từ một số NVL, và có thể từ một số sản phẩm (hoặc bán sản phẩm) khác nữa. Các sản phẩm hoặc bán sản phẩm thành phần một cách tương tự lại có thể được cấu thành từ một số NVL và bán sản phẩm khác...Cứ như thế, cấu trúc NVL của sản phẩm có dạng hình cây và có thể nhiều cấp. Đối với EFFECT-ERP, số lượng cấp hình cây cũng như số lượng các công đoạn sản xuất ra một sản phẩm là không giới hạn.
Các cấu trúc thành phẩm được khai báo ban đầu để sử dụng mặc định cho các lệnh sản xuất. Trường hợp sản phẩm cần điều chỉnh cấu trúc không theo mặc định (do yêu cầu từ đơn hàng) thì bạn có thể điều chỉnh riêng cấu trúc nguyên liệu cho từng lệnh sản xuất. Mỗi khi sản phẩm ra lò, cấu trúc nguyên liệu sẽ được lưu trữ theo từng lệnh sản xuất. Đây là việc lưu trữ lại “Lịch sử sản xuất sản phẩm” nhằm mục đích truy cập lại thông tin, hoặc kiểm tra lại chất lượng sản phẩm khi có phản ứng không tốt từ thị trường (ví dụ: Một loại thuốc kém chất lượng được sản xuất ra và gây tác hại cho người dùng thì rất cần đến các thông tin về cấu trúc sản phẩm – BOM theo phiên bản đã sản xuất).
Cấu trúc nguyên liệu bao gồm các thông tin như: Tên, chủng loại nguyên liệu, Số lượng định mức, Đơn giá định mức (nếu không có thì phần mềm sẽ lấy từ giá tồn kho), phần trăm hao hụt cho phép...
Cấu trúc nguyên liệu thường được cung cấp bởi phòng kỹ thuật. Trường hợp doanh nghiệp có công đoạn sản xuất thử, cấu trúc nguyên liệu có thể được hình thành từ thông tin thống kê trong quá trình sản xuất thử nghiệm sản phẩm.
Cấu trúc chi phí chung
Cấu trúc chi phí chung của sản phẩm là định mức chi phí sản phẩm theo khoản mục chi phí (chi phí điện, nước, khấu hao tài sản, nhân công...). Định mức này được doanh nghiệp xác định dựa trên việc thống kê các công việc sản xuất ra sản phẩm (trong quy trình sản xuất sản phẩm). Người sử dụng nhập định mức chi phí này cho từng sản phẩm theo từng khoản mục chi phí như là một cấu thành của BOM.
Trường hợp doanh nghiệp có công đoạn sản xuất thử, cũng như cấu trúc nguyên liệu, cấu trúc chi phí chung có thể được hình thành từ thông tin thống kê trong quá trình sản xuất thử nghiệm sản phẩm.
Cấu trúc công việc sản xuất ra sản phẩm
Quá trình sản xuất ra mỗi sản phẩm được tạo thành từ nhiều công đoạn gọi là Công việc. Mỗi công việc được cấu thành từ hai thuộc tính: Thiết bị và Nhân công. Thiết bị để thực hiện công việc có thể là các công cụ, dây chuyền, nhà xưởng...là tập hợp một số các mục của danh mục Thiết bị, tài sản cố định (trong module Quản lý trang thiết bị). Còn nhân công có thể là công nhân, hoặc tổ đội, nhóm công nhân là tập hợp một số các mục của danh mục Nhân sự (trong module Quản lý nhân sự). Mỗi thiết bị và nhân sự khi được khai báo sẽ có khai báo kèm về khoảng thời gian dành cho công việc.
Việc khai báo cấu trúc công việc được thực hiện cho từng sản phẩm. Đây là các khai báo quan trọng và cần thiết cho việc lập kế hoạch sử dụng các trang thiết bị, máy móc và kế hoạch phân công công việc cho đội ngũ nhân viên.
Giá thành kế hoạch
Từ cấu trúc thành phẩm (BOM), chương trình tính được nhu cầu vật tư thuần (về số lượng và cả giá trị) cho từng sản phẩm, sử dụng dụng đơn giá định mức cho nguyên liệu trong BOM hoặc lấy đơn giá nguyên liệu trong kho từ module kế toán. Cùng với cấu trúc chi phí chung đã khai báo cho sản phẩm, chương trình tính ra được Giá thành kế hoạch của sản phẩm. Giá thành kế hoạch được tính toán ra trước khi quá trình sản xuất bắt đầu và phục vụ cho việc định giá bán sản phẩm cho các đơn đặt hàng của khách hàng hoặc giá bán lẻ, giá bán cho đại lý...
