Quản lý trang thiết bị, tài sản

Thông tin trang thiết bị, tài sản  

 

Module Quản lý trang thiết bị, tài sản chịu trách nhiệm về tất cả các thông tin liên quan đến các trang thiết bị, tài sản trong doanh nghiệp. Các thông tin bao gồm các thông tin tĩnh (thuộc tính) và các thông tin động (phát sinh theo thời gian). Phần mềm cho phép khai báo, cập nhật và thống kê tất cả các thông tin tĩnh và động của hệ thống trang thiết bị, tài sản của doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý.

 

Phân loại thiết bị, tài sản và các thuộc tính  

 

Trang thiết bị, tài sản được phân ra làm nhiều nhóm, mỗi nhóm có hệ thống thuộc tính riêng và do doanh nghiệp tự khai báo (số nhóm là không giới hạn). Nhu cầu quản lý từng nhóm trang thiết bị, tài sản là khác nhau, ví dụ: Với nhóm tài sản là Ô tô thì cách thức cũng như các thông tin quản lý khác với nhóm Máy công cụ. Với ô tô, doanh nghiệp có nhu cầu quản lý các thuộc tính như: Dung tích động cơ, loại xe, hãng sản xuất, người lái xe, lịch trình hàng ngày (tuyến đường, số Km, thời gian chạy, nhiên liệu tiêu tốn...), lịch bảo dưỡng xe, trang thái tại thời điểm hiện tại (bận hoặc rỗi), lịch chạy xe tuần tới..., còn với máy công cụ thì quản lý các thông số như: Hãng sản xuất, điện năng tiêu thụ, năng xuất, lịch sử dụng, lịch bảo dưỡng, danh mục các sản phẩm... Vì vậy phần mềm cũng cho phép khai báo số lượng và tính chất thông tin khác nhau đối với các nhóm thiết bị, tài sản khác nhau.

 

Các thông tin chung của tất cả các tài sản, trang thiết bị (bao gồm: Tên, năm sản xuất, nước sản xuất...) được khai báo sẵn trong danh mục trang thiết bị, tài sản và được dùng chung cho tất cả các nhóm thiết bị, tài sản. Bạn có thể thêm bớt các thông tin này. Các thuộc tính được định nghĩa riêng cho từng nhóm thiết bị, tài sản phục vụ mục đích lưu trữ, tìm kiếm thông tin liên quan đến mỗi nhóm trang thiết bị, tài sản.

 

Bạn có thể cập nhật và thống kê thông tin riêng theo từng nhóm thiết bị, tài sản.

 

Thông tin phát sinh trang thiết bị, tài sản  

 

Với mỗi nhóm thiết bị, tài sản cũng có cấu trúc Số liệu phát sinh riêng. ví dụ với ô tô thì nhu cầu theo dõi các thông tin hàng ngày là: Tuyến đường, số Km, thời gian chạy, nhiên liệu tiêu tốn..., còn với một dây chuyền sản xuất thì phát sinh hàng ngày có thể là: Bảo dưỡng, thay thế bộ phận linh kiện, trạng thái dây chuyền... Với nhà cửa, các phát sinh có thể là: Sửa chữa phòng ốc, quét vôi mới, chuyển bộ phận khác sử dụng... Do đó tùy theo nhu cầu theo dõi thông tin phát sinh theo thời gian của từng nhóm thiết bị, tài sản mà có thể khai báo cấu trúc dữ liệu phát sinh một cách thích hợp. Sau đó mỗi khi có phát sinh thông tin, phần mềm sẽ cho phép cập nhật thông tin theo cấu trúc đã khai báo.

 

Mua sắm trang thiết bị, tài sản  

 

Chương trình quản lý quá trình mua sắm trang thiết bị, tài sản bắt đầu từ đề xuất nhu cầu mua sắm từ các phòng ban, tới việc phê duyệt các cấp (trưởng phòng, phó giám đốc, giám đốc...) cho đến việc xét duyệt thanh toán và mua hàng. Các bước phê duyệt có thể nhiều hay ít tuỳ theo quy trình mua sắm của doanh nghiệp. Cuối mỗi việc mua sắm, các thiết bị, tài sản có giá trị lớn được chuyển sang module kế toán để tiếp tục theo dõi các thông số về giá trị của tài sản như nguyên giá, khấu hao TSCĐ hàng tháng...

 

Liên kết module

 

Danh mục thiết bị, tài sản có những mục chung với danh mục tài sản cố định (TSCĐ) trong module kế toán (các thiết bị, tài sản có giá trị lớn). Với các TSCĐ có mặt trong cả hai danh mục, khi đang ở module Tài sản cố định trong hệ thống kế toán, bạn có thể xem được tình trạng tài sản và ngược lại, khi đang xem lý lịch các TSCĐ trong module Quản lý trang thiết bị tài sản, bạn cũng có thể xem được các số liệu về giá trị như nguyên giá, tình hình khấu hao... từ hệ thống kế toán.

 

Module Quản lý trang thiết bị, tài sản có mối liên hệ chặt chẽ với module Quản trị sản xuất khi lập kế hoạch sử dụng các trang thiết bị phục vụ sản xuất.