Quản lý đơn đặt hàng

Module Quản lý đơn đặt hàng ứng dụng cho cả doanh nghiệp thương mại và các doanh nghiệp sản xuất, phục vụ cho bộ phận mua bán hàng hóa, sản phẩm (thường là phòng kinh doanh). Chức năng quan trọng của module này là tính toán, lập kế hoạch về nhu cầu hàng bán cung cấp cho bộ phận mua hàng hoặc bộ phận kế hoạch sản xuất để đảm bảo đủ, kịp thời, tối ưu hàng hóa cho việc bán hàng. Module Quản lý đơn hàng cũng giúp các nhân viên soạn đơn hàng, theo dõi tiến độ thực hiện các đơn mua và bán hàng hóa, sản phẩm, lên kế hoạch thực hiện việc đóng gói và giao hàng theo yêu cầu của đơn hàng, sau khi tác nghiệp chuyển số liệu đã bán hàng sang bộ phận kế toán...

 

Module quản lý đơn hàng bao gồm hai sub-module là Đơn đặt hàng người mua (Sales Order) và Đơn đặt hàng nhà cung cấp (Purchase Order): 

 

Đơn đặt hàng khách hàng ( Sales order)

 

Tạo lập đơn hàng khách hàng 

 

Sub-module Đơn đặt hàng người mua có đầu vào là các đơn đặt hàng từ khách hàng. Nhân viên bán hàng cập nhật số liệu chi tiết các đơn hàng bao gồm số lượng, chủng loại hàng hoá sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp sản xuất cần thêm các thông tin về quy cách sản phẩm, yêu cầu về cấu trúc sản phẩm, quy cách đóng gói, thời hạn giao hàng, điều kiện và phương tiện giao hàng, các thông tin về phí và lệ phí của đơn hàng...

 

Trường hợp đơn hàng có liên quan đến chính sách khuyến mãi, giảm giá thì khi tạo lập đơn hàng, chương trình có thể lấy dữ liệu tự động từ danh mục khuyến mãi, giảm giá. Danh mục này có thể được tạo lập và sửa đổi trong cả module Quản lý khách hàng và module Quản lý đơn hàng. Danh mục này sẽ được sửa đổi theo yêu cầu của từng doanh nghiệp áp dụng EFFECT-ERP.

 

Các đơn hàng mặc định được phân loại thành: Đơn hàng khách hàng (do khách hàng đặt), đơn hàng nội bộ (để dự trữ kho) và đơn hàng xác định yêu cầu (dự đoán nhu cầu tiêu thụ hàng - chỉ dùng để hoạch định mua hàng mà không phải để lập kế hoạch sản xuất)

 

Giao hàng 

 

Đối với các đơn hàng không cần quy định quy cách đóng gói và giao hàng, căn cứ lịch giao hàng, nhân viên bán hàng có thể thực hiện ngay việc giao hàng theo nguyên đơn hàng hoặc theo từng phần đơn hàng. Khi thực hiện chức năng giao hàng, các số liệu như số lượng, doanh số, thuế GTGT, phí và lệ phí đi kèm... đều được tự động chuyển sang module kế toán theo hạch toán do doanh nghiệp đặt mặc định trước.

 

Đối với hàng hoá/sản phẩm quy định quy cách đóng gói và giao hàng, phần mềm giúp chuyển đổi đơn hàng thành các lệnh đóng gói (Packing List Order) là tập hợp các mục hàng hóa theo địa chỉ giao nhận (Ship Address). Các Lệnh đóng gói là căn cứ để đóng gói và vận chuyển hàng bán đồng thời sau khi giao hàng, dữ liệu sẽ tự động được chuyển sang module kế toán dưới dạng dữ liệu Hóa đơn bán hàng.

 

Hóa đơn bán hàng có thể được in từ danh mục đơn đặt hàng, hoặc in từ hệ thống kế toán sau khi đã chuyển dữ liệu của đơn hàng sang hệ thống kế toán.

 

Xem thông tin đơn hàng 

 

Phần mềm luôn cung cấp thông tin về số lượng có thể giao (mức độ đủ hàng) số lượng đã giao và số lượng chưa giao trong từng mục của các đơn hàng.

 

Trong quá trình quản lý đơn hàng, chương trình luôn cung cấp thông tin về trạng thái các đơn hàng đã cập nhật, các đơn hàng đã được chuyển thành danh mục đóng gói, các đơn hàng đã được chuyển sang kế toán. Các thông tin này được cung cấp bởi chức năng Xem số liệu.... Trạng thái đơn hàng được thể hiện trực quan dưới dạng mầu nền khác nhau như: Mầu trắng: Mới tạo, mầu xanh: Đã đóng gói, mầu đỏ: Đã chuyển kế toán...

 

Tuỳ biến

 

Tính động của phần mềm cho phép bạn có thể tuỳ biến phần mềm, thêm bớt các thuộc tính, trường dữ liệu, thông tin đơn hàng. Khi quy trình quản lý đơn hàng của doanh nghiệp thay đổi khác với phần mềm, khả năng customize bằng cơ chế lập trình chạy ngay của phần mềm sẽ cho phép đáp ứng thay đổi này.