Năng lực sản xuất tổng thể
Là tập hợp các nguồn lực về trang thiết bị và nhân công đang sẵn sàng cho các quá trình sản xuất. Bạn sẽ đánh dấu các mục trong danh mục Thiết bị, Tài sản cố định và danh mục Nhân sự. Các trang thiết bị hỏng hoặc không tham gia vào quá trình sản xuất cũng như các nhân viên không tham gia vào quá trình sản xuất sẽ không được đánh dấu. Việc đánh dấu này chỉ nhằm mục đích ẩn đi các trang thiết bị không sử dụng trong các quá trình khai báo (như khai báo Thiết bị, nhân công cho công việc...) để tránh việc lập kế hoạch cho các nguồn lực không có hiệu lực sử dụng.
Cấu trúc thông tin thêm theo dõi quá trình sản xuất
Đối với quá trình sản xuất ra mỗi sản phẩm, ngoài các thông tin trong quá trình sản xuất chính (như nguyên liệu, sản phẩm hoàn thành...), các thông tin thêm theo dõi sản xuất có thể khác nhau. Cấu trúc thông tin thêm theo dõi quá trình SX dùng để khai báo cấu trúc các thông tin thêm để cập nhật và theo dõi các thông tin ngoài luồng chính như: Tình trạng phế phẩm, các sự cố bất thường, tình trạng hỏng hóc máy móc thiết bị... Cấu trúc thông tin này sẽ được sử dụng để cập nhật thông tin và được khai thác trong chức năng Cập nhật/Xem các thông tin thêm quá trình sản xuất.
Lệnh sản xuất (lệnh SX)
Lệnh SX là thông tin được theo dõi xuyên suốt quá trình sản xuất. Mã lệnh SX được chỉ ra trong tất cả các tác nghiệp về nhập/xuất nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Bạn có thể theo dõi tất cả các thông tin về quá trình sản xuất liên quan đến một lệnh SX (như: Định mức nguyên liệu, tiến độ sử dụng nguyên liệu, tiến độ bán sản phẩm, sản phẩm hoàn thành...) và từ đó theo dõi được các thông tin liên quan đến đơn đặt hàng của khách hàng.
Một lệnh SX trong danh mục Lệnh SX bao gồm tên sản phẩm, số lượng sản phẩm, ngày hoàn thành (ngày ra lò sản phẩm), khách hàng liên quan và một số thông tin khác được tự động điền trong quá trình lập kế hoạch sản xuất.
Các lệnh SX được tạo ra bằng dữ liệu chuyển tới từ sub-module Quản lý đơn hàng khách hàng hoặc được nhập bằng tay từ kế hoạch về chỉ tiêu số lượng sản phẩm sản xuất do ban lãnh đạo đề ra (sản xuất dự trữ).
Khi tạo lệnh sản xuất từ dữ liệu đơn hàng, bạn có thể tạo các lệnh SX căn cứ lịch giao hàng. Mỗi đơn hàng có thể tạo thành nhiều lệnh SX theo tiến độ giao hàng. Bạn có thể sửa đổi thông tin về ngày hoàn thành của lệnh SX trong trường hợp cần thiết.
Lệnh SX phân làm hai loại: Lệnh SX tại phân xưởng và lệnh SX gia công. Lệnh SX tại phân xưởng được thực hiện tại phân xưởng do doanh nghiệp quản lý và có thể sử dụng chức năng lập kế hoạch máy móc thiết bị và nhân công cho phân xưởng. Còn lệnh SX gia công được thực hiện bởi đối tác gia công sản phẩm và doanh nghiệp chỉ quản lý về định mức nguyên vật liệu và theo dõi tiến độ hoàn thành sản phẩm.
Lập kế hoạch máy móc thiết bị (MMTB) và nhân công (NC)
Bạn có thể thực hiện việc lập kế hoạch về MMTB và NC cho từng lệnh SX. Việc lập kế hoạch được thông qua các Công việc (đã được khai báo cho sản phẩm của lệnh SX trong cấu trúc BOM). Bạn sẽ lập kế hoạch về thời gian và nguồn lực (MMTB, NC) cho từng công việc của lệnh SX, kết quả là chương trình sẽ đưa ra được kế hoạch tổng thể cho các lệnh sản xuất, lịch trình sử dụng từng MMTB và kế hoạch làm việc cho từng nhân sự (hoặc nhóm nhân sự). Vấn đề về việc sắp lịch sử dụng vào thời gian đã bị chiếm của MMTB và nhân sự sẽ được cảnh báo. Ngoài ra phần mềm cũng hỗ trợ việc tính toán tự động kế hoạch MMTB và NC cho lệnh SX mới hoặc một lệnh SX “sen ngang” các lệnh SX có sẵn.
