Module Quản lý khách hàng phục vụ cho phòng kinh doanh. Chức năng chủ yếu của module này là giúp các nhân viên bán hàng tìm ra được các khách hàng sẽ mua hàng của công ty (khách hàng tiềm năng). Module Quản lý khách hàng đặc biệt có ý nghĩa đối với những công ty mà số lượng khách hàng lớn và tăng lên liên tục.
Quản lý thông tin khách hàng
Quản lý toàn bộ thông tin khách hàng như: Các thông tin chung (Tên, Địa chỉ, Mã số thuế, Phân loại...), các tài liệu (văn bản, tài liệu về chính sách của khách hàng, hợp đồng nguyên tắc...). Các tài liệu có thể liên kết tới file trên đĩa cứng (link). Các tài liệu không giới hạn về số lượng và hình thức dữ liệu (tất cả các dạng dữ liệu multimedia như: văn bản, bảng tính, bản vẽ, hình ảnh, âm thanh, video...). Các mục thông tin của khách hàng (gọi là các thuộc tính) có thể thêm, bớt tùy vào yêu cầu theo dõi của từng doanh nghiệp áp dụng EFFECT-ERP.
Quản lý giao dịch khách hàng
Theo dõi, ghi nhận nội dung chi tiết của tất cả các giao dịch của các nhân viên kinh doanh với từng khách hàng (các giao dịch có thể là: Gọi điện thoại, Gặp trực tiếp, Gửi hợp đồng...).
Lên kế hoạch giao dịch, hành động tiếp theo đối với từng khách hàng. Thống kê về các khách hàng tiềm năng theo các thuộc tính của khách hàng (Công ty, Cá nhân, Loại hình kinh doanh, Quy mô, Lĩnh vực hoạt động, Địa điểm trụ sở chính, Tên giám đốc, Người liên lạc...) hoặc theo các số liệu giao dịch phát sinh liên quan đến khách hàng.
Kế hoạch làm việc của nhân viên kinh doanh
Chức năng “Lịch làm việc” luôn cung cấp thông tin về những việc cần làm trong ngày đối với từng nhân viên kinh doanh. Lịch làm việc là giao dịch tiếp theo và có thể là cuộc điện thoại cần gọi, lịch gặp gỡ khách hàng, lịch gửi báo giá, hợp đồng...
Mỗi khi thực hiện cập nhật thông tin xong cho một giao dịch đối với mỗi khách hàng, nhân viên kinh doanh lại đặt kế hoạch tiếp theo cho khách hàng và kế hoạch này sẽ tự động được hiện vào bảng “Lịch làm việc” của nhân viên kinh doanh khi nhân viên kinh doanh mở chức năng vào ngày trùng với ngày kế hoạch đã được đặt. Bạn có thể thực hiện một công vịêc mà kế hoạch đã được đặt từ 1 năm trước đây (ví dụ: liên lạc lại với khách hàng).
Chức năng phân quyền tổng quát của phần mềm cho phép các nhân viên kinh doanh không xem được (hoặc xem được) dữ liệu giao dịch phát sinh của nhau, hoặc người quản lý có thể phân “vùng” khách hàng cho mỗi nhân viên kinh doanh theo dõi riêng.
Quản lý báo giá, hợp đồng
Module Quản lý khách hàng cũng hỗ trợ các công việc như: Làm báo giá, Soạn hợp đồng, Lưu giữ thông tin của bộ phận thực hiện hợp đồng, Theo dõi trạng thái của các báo giá (ví dụ: Đã gửi, Khách hàng đã nhận được...) và hợp đồng (ví dụ: Đã gửi hợp đồng, Khách hàng đã ký...). Tìm kiếm thống kê các thông tin liên quan đến báo giá, hợp đồng (ví dụ: Các hợp đồng có giá trị >5000 USD, các báo giá trong khoảng thời gian nào đó, các báo giá đã gửi, các hợp đồng đã ký...).
Thông tin về các đợt khuyến mãi, giảm giá được cập nhật vào danh mục khuyến mãi, giảm giá và được sử dụng khi viết các thư chào hàng, hoặc khi làm báo giá. Chi tiết về chính sách và cách thức khuyến mãi, giảm giá được lưu giữ vào các phân loại khác nhau trong danh mục khuyến mãi, giảm giá và được customize cho từng doanh nghiệp.
Có thể lưu trữ các phiên bản sửa đổi của các báo giá, hợp đồng cho đến phiên bản chính thức sau cùng. Các hợp đồng bao gồm các thông tin thống kê (như: Ngày tháng, tên khách hàng, phân loại hợp đồng, doanh số hợp đống...) và các thông tin dạng văn bản (word). Phần mềm giúp nhân viên kinh doanh có thể gọi Word từ giao diện phần mềm để soạn thảo trực tiếp các hợp đồng, sau đó nội dung hợp đồng được liên kết với cơ sở dữ liệu, giúp cho toàn bộ các dữ liệu về hợp đồng của khách hàng đều được quản lý, thao tác trực tiếp từ giao diện phần mềm.
Tìm kiếm, viết thư, câu hỏi thăm dò
Một trong những chức năng phục vụ phòng kinh doanh của module Quản lý khách hàng là việc viết các thư giới thiệu, thư thăm dò... cho một số lượng khách hàng nhất định trong danh sách thỏa mãn các điều kiện lọc theo các thuộc tính của khách hàng (ví dụ: Thư chào hàng, thư cám ơn gửi các khách hàng có doanh số lớn hơn 10.000USD trong tháng...). Việc in các thư này được thực hiện đồng loạt theo mẫu tạo ra (số lượng các mẫu này là không giới hạn) và các thư được điền sẵn các thông tin về khách hàng. Sau khi gửi thư có thể cập nhật các thông tin phản hồi từ khách hàng làm cơ sở để thống kê, nhận xét, đánh giá và đưa ra các quyết định...
Liên kết module
Khi các khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng chính thức của công ty thì tên và các thuộc tính của khách hàng sẽ được chuyển sang module kế toán để các nhân viên kế toán tiếp tục theo dõi về công nợ và các thông tin liên quan khác. Các nhân viên kế toán có thể xem lại được các thông tin giao dịch của nhân viên kinh doanh, các báo giá, các điều khoản trong nội dung hợp đồng đã ký với khách hàng... Ngược lại, nếu các nhân viên kinh doanh được phân quyền thì cũng có thể xem được các thông tin liên quan đến công nợ khách hàng trong module kế toán để tiện cho việc hỗ trợ phòng kế toán đôn đốc và thu hồi công nợ. Ngoài ra, khi được phân quyền, người sử dụng bất kỳ (như trưởng phòng, giám đốc...) cũng có thể xem được dữ liệu của module Quản lý khách hàng từ bất kỳ máy trạm nào trên hệ thống.
Tuỳ biến
Tính động của phần mềm cho phép bạn có thể tuỳ biến phần mềm, thêm bớt các thuộc tính, trường dữ liệu, thông tin quản lý khách hàng. Khi quy trình quản lý khách hàng của doanh nghiệp thay đổi khác với phần mềm, khả năng customize bằng cơ chế lập trình chạy ngay của phần mềm sẽ cho phép đáp ứng thay đổi này.
Áp dụng
Bạn có thể áp dụng module Quản lý khách hàng trong hệ thống EFFECT-ERP tổng thể (khi đó có thể tận dụng các mối liên kết với các modules khác), và bạn cũng có thể áp dụng module Quản lý khách hàng một cách độc lập. Khi đó sẽ chỉ phục vụ cho công việc của phòng kinh doanh.
Đánh giá trên Facebook