 

Liên kết module

 

Sub-module Đơn đặt hàng khách hàng nhận dữ liệu từ các báo giá chuyển tới từ module Quản lý khách hàng. Ngoài ra cung cấp thông tin đơn hàng cho module Quản trị sản xuất, làm đầu vào cho việc lập kế hoạch sản xuất đáp ứng lịch giao hàng của các đơn hàng. 

 

Đơn đặt hàng nhà cung cấp (Purchase order)  

 

Tạo lập đơn mua hàng 

 

Sub-module Đơn đặt hàng nhà cung cấp sử dụng cho các doanh nghiệp thương mại. Các đơn đặt mua hàng hóa có thể được tạo ra một cách tự động căn cứ theo dữ liệu các đơn đặt hàng từ khách hàng (được chuyển sang từ sub-module Đơn đặt hàng khách hàng) và trạng thái tồn kho hàng hóa. Các đơn đặt mua hàng hóa, cũng có thể được tạo ra bằng cách cập nhật bằng tay vào hệ thống.

 

Kiểm soát khả năng đáp ứng nhu cầu hàng hoá 

 

Chức năng tính toán tồn kho tương lai trên phần mềm luôn cung cấp cho bạn thông tin về khả năng đáp ứng hàng hoá tại một thời điểm (ngày) bất kỳ trong tương lai cho các đơn đặt hàng của khách hàng. Trường hợp không đủ hàng thì phần mềm sẽ cung cấp danh mục hàng hoá cần mua và chuyển sổ liệu này thành các đơn mua hàng một cách tự động.

 

Nhu cầu hàng hoá được tính toán tự động từ: Lịch giao hàng của các đơn hàng khách hàng, số lượng hàng sẽ về của các đơn hàng đã đặt và tồn kho hiện thời. Mỗi khi có đơn hàng mới, hoặc khách hàng huỷ đặt hàng, hoặc tăng/giảm số lượng đơn hàng, thay đổi lịch giao hàng... thì tồn kho tương lai cũng thay đổi theo và bạn luôn có thể biết được mức độ đáp ứng hàng hoá cho từng đơn hàng khách hàng tại bất kỳ thời điểm nào trong tương lai.

 

Chính thức đặt hàng 

 

Sau khi có danh mục đơn hàng tạo tự động hoặc bằng tay, bạn có thể chính thức đặt hàng sử dụng chức năng Chính thức đặt hàng Ncc bằng cách đánh dấu các đơn hàng để chính thức đặt hàng, in ra các phiếu đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp và đặt hàng. Phần mềm cũng hỗ trợ chỉ ra nhà cung cấp theo tiêu chí nhà cung cấp gần nhất, hoặc chọn trong danh sách nhà cung cấp đã cung cấp mặt hàng trong quá khứ...

 

Theo dõi nhận hàng 

 

Sau khi đặt hàng, bạn sẽ theo dõi quá trình thực hiện đơn mua hàng và thúc đẩy cho đúng tiến độ. Khi hàng về, bạn thực hiện việc nhận hàng theo nguyên đơn hàng hoặc theo từng phần đơn hàng. Khi tác nghiệp nhận hàng trên phần mềm, số liệu sẽ tự động được chuyển sang module kế toán dưới dạng Phiếu nhập hàng. Các số liệu về thuế nhập khẩu, thuế GTGT, các chi phí phát sinh đã được khai báo cho đơn hàng hoặc cho hàng hoá sẽ tự động được chuyển sang module kế toán theo các hạch toán được đặt mặc định sẵn.

 

Xem thông tin đơn mua hàng 

 

Tại bất cứ thời điểm nào, bạn có thể xem được danh mục hàng đã đặt nhưng chưa nhận về để biết được tiến độ nhận hàng cũng như có những biện pháp thúc đẩy khi đơn hàng bị chậm trễ.

 

Tương tự như sub-module Đơn hàng khách hàng, trong quá trình quản lý đơn mua hàng, chương trình luôn cung cấp thông tin về trạng thái các đơn mua hàng đã cập nhật, các đơn hàng đã được chính thức đặt hàng, các đơn hàng đã được chuyển sang kế toán. Các thông tin này được cung cấp bởi chức năng Xem số liệu...

 

Tuỳ biến: 

 

Tính động của phần mềm cho phép bạn có thể tuỳ biến phần mềm, thêm bớt các thuộc tính, trường dữ liệu, thông tin đơn mua hàng. Khi quy trình quản lý mua hàng của doanh nghiệp thay đổi khác với phần mềm, khả năng customize bằng cơ chế lập trình chạy ngay của phần mềm sẽ cho phép đáp ứng thay đổi này.

 

Liên kết module: 

 

Cùng với sub-module Đơn đặt hàng khách hàng. Sub-module Đơn đặt hàng nhà cung cấp chuyển tất cả số liệu cần thiết sang module kế toán để các nhân viên kế toán tiếp tục theo dõi công nợ nhà cung cấp và sub-module quản lý kho trong module kế toán có đầy đủ số liệu theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, phục vụ khai thác thông tin tồn kho hàng hoá kịp thời