Việc tra cứu lịch sử dụng của bất kỳ máy móc thiết bị và nhân sự nào cũng được thực hiện một cách dễ dàng. Chức năng “Kế hoạch máy móc thiết bị tổng thể” sẽ hiện ra kết quả của việc lập kế hoạch MMTB cho các lệnh sản xuất. Chương trình cung cấp khả năng xem lịch sử dụng MMTB của bất kỳ MMTB nào và trong khoảng thời gian bất kỳ.
Tương tự, chức năng “Kế hoạch nhân công tổng thể” sẽ hiện ra lịch sử dụng nhân sự cho các lệnh sản xuất. Chương trình cũng cung cấp khả năng xem lịch làm việc của bất kỳ nhân sự (hoặc nhóm nhân sự) nào và trong khoảng thời gian bất kỳ.
Kế hoạch NVL
Việc lập kế hoạch mua NVL là công việc không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Tính toán nhanh được nhu cầu sử dụng NVL tại thời điểm bất kỳ trong tương lai sẽ là ưu điểm lớn của doanh nghiệp sản xuất trong việc đảm bảo đủ và tối ưu hoá tồn kho nguyên vật liệu.
Tồn kho tương lai và nhu cầu NVL
Phần mềm sẽ tự động tính toán ra tồn kho NVL tại thời điểm bất kỳ trong tương lai. Với chỉ một thao tác, bạn có thể xem được tồn kho NVL tại nhiều thời điểm trong tương lai, mỗi thời điểm cách nhau khoảng thời gian chỉ ra, ví dụ: Bạn muốn xem tồn kho tương lại tại 3 thời điểm cách nhau 10 ngày trong tương lai, hoặc tồn kho hàng ngày trong 10 ngày tới...Khi tồn kho tương lai âm có nghĩa là thiếu NVL và cần có kế hoạch mua để đáp ứng. Tồn kho tương lai được tính toán từ: NVL sẽ nhận của các đơn mua NVL đã đặt (cộng), nhu cầu NVL cho các lệnh SX chưa hoàn thành (trừ) và tồn kho hiện thời (cộng). Nhu cầu NVL được tính toán bằng tồn kho tương lai cộng với tồn kho an toàn (được khai báo cho từng NVL). Chức năng này giúp bạn quyết định được khi nào là thời điểm thích hợp để tiến hành đặt mua nguyên vật liệu và cần đạt mua bao nhiêu với từng loại NVL.
Lập đơn hàng mua NVL
Bạn có thể lập đơn hàng mua NVL bằng tay hoặc yêu cầu chương trình tính toán và tạo ra đơn hàng. Trong quá trình, phần mềm tính ra nhu cầu NVL đáp ứng đến một thời điểm trong tương lai (ví dụ: sau 1 tháng, 1 quý...). Nếu một loại NVL dùng cho nhiều lệnh sản xuất có thời điểm sử dụng trùng nhau hoặc gần trùng nhau thì phần mềm có thể gộp các yêu cầu này vào chung một đơn mua hàng. Việc tạo ra các đơn đặt mua NVL có thể được thực hiện định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý... Chương trình sẽ cung cấp bảng nhu cầu từng loại NVL cùng với thời điểm đưa NVL vào sử dụng cho từng lệnh sản xuất (chưa hoàn thành hoặc chưa bắt đầu thực hiện) và tự động tạo ra các đơn mua hàng.
Chính thức đặt hàng mua NVL
Sau khi đã tạo ra các đơn đặt mua NVL, bạn sẽ đánh dấu chính thức đặt hàng nhà cung cấp và in ra đơn hàng gửi tới nhà cung cấp. Chương trình cung cấp giao diện đơn giản để bạn thực hiện thao tác này.
Theo dõi nhận NVL
Khi nhận NVL và nhập kho theo đơn mua NVL, phần mềm cung cấp giao diện đơn giản hiện sẵn các đơn mua NVL chưa kết thúc, bạn chỉ cần nhập số lượng NVL nhận lần này trên bảng hiện sẵn và xác nhận. Số lượng NVL nhận sẽ được chuyển sang hệ thống kế toán dưới dạng Phiếu nhập hàng theo hạch toán được đặt mặc định trước. Cột “Số lượng chưa về” trong đơn hàng cũng được trừ dần cho đến khi nhận hết NVL của đơn hàng.
Chương trình không cho phép nhận số lượng NVL nhập kho mà sai số so với đơn hàng lớn hơn sai số cho phép được khai báo trên đơn mua hàng (ví dụ: 5%).
NVL đặt mua chưa về
Bạn luôn theo dõi được trạng thái đơn mua hàng như: Chưa chính thức, đã chính thức đặt hàng, đã chuyển kế toán, số lượng NVL chưa về...
Xuất NVL cho sản xuất, gia công, đóng gói
Chương trình cho phép tạo phiếu lãnh (hay phiếu định mức) NVL theo lệnh SX căn cứ BOM. Phiếu lãnh NVL có thể được in ra, chuyển phân xưởng và được lưu trong cơ sở dữ liệu để kiểm soát việc xuất dùng NVL.
Khi xuất NVL cho sản xuất, bảng số lượng NVL còn có thể được xuất theo từng lệnh SX sẽ hiện ra. Người sử dụng chỉ cần đánh số lượng NVL xuất vào dòng tương ứng. Số lượng NVL xuất không được vượt quá sai số cho phép đã khai báo trong BOM. Cách làm này kiểm soát việc sử dụng NVL theo đúng định mức đã khai báo trong BOM.
NVL có thể xuất dùng cho sản xuất, xuất cho đối tác gia công hoặc xuất dùng để đóng gói sản phẩm.
Tác nghiệp công đoạn bán thành phẩm (BTP)
Mỗi khi BTP hoàn thành trên công đoạn cần thao tác cập nhật. Khi BTP chuyển công đoạn sau cũng cần được cập nhật thông tin vào phần mềm. Việc cập nhật số liệu này giúp tính toán báo cáo tồn BTP trên từng công đoạn, đồng thời cung cấp số liệu cho chức năng tính lương trong module Quản lý nhân sự. Việc nhập BTP hoàn thành được thực hiện bằng cách điền số lượng BTP hoàn thành vào bảng hiện sẵn.
Tác nghiệp thành phẩm
Khi sản phẩm hoàn thành cần thao tác nhập kho sản phẩm hoàn thành. Việc nhập kho này cũng được thực hiện bằng cách điền số lượng sản phẩm hoàn thành vào bảng hiện sẵn. Chương trình không cho phép nhập kho số lượng nhiều hơn số lượng sản phẩm chưa hoàn thành theo dõi trên lệnh SX với sai số lớn hơn cho phép. Số liệu cũng tự động được chuyển sang module kế toán dưới dạng bút toán nhập kho thành phẩm với hạch toán được khai báo mặc định từ trước.
Thông tin sản xuất/thống kê/báo cáo
Chương trình cung cấp giao diện tổng quát khai thác thông tin/báo cáo về toàn bộ quá trình sản xuất. Các thông tin giúp người quản lý luôn nắm bắt được: Tồn kho tương lai, Khả năng đáp ứng NVL, Tiến độ nhận NVL, Tiến độ sử dụng NVL, Tiến độ BTP hoàn thành trên công đoạn, Tiến độ hoàn thành sản phẩm, Tiến độ đóng gói và giao hàng... Bạn có thể xem các thông tin trên theo khách hàng bất kỳ, theo đơn hàng bất kỳ của khách hàng hoặc theo một lệnh SX bất kỳ. Chương trình luôn cho biết về tình trạng thiếu NVL hoặc hoàn thành sản phẩm không theo đúng tiến độ để có phương án khắc phục kịp thời.
Các thông tin thêm đã được khai báo cấu trúc cập nhật ở chức năng Cấu trúc thông tin thêm theo dõi quá trình sản xuất sẽ được cập nhật bằng chức năng này. Thông tin được cập nhật theo từng lệnh SX, từng phân xưởng... Đây là các thông tin bổ trợ thêm cho hệ thống thông tin sản xuất.
So sánh tiến độ thực tế và kế hoạch, phương án điều chỉnh
Bằng cách so sánh các số liệu đã được cập nhật với các số kế hoạch trên các báo cáo hiện ra trên phần mềm, nhà quản lý có thể biết được tiến độ thực hiện các đơn hàng và lệnh sản xuất so với kế hoạch. Nếu thấy sự chênh lệch sẽ ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và giao hàng, các phương án điều chỉnh lại kế hoạch sản xuất sẽ phải được thực hiện. Việc điều chỉnh cũng cần được thực hiện khi có nảy sinh những “sự cố” đối với quá trình sản xuất như: Sự tăng/giảm lượng hàng trong các đơn đặt hàng của người mua, Sự hỏng hóc trong thời gian dài của máy móc, thiết bị, Đơn hàng mua NVL không được thực hiện kịp thời, Công nhân đòi tăng lương không chịu làm việc...
Đánh giá trên Facebook
